Qué es un caso de negocio y por qué es importante para tu proyecto
Un caso de negocio es el primer paso para obtener la aprobación de un proyecto. Independientemente de lo pequeño que parezca un proyecto, es importante tomar el tiempo para considerar por qué el proyecto merece el tiempo y los recursos necesarios. Esto puede parecer un paso innecesario y que consume tiempo, pero puede aumentar las posibilidades de que se apruebe un proyecto.
¿Qué es un caso de negocio?
En resumen, un caso de negocio es un documento completo creado por el iniciador de un proyecto que detalla y justifica la necesidad empresarial del proyecto y por qué debe seguir adelante. El caso de negocio es revisado por los tomadores de decisiones clave que determinarán si se aprueba y se permite continuar con un proyecto o se le niega. A continuación, se muestra una lista de todo lo que debe incluir un caso de negocio.
Un resumen ejecutivo
Esta es una breve descripción y resumen de alto nivel de lo que hay en el plan de negocios. Facilita a los ejecutivos y a otros tomadores de decisiones clave comprender rápidamente qué esperar en el documento y se utiliza para captar su interés.
Una declaración del problema o la oportunidad
Esta sección del caso de negocio ayuda a los tomadores de decisiones a comprender cuál es la oportunidad o el problema y por qué deberían estar interesados en leer más sobre el proyecto propuesto. Los proyectos generalmente se inician para:
- Resolver un problema empresarial
- Aprovechar una oportunidad
- Entregar un producto o servicio solicitado por un cliente
- Atender un requisito legal, legislativo, fiscal, de seguridad u otro tipo de gobierno.
Un análisis del problema o la oportunidad
En esta sección, debes presentar tu análisis de por qué existe el problema o cómo surgió una oportunidad. También debe identificar cualquier riesgo para el negocio o el departamento si el proyecto no continúa. Asegúrate de incluir hechos y evidencias que respalden la necesidad detrás de la propuesta del proyecto.
Una lista de posibles soluciones
El caso de negocio debe identificar las posibles soluciones. Estas deben ser claras y realistas. En esta sección, incluye no solo la solución(es), sino también información que describa cómo y por qué se consideran soluciones.
Elementos clave para un plan de gestión de riesgos en proyectosUn análisis de costos vs. beneficios
Para tomar una decisión informada, los ejecutivos deben conocer los costos totales y los beneficios de un proyecto para el negocio. También querrán saber los costos tangibles e intangibles para la organización si el proyecto no continúa. Al igual que en la sección de análisis de problemas y oportunidades, asegúrate de incluir hechos que respalden cualquier afirmación o suposición.
Recomendaciones
Esta es la sección en la que proporcionas tu recomendación con respecto a la solución que estás proponiendo y por qué. Apoya tu recomendación con hechos y cifras siempre que sea posible. También explica por qué esta solución es mejor que otras posibilidades.
La propuesta del proyecto
La sección de la propuesta del proyecto describe información clave sobre el proyecto real, como el alcance, el cronograma, los costos y los recursos necesarios para ejecutar con éxito el proyecto.
Los casos de negocio pueden diferir en longitud y composición según el tamaño, naturaleza o complejidad de un proyecto u organización. Lo importante es asegurarse de haber considerado al menos estas cinco cosas:
- Por qué se necesita un proyecto.
- Qué motivó la necesidad del proyecto.
- Qué recursos y financiamiento se requieren.
- Cómo se implementará el proyecto.
- Qué impacto o beneficio final tiene para la organización.
Una vez aprobado el caso de negocio, la información se transferirá a otro documento clave de gestión de proyectos llamado la carta del proyecto, donde se ampliará aún más.
Ver también:
- 6 documentos esenciales para el éxito de la gestión de proyectos (Newsmatic)
- Cómo utilizar la narración para presentar proyectos e ideas (Newsmatic)
- 10 mejores prácticas para mantener tu proyecto de TI dentro del presupuesto (Newsmatic)
- Cómo alcanzar los objetivos del proyecto creando una estructura de desglose del trabajo (Newsmatic)
- Cómo presentar con éxito un proyecto a tu CIO (Newsmatic)
- Cómo hacer la presentación perfecta para tu gran idea de proyecto (ZDNet)
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