Los 5 aspectos clave para garantizar la calidad en tu organización

Los empleados no siempre son conscientes del impacto que tienen en la calidad de los productos o servicios proporcionados por sus organizaciones. Esto puede crear un vacío de conocimiento, lo cual puede poner a tu empresa en riesgo de formas que no son evidentes para todos.

A través de políticas de la empresa, documentación de procedimientos, reuniones regulares de la empresa y del equipo, y boletines de noticias, los ejecutivos y los profesionales de gestión de proyectos pueden -y deben- comunicar a todos los empleados su papel y contribuciones a la calidad y el impacto que tienen en las cinco áreas vitales que se describen a continuación.

1. Requisitos

La calidad de todos los entregables debe cumplir con los requisitos establecidos al comienzo del proyecto. Con demasiada frecuencia, los gerentes de proyecto, sus equipos, patrocinadores, ejecutivos y partes interesadas de alto nivel tienen acceso a esta información, pero otros empleados que tienen un impacto en la calidad no están al tanto de los requisitos detallados.

En la prisa por completar un proyecto, todos los detalles sobre los requisitos y expectativas de calidad no siempre llegan a los empleados de primera línea que crean o entregan los productos o servicios terminados. Las expectativas en torno a la calidad y las especificaciones deben llegar a todos los empleados de manera oportuna y, al hacerlo, las organizaciones tienen una mayor probabilidad de cumplir plenamente con las expectativas de las partes interesadas.

2. Regulación

En algunas industrias, la calidad no solo se refiere a las expectativas y requisitos del cliente, sino que está relacionada con normas de seguridad y regulaciones. Las regulaciones suelen establecerse con el fin de proteger al público y evitar daños. En estas circunstancias, puede haber requisitos regulatorios estrictos impuestos sobre la calidad de los productos o servicios. Una vez más, todos los empleados deben tener una comprensión clara y estar al tanto de su rol en este aspecto y de las expectativas que la empresa tiene sobre su desempeño en este sentido.

En esta situación, también es necesario ser transparente acerca de todos los riesgos potenciales si no se cumplen los estándares de calidad. Si los empleados reconocen que existen preocupaciones legales y de seguridad, que podrían incluir el riesgo de daño a otros, se crea un sentido de urgencia y se mantiene a los empleados enfocados y responsables de elevar la calidad de sus entregables.

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3. Utilización de recursos

La mayoría de los equipos de proyecto y los empleados prefieren hacer bien el trabajo desde el principio en lugar de tener que revisar, rehacer y entregar nuevamente un trabajo. Es mucho más eficiente, y dado que los recursos valiosos a menudo escasean, tiene sentido que las organizaciones se centren en lograr la calidad de sus productos y servicios desde el principio. El viejo dicho "medir dos veces, cortar una vez" puede ahorrar a las organizaciones una cantidad significativa de tiempo y recursos.

Es aquí donde la asignación y utilización eficiente de los recursos se vuelve vital. Asegúrate de asignar los mejores recursos para cada tarea para evitar costosos retrabajos posteriormente.

4. Gestión de la reputación

Lo más probable es que si tu organización no ha prestado atención a los requisitos, regulaciones o asignación eficaz de recursos, tu reputación y marca ya estén en riesgo. Muchas organizaciones sufren de esta manera, por lo que es importante encontrar una manera de recuperarse. Una vez en esta posición, tu organización puede tener dificultades para convencer a clientes anteriores o potenciales de confiar en tu marca. Asegúrate de que todos los empleados, no solo la alta gerencia, comprendan cuán devastadora puede ser la mala calidad para la reputación de la organización.

5. Recurrencia de ingresos

En resumen: si la calidad no es una prioridad máxima en tu organización, sin duda reducirá los flujos de ingresos recurrentes y pondrá en riesgo la sostenibilidad futura. Los ejecutivos, la mayoría de los gerentes de nivel medio y los gestores de cartera, programa y proyectos probablemente posean este conocimiento. Sin embargo, si no se comparte el impacto potencial con todos los empleados, se pone a tu organización en riesgo innecesariamente. Al convertir la calidad en una prioridad máxima en toda tu organización, se puede evitar el riesgo para la reputación y los resultados finales.

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