4 estrategias para comunicar malas noticias a los interesados del proyecto

• Permanece objetivo y comparte los hechos
• Evita respuestas emocionales y busca mantener la calma
• Comunica las malas noticias cara a cara o a través de videoconferencia si es necesario
• Asegúrate de que todos los stakeholders reciban un mensaje relevante y apropiado a sus necesidades
• Permite un diálogo bidireccional para que todos tengan la oportunidad de compartir sus ideas, consejos y posibles soluciones

Nota: Este artículo sobre cómo entregar malas noticias a los stakeholders de un proyecto está disponible como descarga gratuita en PDF.

4 estrategias para anunciar malas noticias a los stakeholders

A continuación se presentan cuatro formas comunes en las que los gerentes de proyecto pueden compartir noticias desfavorables con los stakeholders. Dependiendo de la situación, las dinámicas del grupo o equipo y las implicancias de las noticias, puede haber consecuencias potenciales al utilizar una técnica de entrega en lugar de otras.

1. Se directo y conciso

El método más simple y directo tiene el potencial de ser el enfoque más perjudicial para entregar malas noticias. Algunas personas pueden preferir esto, mientras que otras pueden encontrarlo demasiado brusco o insensible.

Cuando se trata de ejecutivos de alto nivel o patrocinadores del proyecto, puede ser mejor utilizar este enfoque, ya que es probable que tengan horarios muy ocupados y puedan preferir una conversación franca y concisa.

También se puede utilizar este enfoque para entregar noticias relacionadas con una fusión o adquisición, con el fin de evitar una filtración de otras fuentes que pueda generar miedo y confusión.

2. Espera y observa

En algunas situaciones, los gerentes de proyecto pueden optar por no decir nada, esperando que si toman medidas para solucionar los problemas, las cosas puedan mejorar. Cuando las implicancias de un error son mínimas, esta técnica puede ser útil, siempre y cuando el gerente de proyecto tenga confianza en que los problemas pueden resolverse rápidamente y de manera efectiva.

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Nota: Este enfoque debe ser evaluado cuidadosamente caso por caso y solo si el gerente de proyecto tiene una idea clara del impacto en todo el proyecto, ya que puede ser muy complicado. La experiencia con este enfoque es imprescindible.

3. Aviso previo

Si existe un problema que puede tener un impacto significativo o no en tu proyecto, puedes optar por avisar a los stakeholders para ayudarlos a prepararse. En este tipo de escenario, es importante estar preparado con un plan para manejar posibles problemas y brindar garantías sobre cómo se resolverán, esto les dará a todos la oportunidad de asimilar las noticias y prepararse mentalmente. Asegúrate de mantener a todos los stakeholders actualizados mientras las situaciones se desarrollan.

4. Planeación de escenarios anticipados

Si se vislumbran varias situaciones negativas en el horizonte, un gerente de proyecto puede optar por llevar a cabo una planeación de escenarios con los stakeholders relevantes para actuar de manera preventiva. Discutir estos posibles escenarios negativos y pedir la opinión de todos los participantes para que sean objetivos, los hace parte del proceso de toma de decisiones.

Este enfoque es beneficioso, ya que los participantes pueden tener más confianza y control, en lugar de simplemente enterarse de que se avecinan malas noticias. Cuando un equipo puede tener un impacto en la decisión o solución, les permite superar el miedo y utilizar su energía para abordar el problema más rápidamente.

Conclusión

No es fácil compartir malas noticias, independientemente de las circunstancias y resultados. Como gerentes de proyecto, debemos evaluar cuidadosamente cada escenario y determinar el mejor enfoque que brinde confianza a los stakeholders en el proyecto y en nosotros como líderes.

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