11 claves para el éxito en la identificación y seguimiento de problemas en proyectos

Una vez que los proyectos están en marcha, inevitablemente surgen problemas que deben documentarse y resolver. El Documento de Identificación y Seguimiento de Problemas permite a los gestores de proyectos y a sus equipos capturar los detalles de cada problema y tratarlos de manera eficiente. Específicamente, el Documento de Identificación y Seguimiento de Problemas se centra en reconocer, gestionar y resolver de manera proactiva los riesgos.

Formato y elementos del Documento de Identificación y Seguimiento de Problemas

Los formatos y elementos del Documento de Identificación y Seguimiento de Problemas pueden diferir según los requisitos, objetivos comerciales o políticas, pero generalmente consisten en los siguientes elementos que se pueden aplicar a una amplia variedad de proyectos. El formato de la mayoría de estos documentos suele ser una hoja de cálculo con estos elementos enumerados en columnas y los problemas apareciendo en cada fila.

  1. Número del problema: Puede haber varias páginas que enumeren múltiples problemas, por lo que cada problema se le asigna un número único para ayudar a identificarlo. Cada problema se numera de forma secuencial.
  2. Descripción del problema: Se incluye la descripción de cada problema en esta columna. Un ejemplo de un problema en una implementación de sistemas podría ser un mensaje de error que los usuarios reciben al hacer clic en un botón. Lo importante aquí es ser conciso pero muy específico.
  3. Tipo de problema: Esta columna enumera la naturaleza o tipo de problema. Algunos tipos comunes de problemas son problemas técnicos, problemas de recursos, problemas de proceso o problemas externos. Esta categorización también ayuda a asignar un responsable al problema y a aislar áreas donde pueda haber un problema subyacente más importante.
  4. Identificado por: Esta sección proporciona el nombre de la persona que identificó el problema. Esto facilita obtener información adicional directamente de la fuente y avanzar hacia una resolución mucho más rápida.
  5. Fecha de identificación: Esta columna ayuda a los equipos de proyectos a ver el tiempo que está llevando o ha llevado resolver el problema.
  6. Asignado a: Es importante saber qué persona está trabajando en resolver cada problema. Esto facilita que otros interesados se pongan en contacto con ellos cuando haya ocurrencias adicionales o similares de los mismos problemas. También garantiza que no haya duplicación de esfuerzos ni conflictos.
  7. Fecha estimada de resolución: Esta es la meta objetivo para resolver el problema identificado, no una fecha fija. Probablemente se alineará con la prioridad del problema.
  8. Prioridad: Cada problema debe asignarse una prioridad, como baja, media o alta. Puede basarse en factores como la urgencia temporal, el impacto o el coste.
  9. Estado: Una vez que los problemas han sido asignados a alguien, se actualiza el estado de cada problema a lo largo del proceso de resolución hasta que se haya resuelto completamente y de manera satisfactoria.
  10. Fecha de resolución: Una vez que se ha resuelto completamente el problema, es importante incluir la fecha de resolución como referencia en caso de futuras recurrencias.
  11. Descripción de la resolución: Un dato clave es cómo se resolvió el problema. Esta columna debe listar qué se hizo para resolver el problema y cuál fue el resultado.

El Documento de Identificación y Seguimiento de Problemas es una herramienta valiosa para ayudar a los equipos de proyectos a mantener el control de los problemas y facilitar futuros proyectos a través de una reducción del trabajo repetitivo, una mejora de la calidad y la entrega más rápida de proyectos exitosos.

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