10 pautas para implementar una política de trabajo remoto

El trabajo completamente remoto y las políticas para trabajar desde casa están en aumento, especialmente en la industria tecnológica. Según el analista senior de 451 Research, Raul Castanon-Martinez, esto ha sido posible gracias a los dispositivos móviles y las aplicaciones basadas en la nube, que han permitido que las mismas tareas se realicen desde casa. Ahora, la motivación para acudir a la oficina ha disminuido.

La mayoría de las organizaciones tradicionales comienzan permitiendo a los empleados probar el trabajo remoto a tiempo parcial para evaluar su viabilidad, según Castanon-Martinez. Sin embargo, él cree que esto eventualmente llevará a una "uberización" de la fuerza laboral, con más personas cambiando a posiciones remotas a tiempo completo.

De hecho, se espera que más de un tercio de los empleados a tiempo completo trabajen de manera remota en los próximos 10 años, según un informe reciente de Upwork. Actualmente, el 63% de las empresas tienen al menos algunos empleados remotos, pero la mayoría no tiene ninguna política formal al respecto, según el informe.

La falta de políticas no es sorprendente. "Es más común tener políticas no establecidas o informales", según Castanon-Martinez. "Esto probablemente sea el resultado de la curva de aprendizaje por la que atraviesan las organizaciones en las etapas iniciales". Los trabajos remotos aún son un concepto nuevo y las empresas necesitan adaptarse.

Pero las reglas no establecidas pueden generar confusión. Para garantizar el éxito de los empleados, es importante que comprendan cuáles son las expectativas, ya sea que trabajen en la oficina o fuera de ella. Sin políticas de trabajo remoto, puede haber una desconexión entre los empleados y sus supervisores, lo que no es productivo ni útil. Estas políticas son aún más importantes al implementar un socio de seguridad de confianza cero como Kolide, el patrocinador de esta publicación, para garantizar que solo los dispositivos seguros tengan acceso a tus aplicaciones en la nube. Obtén más información sobre la administración de puntos finales de confianza cero de Kolide haciendo clic en el botón a continuación.

1. Elegibilidad

En primer lugar, las empresas deben determinar qué puestos son elegibles para trabajar de manera remota y establecerlo en su política. Según la analista de Gartner, Carol Rozwell, al analizar su modelo de trabajo y operativo, las empresas pueden decidir qué puestos se pueden y deben realizar fuera de la oficina. Ella misma se utiliza como ejemplo: "Si estoy hablando contigo por teléfono en este momento, no importa desde dónde estoy llamando, no importa desde dónde me llamas, ¿verdad?"

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Sin embargo, algunas empresas pueden no tener puestos que se puedan realizar de forma remota. Estas empresas deben indicarlo desde el principio y evitar futuras solicitudes o consultas sobre el trabajo remoto.

2. Disponibilidad

Si una empresa permite el trabajo remoto, debe especificar las expectativas de disponibilidad en la política. Ya sea estableciendo un horario de trabajo fijo de 9 a. m. a 5 p. m., o permitiendo a los empleados establecer sus propios horarios, debe establecerse en una política, según Castanon-Martinez.

Establecer requisitos de horario desde el principio elimina posibles frustraciones entre los empleados basadas en el tiempo. Si a un empleado se le permite establecer su propio horario, pero a otro se le asignan horas fijas, esto puede crear un ambiente injusto.

3. Tiempo de respuesta

Castanon-Martinez también recomienda establecer una regla específica sobre el tiempo de respuesta. Es importante definir si se espera que un empleado remoto responda de inmediato a un compañero de trabajo, y también especificar los modos de comunicación que se deben utilizar, según él.

Establecer expectativas de comunicación crea una relación saludable entre los empleados y los supervisores; nadie tendrá preocupaciones sobre las expectativas de productividad o quedará fuera de contexto.

4. Medición de la productividad

Hablando de productividad, las políticas de trabajo remoto deben especificar cómo se medirá la productividad de un empleado. La productividad se puede medir de varias formas, ya sea por el tiempo dedicado al proyecto, el número de casos resueltos, la cantidad de interacciones con los clientes y más. Las empresas necesitan determinar cómo desean evaluar a sus empleados.

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"Lo importante es asegurarse de poder medir los resultados del trabajo, en lugar de algo como el número de horas", dijo Rozwell. "Entonces, si puedes medir los resultados después de que alguien realice el trabajo de forma remota y obtengas el resultado deseado, eso es una situación mejor que intentar medir a las personas en función de las horas trabajadas".

5. Equipos

Los trabajadores remotos necesitan las herramientas adecuadas para completar su trabajo. Por lo tanto, las empresas deben especificar qué equipos están dispuestas a ofrecer a estos empleados. Por ejemplo, si esperan que los empleados proporcionen sus propias computadoras, deben establecerlo.

Algunas organizaciones requieren que los trabajadores remotos tengan un servicio de internet que cumpla con ciertos requisitos de velocidad, según Rozwell. Es importante que los posibles trabajadores remotos sean conscientes de las expectativas tecnológicas desde el principio, para que puedan cumplirlas.

6. Soporte tecnológico

Junto con los equipos, las empresas deben especificar si ofrecen algún tipo de soporte tecnológico a los trabajadores remotos. Casi todas las grandes empresas tienen soporte tecnológico in situ, pero no para trabajadores remotos. Es importante establecer en la política lo que se espera que hagan los empleados remotos cuando tengan dificultades técnicas, de esta manera, se tiene un plan de acción.

7. Terminación justa

La terminación justa generalmente se aborda en la mayoría de las políticas de la empresa, pero Rozwell enfatizó su importancia en las políticas de trabajo remoto. Las empresas deben establecer claramente que ningún empleado será despedido por trabajar de forma remota. La razón por la que incluso se necesita establecer esta política es porque muchos gerentes se sienten incómodos con el trabajo remoto debido a que no pueden ver a sus empleados, según Rozwell.

Aquí es donde también entra en juego la comunicación. La comunicación abierta y frecuente es necesaria entre los trabajadores remotos y los gerentes para que nadie pueda cuestionar el trabajo que se está realizando, agregó.

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8. Entorno físico

Si una compañía tiene preferencia sobre el entorno físico en el que trabaja un empleado, esto debe establecerse en la política. Algunas compañías prefieren o requieren que se apruebe el entorno físico de un empleado antes de trabajar de forma remota.

"Es una cuestión de salud y seguridad", dijo Rozwell. "Si piensas en un entorno de oficina, generalmente puedes asumir que el edificio es seguro, que la compañía está monitoreando cosas como los niveles de CO2, que tienen un sistema que puede detectar un incendio o un robo. La clave es que sea un entorno de trabajo saludable".

9. Seguridad

Un gran problema con el trabajo remoto es la seguridad. Las grandes empresas trabajan en redes seguras, pero cuando la información sale de la oficina, la seguridad no está garantizada. Los empleados deben tener mucho cuidado al trabajar en lugares públicos, según Rozwell. Si las empresas tienen solicitudes específicas, por ejemplo, si no quieren que los empleados trabajen en Wi-Fi público, eso debe establecerse en la política.

10. Confidencialidad del cliente

La confidencialidad del cliente debe abordarse en la política, junto con la seguridad. Nuevamente, mantener la información confidencial es mucho más fácil en un espacio de trabajo protegido.

Por ejemplo, si tienes una llamada de cliente en una cafetería, debes asegurarte de no discutir ni compartir información confidencial en ese entorno, según Rozwell. Sin una indicación directa, un empleado remoto podría hacerlo.

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