Qué es un registro de solicitudes de cambio y por qué es importante para la gestión de proyectos

Un registro de solicitud de cambios se utiliza para documentar todos los cambios que son solicitados por cualquier interesado, en cualquier etapa de un proyecto.

Es importante tener un registro de todos los cambios porque ayuda a garantizar que todos los cambios solicitados al alcance original del proyecto sean analizados, aprobados o rechazados, documentados exhaustivamente y rastreados. Esto proporciona a todos los interesados, incluido el equipo del proyecto, una forma de identificar claramente lo que puede haber cambiado dentro del alcance de un proyecto, cuándo ocurrió y por qué. El registro de solicitud de cambios puede ser fundamental para garantizar que se cumplan los requisitos contractuales y presentar evidencia (si es necesario) sobre los cambios al alcance original.

Componentes del registro de solicitud de cambios

Aunque cada proyecto y solicitud de cambio de proyecto pueden ser diferentes, el tipo de información que se enumera a continuación debería aparecer regularmente en la mayoría de los registros de solicitud de cambios.

1. Número de identificación de la solicitud de cambio

Esto es una clave única para cada solicitud que facilita la búsqueda y la localización de las solicitudes de cambio cuando hay varias que pueden ser similares. También garantiza que todos los miembros del equipo y los interesados ​​puedan estar seguros de que cualquier discusión se refiere a una solicitud de cambio en particular.

2. Tipo de solicitud de cambio

Esto ayuda a clasificar la solicitud de cambio de una manera relevante para el proyecto, como función, rol u otros criterios.

3. El cambio que se está solicitando

Esto debe incluir una descripción detallada del cambio exacto que se propone.

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4. Lo que ha generado la solicitud

Como se detallará más adelante, siempre hay algo que genera una solicitud de cambio. Tener información sobre las causas puede ayudar al aprobador a determinar la necesidad y la importancia del cambio.

5. El impacto en el proyecto

Antes de solicitar un cambio, es importante analizar cuál se anticipa que será el impacto y cómo cambiará el proyecto y los entregables. El solicitante del cambio debe proporcionar algo de esta información, pero es posible que otros miembros del equipo e interesados ​​también necesiten aportar su opinión.

6. Otra información clave

Esto incluye lo siguiente:

• La fecha en que se recibió la solicitud
• Quién solicitó el cambio
• Estado de la solicitud
• Quién aprobó (o rechazó) la solicitud
• Razones para la aprobación o el rechazo
• Acciones requeridas

En conjunto, esta información clave ayuda a los interesados, los equipos de proyecto y los patrocinadores a realizar un seguimiento de lo que ha cambiado dentro de un proyecto, cuándo cambió y, lo que es más importante, por qué fue necesario el cambio.

Factores que generan solicitudes de cambio

Siempre hay algo que provoca una solicitud de cambio en un proyecto. Aquí hay algunos ejemplos comunes:

1. Suposiciones incorrectas

Un ejemplo de una suposición incorrecta podría ser asumir que todos los líderes de equipo del departamento estarán disponibles para dedicar 20 horas por semana a un proyecto, pero solo están disponibles 10 horas por semana. Esto afectará la línea de tiempo del proyecto y puede generar la necesidad de una solicitud de cambio de alcance.

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2. Requisitos del cliente

Los cambios en las necesidades de los clientes son un desencadenante común de las solicitudes de cambio de alcance. El cliente puede cambiar de opinión sobre la dirección deseada debido a factores internos o externos.

3. Restricciones de recursos

Factores como la falta de talento pueden dificultar en gran medida la capacidad para cumplir las promesas del proyecto, lo que puede generar la necesidad de reevaluar y reducir los objetivos del proyecto.

4. Restricciones presupuestarias

Estas suelen ser un factor importante, ya que los clientes pueden tener una lista ambiciosa de metas y entregables en constante cambio, pero su capacidad para cubrir adecuadamente sus metas puede disminuir a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

5. Un cambio en la estrategia operativa

Esto puede provocar un cambio de prioridades en cartera, programa y proyectos, lo que genera la necesidad de reducir o cancelar algunos objetivos o requisitos por completo.

6. Avances tecnológicos o brechas

La adopción de una nueva tecnología o la falta de ella puede afectar positiva o negativamente la ejecución de los proyectos, por ejemplo, si es necesario incorporar una nueva herramienta de software. Incluso el cambio más pequeño en un proceso puede disparar la necesidad de una solicitud de cambio.

7. Requisitos regulatorios o legales

Estas sorpresas a menudo imprevistas obligan a las organizaciones a realizar cambios en proyectos en curso, lo que genera la necesidad de solicitudes de cambio que pueden afectar diversas áreas del negocio. ¡Solo piense en el impacto reciente del Reglamento General de Protección de Datos de la UE!

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8. Errores o defectos

Estos también pueden ser situaciones no deseadas que pueden desencadenar cambios en cómo el equipo del proyecto cumplirá con la calidad de sus entregables.

Dependiendo de su industria, la complejidad del proyecto, el tamaño del proyecto, la ubicación geográfica y la estructura organizativa, entre otros factores, puede haber otros elementos que influyan en la necesidad de una solicitud de cambio.

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