7 pasos clave para el éxito en la recopilación de requisitos del proyecto

La recopilación de requisitos es un proceso importante en la gestión de proyectos, sin el cual es prácticamente imposible cumplir con éxito los objetivos del proyecto. Este proceso proporciona al equipo una dirección basada en los requisitos que el cliente ha identificado. Aquí tienes siete pasos para asegurarte de que todos los entregables del proyecto sean un éxito y cumplan con las expectativas del cliente.

1. Identificar a todos los interesados ​​del proyecto

El primer paso es identificar quiénes son tus principales interesados ​​y cómo afectan los resultados finales. Es fácil identificar a los interesados ​​primarios, pero es muy fácil pasar por alto a los interesados ​​secundarios o terciarios. Este es un paso crítico. Identifica a todos los interesados ​​posibles mediante una tormenta de ideas con los patrocinadores, líderes de grupos funcionales y miembros del equipo. Perder de vista a cualquier interesado relevante puede causar brechas en el proceso de recopilación de requisitos, suposiciones, hallazgos relacionados y, en última instancia, poner en riesgo el resultado del proyecto.

2. Hacer las preguntas correctas a los interesados

Una vez que hayas identificado a los interesados ​​clave, es importante conocer el tipo de preguntas que debes hacer para llegar al núcleo de las expectativas particulares de cada interesado para los entregables. Aprender cómo hacer las preguntas correctas que te permitirán centrarte en los requisitos puede ser un poco de arte, pero es importante aprenderlo. Los interesados ​​pueden no saber exactamente lo que están buscando, y este paso puede llevar múltiples iteraciones para obtener respuestas claras. Identifica las técnicas más apropiadas de recopilación de requisitos a utilizar, ya que esto puede variar de un proyecto a otro. Si no se están haciendo las preguntas correctas, puede ser difícil identificar con precisión el alcance del proyecto.

3. Determinar las mejores técnicas de recopilación de requisitos

Existen múltiples técnicas de recopilación de requisitos que se pueden utilizar, como la lluvia de ideas, entrevistas individuales, grupos de enfoque, observación directa, encuestas, prototipos e ingeniería inversa, cada una de las cuales ofrece beneficios específicos dependiendo de la naturaleza del proyecto. Cada técnica tiene sus pros y sus contras; asegúrate de evaluar cada una de ellas para identificar la mejor solución a aplicar. No todas las técnicas serán adecuadas para todos los proyectos. Lo mejor es utilizar más de una técnica para asegurarse de que la identificación de los requisitos sea precisa desde diferentes ángulos. Esto reduce las posibilidades de que se pasen por alto detalles clave.

4. Documentar todo

Una de las cosas que a menudo se pasa por alto es una documentación suficiente. En la gestión de proyectos y la recopilación de requisitos, cada conversación, resultado, error o cambio debe documentarse. Este es el único mecanismo para rastrear los entregables hasta los requisitos. Sin esto, puede ser un problema grave resolver los problemas que surgirán inevitablemente a lo largo del camino, y sin esto, puede haber incertidumbre sobre si el proyecto ha tenido éxito o no.

5. Analizar los resultados

Una vez que se hayan recopilado y documentado los requisitos, los resultados deberán analizarse cuidadosamente para confirmar que los hallazgos sean precisos, completos y/o realistas. El análisis debe incluir la priorización de las categorías de requisitos técnicos, operativos, funcionales y de implementación. Además, todos los requisitos deben priorizarse en función de su importancia. A veces, los interesados ​​pueden desear o creer que se pueden lograr entregables o metas específicas, pero los hallazgos indican lo contrario. Realizar un análisis permite identificar este tipo de discrepancias importantes y reducir el estrés y la decepción significativos más adelante.

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6. Verificar los resultados

Antes de comenzar el proyecto, el último paso en la recopilación de requisitos debe ser verificar los hallazgos, excepciones, obstáculos, viabilidad y otros factores con los interesados ​​antes de continuar con el proyecto. Esto ayuda a eliminar la incertidumbre y los malentendidos después de que se haya iniciado el proyecto y garantiza que todas las partes estén en la misma página.

7. Aprobación final

Una vez que se hayan verificado los resultados con todos los interesados, el paso final es obtener la aprobación del patrocinador y otros interesados. Esto confirma que todas las partes comprenden y aceptan el proceso de recopilación de requisitos, los hallazgos y los términos antes de iniciar el proyecto.

El proceso fundamental e iterativo de identificar a los interesados, hacer las preguntas clave e identificar los requisitos utilizando diversas técnicas, luego documentar, analizar, verificar y aprobarlos son pasos críticos en las etapas iniciales de la gestión de proyectos. Estos pasos críticos proporcionan a todos los interesados ​​una guía para realizar un seguimiento de las actividades del proyecto y aumentar las posibilidades de cumplir con los objetivos previstos.