6 problemas comunes en la implementación de proyectos de TI y cómo evitarlos

La implementación de proyectos de TI puede ir mal por muchas razones: falta de planificación y participación de la gestión, subestimación de los recursos, falta de manejo de las expectativas de los usuarios, exceso de personalización y ajustes al final del proyecto, y pruebas insuficientes, por nombrar algunas.

Todos estos son problemas de implementación de proyectos que pueden volver a perseguirte.

La buena noticia es que puedes evitar estos problemas si los reconoces a tiempo.

Aquí te presentamos seis de los problemas más comunes en la implementación de proyectos y cómo evitarlos.

1. IT no entiende qué es la implementación de un proyecto

En mi carrera, he gestionado tres departamentos de IT en tres industrias diferentes. Ninguno de ellos entendía qué era la implementación de un proyecto. Desde el punto de vista de IT, un proyecto se consideraba completo una vez que se habían completado todas las tareas técnicas y se había instalado. Pero no es así.

La solución: Define y asigna tareas a la implementación del proyecto de la misma manera en la que planificas, desarrollas, pruebas y pones en marcha un proyecto.

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Para implementar adecuadamente un proyecto, debes realizar completamente la etapa final de aceptación y adopción del proyecto, una etapa que no se completará con éxito a menos que capacites a los usuarios sobre el nuevo producto que has desarrollado, los respaldes durante la implementación y te asegures de que se estén cumpliendo las expectativas comerciales finales.

2. Los usuarios no están satisfechos con el producto final

Muchos proyectos fallan porque los usuarios y IT se reúnen al comienzo del proyecto y definen los requisitos, pero luego IT trabaja independientemente de esos usuarios para desarrollar el sistema. Cuando esto ocurre, se produce una "desviación" entre lo que IT construye y lo que los usuarios desean. Aquí es donde conceptos como el desarrollo ágil de software realmente ayudan, porque los usuarios y IT trabajan en conjunto a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo que garantiza que el producto que IT desarrolla se mantenga fiel a lo que los usuarios querían desde el principio.

También debes evitar presentar un producto que esté terminado según los ojos de IT pero que sorprenda (y no de manera favorable) a los usuarios finales. Nunca debería haber sorpresas en los proyectos que IT implementa para los usuarios finales.

La solución: A lo largo de tu proyecto, ya sea que utilices metodologías ágiles o un enfoque tradicional, comunícate y colabora continuamente con los usuarios finales para asegurarte de que el proyecto esté en sintonía con las expectativas de los usuarios.

3. Los usuarios no pueden utilizar el producto

Muchos proyectos de IT brillantes quedan en desuso porque las interfaces de usuario son tan poco amigables que los usuarios simplemente abandonan los proyectos. Diseñar una interfaz de usuario efectiva es tan importante como desarrollar la lógica de la aplicación en sí.

La solución: Asegúrate de que el diseño de la interfaz de usuario para los usuarios finales sea un punto clave en tu trabajo de proyecto de IT, y no implementes un proyecto sin la aprobación de los usuarios en cuanto a la interfaz de usuario.

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4. Los usuarios no quieren que el proyecto termine

Los cambios en el código del proyecto (excepto para eliminar errores) deben suspenderse durante la implementación del proyecto. Desafortunadamente, algunos usuarios (y IT) continúan ajustando y mejorando aplicaciones durante la implementación. Esto crea problemas. ¿Por qué? Porque ahora tienes una "creep de mejoras" que se introduce en tu proyecto y es posible que sea necesario volver a capacitar a los usuarios.

La solución: La implementación no es el momento de ajustar ninguna aplicación, a menos que estés resolviendo errores. Una vez que la aplicación esté instalada y los usuarios tengan la oportunidad de usarla, se puede programar una fase futura de mejoras.

5. El producto no funciona

Para cumplir con los plazos del proyecto, he visto a departamentos de IT lanzar aplicaciones "al otro lado de la pared" antes de que estén listas para producción. Una vez, incluso me encontré con que una subrutina de un proveedor externo ni siquiera compilaba correctamente.

No hay excusas para esto.

La solución: Antes de implementar cualquier proyecto en producción, el proyecto debe ser:

1. Probado a nivel de unidad;
2. Probado a nivel de integración;
3. Probado por usuarios;
4. Sometido a pruebas de regresión y estrés en un entorno de prueba, y solo entonces transferido a producción.

6. IT pasa a otras cosas

Hay muchos proyectos importantes en la lista de tareas de IT, por lo que es tentador desentenderse de un proyecto que consideras completado y seguir adelante. Mientras tanto, los usuarios de un nuevo proyecto recién instalado todavía están experimentando problemas mientras aprenden a trabajar con la nueva aplicación o sistema.

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La solución: La implementación no termina cuando se mueve una aplicación o sistema a producción. Durante las primeras tres a seis semanas de un nuevo sistema, IT debe continuar brindando niveles elevados de soporte y resolución de problemas a los usuarios para asegurar una adopción exitosa del sistema.

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