10 razones por las que debes evitar el seguimiento del tiempo de los empleados

El seguimiento del tiempo es una práctica común en algunas organizaciones y a menudo parece ser una idea atractiva para otras empresas que desean obtener información sobre lo que sus empleados hacen en el trabajo. No me refiero a los relojes de tiempo en los que los miembros del personal fichan al entrar y salir, sino más bien al proceso más engorroso de instruir a los empleados para que midan lo que hacen durante todo el día, generalmente por categorías.

Las categorías varían según la organización y el trabajo. Por ejemplo, los administradores de sistemas podrían medir su tiempo en función del soporte al cliente, la respuesta a incidentes, los esfuerzos de mantenimiento, la formación, la documentación, la creación de nuevos servidores, y así sucesivamente. Luego se les solicitaría que completen algún tipo de formulario (por lo general, en línea) para contabilizar su jornada laboral de ocho horas todos los días.

La dirección suele promover el seguimiento del tiempo con fines benévolos, como "ver si necesitamos contratar más personal" o "determinar áreas que requieren más capacitación o educación", pero existen mejores formas de llevar a cabo dichos procesos. ¿No estás convencido?

A continuación, se presentan 10 razones por las cuales debes evitar el seguimiento del tiempo de los empleados.

1. Añade carga de trabajo

Sea cual sea la información que esperas obtener al evaluar las estadísticas del seguimiento del tiempo, los costos asociados con estos esfuerzos serán significativos (después de todo, pagas a tus empleados por su tiempo).

Sobre el papel, puede parecer una tarea de cinco minutos registrar lo que sucedió a lo largo de una jornada laboral de ocho horas, pero a lo largo del día estos datos deben anotarse para garantizar cierta precisión al registrar la información. Por lo tanto, si tus empleados ya están haciendo demasiado, ahora tendrán que hacer aún más.

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2. Genera estrés/resentimiento

¿Qué preferirían hacer los profesionales de TI: arreglar cosas o registrar el tiempo que pasaron arreglándolas? No es difícil responder a esa pregunta. La carga de trabajo adicional aumenta el estrés y el resentimiento, pero lo que realmente motiva esa respuesta es la sensación de estar siendo microgestionados, o peor aún, la sensación de que la dirección no confía en sus empleados.

3. Disminuye la concentración

Ya hay suficientes distracciones al trabajar con tecnología, como errores extraños, interrupciones de teléfonos celulares y preguntas de usuarios. ¿Por qué introducir otra más?

Cuando tienes una tarea por delante, tener que vigilar el reloj y decidir en qué categoría clasificarla resta tu capacidad para dedicar el 100% de tus esfuerzos a completar el trabajo. Incluso si estimas retroactivamente el tiempo que dedicaste a un esfuerzo rastreable, eso interrumpe tu concentración más tarde en el día de trabajo.

4. Impide completar trabajos importantes

Una de las ironías del seguimiento del tiempo es que el tiempo que dedicas a medir tus tareas para resumirlas al final del día termina siendo tiempo que no dedicas a tareas más importantes.

Por ejemplo, podría reemplazar un disco duro defectuoso en un servidor en unos 20 minutos, algo de mucho más valor para una empresa que describir que reemplacé dicho disco duro.

5. Supone un gasto para la organización

El seguimiento del tiempo no solo implica un gasto en términos de mano de obra, sino que también conlleva un costo el entorno en el que se mide el tiempo. Por ejemplo, un sitio web o una aplicación dedicados a tal fin pueden requerir hardware, software y tarifas de licencia, sin mencionar los costos de mantenimiento y administración. Este dinero podría invertirse mejor en otros aspectos para obtener un mejor retorno de inversión para la organización.

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6. Invariablemente lleva a resultados imprecisos/tergiversados

Estimo que incluso los empleados más diligentes y meticulosos a la hora de documentar su tiempo probablemente solo sean precisos en un 75%. La simple realidad es que pocas, o ninguna, personas anotarán "siete minutos para corregir un problema de Outlook del usuario" o "34 minutos para investigar/reemplazar un problema con la memoria RAM del servidor". La gente redondeará para simplificar. Ese problema de Outlook se convierte en un bloque de tiempo de 15 minutos. El trabajo de reparación del servidor se registrará como una operación de 45 minutos.

7. Favorece la deshonestidad

No estoy diciendo que muchos o incluso la mayoría de los empleados mejoren sus habilidades de escritura creativa y simplemente inventen cifras falsas para registrar cada día de trabajo. Sin embargo, es muy probable que se exagere la realidad.

¿Los 30 minutos que se pasaron hablando sobre el Super Bowl? Eso se registrarán como una "reunión".

¿Los 20 minutos que alguien desperdició al regresar del almuerzo y recibir una multa por exceso de velocidad? Eso se clasificará como "trabajo de documentación".

¿Salir temprano para recoger al niño de la escuela? "Tiempo dedicado a enviar correos electrónicos".

Esto probablemente no convertirá a los empleados en criminales, pero definitivamente fomenta una mentalidad de buscar atajos y ocultar detalles, lo cual no es bueno para otros esfuerzos tecnológicos realizados en nombre de la empresa.

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8. Puede generar una sensación de futilidad

Si el seguimiento del tiempo se implementa bajo la premisa de "examinar las necesidades de personal" u otro propósito concreto, los empleados se sentirán decepcionados y engañados si ese propósito nunca se explora realmente mediante los datos recopilados.

A nadie le gusta realizar un trabajo que solo sirva como una entrada en la lista burocrática de alguien. Además, penalizar a los empleados por no cumplir con los requisitos de seguimiento del tiempo generará una hostilidad real si estas actividades no tienen ningún mérito o resultado discernible.

9. Puede provocar renuncias/pérdida de talento

Los ocho problemas discutidos anteriormente pueden y probablemente generarán una grave deficiencia en la moral organizacional. Combinado con otros factores negativos, esto puede llevar a que los empleados busquen otros trabajos y lleven su talento y habilidades a otra parte. Qué irónico que un esfuerzo que a menudo se presenta como un "determinante de las necesidades de personal" pueda terminar requiriendo más personal para reemplazar a los trabajadores que se van en señal de disgusto.

10. Es innecesario

Por último, el seguimiento del tiempo es innecesario si realmente estás tratando de lograr cambios positivos. Si necesitas determinar dónde hay brechas en las habilidades, habla con tu personal y averígualo. Discute en qué están trabajando, qué quieren hacer, cuáles son los puntos débiles y los problemas, y hacia dónde quieren ir en su carrera, tanto en tu lugar de trabajo como más allá, y luego actúa en consecuencia con medidas concretas reales.

Los profesionales de la tecnología son adultos y aprecian ser tratados como tales. Hacerlos responsables de su tiempo, incluso de los descansos para ir al baño, denigra y desvalora sus esfuerzos y su dedicación a la empresa.

Puedo hablar desde mi propia experiencia acerca de lo engorroso que es el seguimiento del tiempo; lo he experimentado y también he sido liberado de tales obligaciones. Sentí una palpable sensación de alegría cuando quedé libre para enfocarme en mi trabajo y prioridades, lo que reavivó mi amor por la tecnología y mi dedicación a la organización.

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