Cómo ahorrar costos en licencias de software: estrategias para maximizar el ahorro

En un momento en el que la economía global se encuentra entre la estancación y la recesión, muchas empresas están centrando su atención en la gestión de costos. Los líderes tecnológicos, que poseen carteras significativas de activos y gastos operativos, probablemente hayan sido asignados para explorar oportunidades de ahorro.

Un área en la que los líderes tecnológicos inteligentes deberían considerar para lograr ahorros significativos que minimicen el impacto en los usuarios es la gestión de licencias de software. El software es un elemento de costo importante en la mayoría de los departamentos de TI. Con el aumento de los servicios de suscripción y basados en la nube, es más fácil que nunca para los departamentos e incluso para los individuos adquirir sus propias licencias para varias herramientas.

Una combinación de tres enfoques puede ayudar a convertir el equivalente tecnológico del "cambio perdido" en ahorros significativos, posiblemente en millones.

Consolidar licencias de software

El primer enfoque consiste en consolidar múltiples acuerdos de licencia para las mismas herramientas de software para obtener precios preferenciales del proveedor. Es probable que descubra que media docena de personas en un departamento determinado tienen una suscripción recurrente a la misma herramienta, y consolidar todos esos pequeños acuerdos puede darle un descuento por volumen continuo.

La mayoría de los proveedores de software en la nube reducen los costos de licencia por usuario a medida que aumenta el número de usuarios o están dispuestos a negociar precios por volumen una vez que tenga un control sobre el uso general de su organización en su conjunto en lugar de los usuarios individuales. Los precios empresariales generalmente no se publican directamente y requerirán algunas negociaciones, pero los ahorros pueden ser significativos, del orden del 10 al 50% en comparación con las licencias individuales.

Existen dos opciones relativamente sencillas para averiguar quién está utilizando una aplicación en particular. La primera es alguna variación de una encuesta para los usuarios finales, que generalmente requerirá un diseño reflexivo, seguimiento y apelo a la colaboración para ayudar a la empresa a ahorrar dinero.

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La segunda opción es una solución técnica. Si identifica una aplicación que se utiliza en varios departamentos de la organización, puede identificar sus patrones de comunicación y mapear qué dispositivos de usuario final acceden a esos servicios. Idealmente, utilizará estos dos enfoques en conjunto, principalmente para evitar cualquier noción errónea de que TI está espiando el uso de aplicaciones con el fin de restringirlo.

Estandarizar las herramientas de software

La segunda área importante en la que se pueden obtener ahorros es en la estandarización de un conjunto de herramientas. Por ejemplo, si tiene varias herramientas de gestión de proyectos, perderá el beneficio del conocimiento colectivo y la formación, así como la oportunidad de consolidar licencias.

Este ejercicio debe abordarse con cuidado, ya que algunas herramientas pueden haber sido seleccionadas después de un análisis cuidadoso o debido a la percepción de que ofrecen características y funciones críticas para ese negocio. Aborde el proceso con esto en mente y comparta que está buscando crear valor para los usuarios y la empresa en general, en lugar de restringir el acceso individual a la herramienta preferida.

También puede involucrar a sus proveedores en este proceso. Pídales que compartan herramientas y vías de migración, capacitación y materiales de marketing que muestren los beneficios de la herramienta en la que está estandarizando.

Desactivar licencias de software no utilizadas

Tal vez la fuente más obvia de ahorro en licencias de software sea la desactivación de licencias no utilizadas. Si bien es una actividad aparentemente sencilla, vale la pena no solo buscar licencias no utilizadas, sino también mejorar su proceso de gestión de licencias para evitar la necesidad de hacer auditorías discrecionales periódicamente.

Al igual que con la estandarización de herramientas, utilice una comunicación frecuente y transparente para evitar la impresión de que TI está tratando de quitar herramientas. Compartir los ahorros potenciales y cómo se utilizarán para beneficiar a la empresa, ofrecer alternativas que incluyan herramientas de menor costo, licencias flotantes o de tiempo limitado, y presentar los esfuerzos como una buena conducta empresarial en lugar de una acción punitiva, lo ayudará a identificar y desactivar licencias.

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También puede encontrar que los proveedores están dispuestos a ofrecer ahorros de costos o enfoques de licencia alternativos en lugar de perder usuarios, así que esté abierto a propuestas y sugerencias de sus proveedores.

Si no ha buscado ahorros en licencias de software durante bastante tiempo, el primer esfuerzo llevará tiempo y concentración. Realizar auditorías periódicas y adoptar un enfoque integral para la gestión de sus licencias de software puede mantener y potencialmente aumentar sus ahorros en licencias, y hacer que los esfuerzos futuros sean menos complejos y consuman menos tiempo.

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