Cómo mantener la productividad del equipo de proyectos durante el brote de coronavirus

En medio del temor de propagación del coronavirus COVID-19, muchas empresas están permitiendo que su personal trabaje desde casa. Esta situación podría acelerar la tendencia de contratación remota. A medida que la Organización Mundial de la Salud (OMS) trabaja con los líderes de cada país para encontrar formas de diagnosticar de manera precisa, contener eficazmente y desarrollar una solución para este virus, las oficinas de gestión de proyectos (PMOs, por sus siglas en inglés) comienzan a enfrentar dificultades para gestionar de manera exitosa su cartera de proyectos.

COVID-19 no es un evento aislado, sino el brote más grande hasta la fecha que podría cambiar la forma en que trabajamos, impulsándonos hacia una fuerza laboral cada vez más remota. ¿Cómo logrará tu PMO cumplir con los objetivos del proyecto mientras tu equipo trabaja desde casa? Tu oficina de gestión de proyectos puede hacer estas tres cosas para mantener a tus equipos sincronizados y hacer que los proyectos avancen durante el brote de coronavirus y más allá.

Confía en los miembros de tu equipo y brinda comunicación oportuna y clara

Si nunca has trabajado con un equipo remoto o no has gestionado uno, deberás alejarte de ser un líder "manos a la obra"; para algunos gestores de proyectos, esto puede ser difícil, especialmente para aquellos que tienden a micromanejar. Los gestores de proyectos remotos comprenden que necesitan desarrollar un fuerte sentido de confianza en sus equipos y en las habilidades de cada miembro. La clave está en asegurarte de contratar miembros del equipo altamente disciplinados, con habilidades de comunicación sólidas y autodisciplinados. También debes poseer estas habilidades y ser capaz de dar un paso atrás para permitir que los miembros del equipo realicen su trabajo.

Además, la comunicación oportuna y clara es fundamental cuando trabajas como líder remoto tratando de mantener el seguimiento de las tareas del proyecto y asegurándote de que todo esté en marcha.

Desarrolla e implementa políticas claras de trabajo remoto

Tu PMO debe identificar y desarrollar políticas claramente definidas para abordar las preocupaciones y las mejores prácticas del trabajo virtual. Estas políticas deben cubrir cómo abordar problemas de seguridad, logística, flujos de trabajo y métodos de interacción.

Utiliza herramientas de colaboración en línea para mantenerse en contacto

Los equipos de proyectos remotos deben tener acceso a las herramientas adecuadas basadas en la nube, proporcionadas por el PMO. A continuación, se mencionan algunas de las cosas que las herramientas en línea de gestión de proyectos, conferencias o colaboración en el trabajo pueden ayudarte a ti y a tu equipo a manejar, especialmente mientras COVID-19 continúa representando una amenaza para las reuniones presenciales y la colaboración en persona.

Cómo configurar una oficina en casa para trabajar de forma productiva durante el coronavirus

• Reuniones virtuales y videoconferencias: Se requiere un esfuerzo deliberado para planificar interacciones con trabajadores remotos. Las herramientas de videoconferencia ayudan a los miembros del equipo a mantenerse conectados entre ellos, no solo para proyectos, sino también para discutir temas y eventos de la empresa en general. Algunas herramientas que ofrecen videoconferencias, videochat, chat en tiempo real y privado, transmisión de presentaciones y uso compartido de pantalla incluyen GoToMeeting, Zoom Meetings y Cisco Webex.
• Compartir y sincronizar archivos: Compartir archivos en línea se convertirá en una necesidad y, afortunadamente, nunca ha sido más fácil ni más económico. Herramientas basadas en la nube como Google G Suite, Box, Dropbox, OneDrive, NextCloud, Wimi y Samepage ofrecen a tus equipos tranquilidad con controles de acceso, rastros de auditoría, mensajería y colaboración. Algunas de estas herramientas también proporcionan cifrado, filtros de búsqueda y gestión de flujos de trabajo. Tus equipos pueden compartir archivos desde cualquier lugar del mundo en cuestión de segundos.
• Seguimiento del estado del proyecto e informes de estado: Existen muchas herramientas basadas en la nube que brindan a los equipos remotos de todo el mundo la capacidad de comunicarse, rastrear, colaborar y reportar el estado del proyecto, compartir archivos, videochat y realizar todas las actividades habituales en persona que se requieren. Muchas soluciones de gestión de cartera de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) como Changepoint, y herramientas de gestión de proyectos como Trello y Wrike también ofrecen aplicaciones para facilitar las actividades sobre la marcha para ayudar a los equipos remotos a completar sus proyectos a tiempo, desde cualquier lugar y dispositivo.

Recuerda que al planificar la colaboración y los flujos de trabajo del equipo remoto, asegúrate de desarrollar políticas y seleccionar herramientas que tengan en cuenta la seguridad en la nube y el almacenamiento de datos para garantizar que tu información cumpla con las normas de gobernanza y cumplimiento.

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