Cómo ejecutar un procedimiento de evento con control de validación de datos en Excel

Existen muchas formas de ejecutar un procedimiento VBA en Microsoft Excel. Puedes agregar botones de macro a nivel de hoja o añadirlos a la cinta de opciones en un grupo personalizado. Cuando tienes varios procedimientos, es posible que desees ofrecer esas opciones en un control de validación de datos. Al hacerlo, puedes elegir tareas a nivel de hoja. Puedes utilizar esta técnica para ejecutar cualquier número de tareas, desde una tarea simple de guardar hasta algo más complejo, como copiar rangos dinámicos o ejecutar filtros avanzados.

En este tutorial, te mostraré cómo insertar un control de validación de datos que ejecute un procedimiento VBA. Si no estás familiarizado con VBA, no te preocupes. Te proporcionaré instrucciones completas, pero debes tener habilidades básicas en Excel. A lo largo de este tutorial, utilizaré el término "procedimiento" en lugar de "macro". Técnicamente, las macros y los procedimientos no son lo mismo, pero verás que los términos se utilizan indistintamente. Incluso Microsoft lo hace.

Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes utilizar versiones anteriores de Excel. Excel para la web no admite procedimientos VBA. Puedes descargar un archivo de demostración .xlsm y un archivo .cls de muestra para este tutorial.

Cómo insertar un control de validación de datos en Excel

Comenzaremos creando un control de validación de datos y llenándolo con el nombre de algunas tareas. Cuando apliques esto a tu propio trabajo, es posible que primero desees crear el procedimiento del evento. No importa qué ruta tomes.

Agregaremos dos elementos a la lista desplegable, pero puedes agregar muchos más. Ahora, insertemos el control de validación de datos. Usando la hoja de demostración simple mostrada en Figura A, haz clic en B2. Si lo deseas, puedes utilizar uno de tus propios archivos o elegir otra celda. Deberás actualizar el código VBA real en consecuencia. He agregado formato para que los usuarios puedan encontrar el control fácilmente.

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Figura A

Haz clic en la pestaña Datos y luego en Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. En el cuadro de diálogo resultante, elige Lista en el menú desplegable Permitir. En el control de Origen, ingresa Say Hello, Say Goodbye (Figura B). Haz clic en Aceptar.

Figura B

Como puedes ver en Figura C, la lista desplegable contiene las "tareas" que ingresaste. No hay espacio antes o después de la coma que separa los dos elementos. El siguiente paso es agregar el procedimiento de evento VBA, pero antes de hacerlo, guarda el archivo como un archivo habilitado para macros si estás utilizando el formato .xlsx.

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Figura C

Cómo agregar los procedimientos VBA en Excel

En este momento, elegir cualquiera de los elementos en la lista desplegable no hace nada. Necesitamos agregar el procedimiento de evento que se ejecuta cuando seleccionas uno de los elementos en la lista desplegable. Primero, selecciona la opción Visual Basic en el grupo Código de la pestaña Desarrollador para abrir el Editor de Visual Basic (VBE). En el Explorador de proyectos a la izquierda, haz doble clic en Hoja 1. Estamos utilizando un módulo a nivel de hoja porque el control está en la hoja 1. No tendrás acceso a él desde otras hojas. Ingresa Listado A como se muestra en Figura D.

Listado A

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

'Habilitar el control de validación de datos en Sheet1!B2 para ejecutar el procedimiento.

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If Target.Address = "$B$2" Then

Select Case Target.Value

Case "Say Hello"

MsgBox "Hello"

Case "Say Goodbye"

MsgBox "Goodbye"

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Case Else

MsgBox "Something went wrong"

End Select

End If

End Sub

Figura D

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Puedes ingresar el código manualmente o importar el archivo .cls descargable. Además, el procedimiento se encuentra en el archivo .xlsm descargable. Si ingresas el código manualmente, no pegues desde esta página web. En su lugar, copia el código en un editor de texto y luego pégalo en el módulo de la Hoja1. De esta manera, se eliminarán cualquier carácter web fantasma que de otro modo podría causar errores.

VBA activa este procedimiento de evento cada vez que realizas un cambio en la hoja. Esto puede ralentizar un poco las cosas si se utiliza en una hoja muy ocupada. En este caso, no notarás ninguna diferencia.

Cuando se active el procedimiento, este verificará la celda actual (Target). Si no es B2, no quieres continuar y la declaración IF detendrá el flujo.

La declaración SELECT CASE te permite verificar un valor para diferentes condiciones. En este caso, verifica el valor de Target, que es B2. Si el valor es igual al texto "Say Hello", se muestra un cuadro de mensaje con la palabra "Hello". Si el valor de Target es "Say Goodbye", se muestra un cuadro de mensaje con la palabra "Goodbye".

La cláusula CASE ELSE está ahí en caso de que algo más suceda. Muestra "Something went wrong". Al aplicar esto a tu propio trabajo, querrás agregar un texto más significativo o incluso ejecutar una rutina de manejo de errores. Por cierto, este procedimiento simple no tiene un manejo de errores, así que debes considerar eso cuando lo apliques a tu propio trabajo.

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Ahora que sabes qué esperar, pongámoslo en práctica.

Cómo ejecutar el procedimiento de evento utilizando el control de validación de datos en Excel

Utilizar el control de validación de datos para ejecutar el procedimiento de evento es la parte fácil. Simplemente haz clic en la lista desplegable y elige uno de los elementos. Hazlo ahora y elige el primer elemento Say Hello. Deberías ver el cuadro de mensaje mostrado en Figura E.

Figura E

Observa que la barra de fórmulas muestra el texto del elemento seleccionado. Eso se debe a que el control de validación ingresa el elemento en B2 y por eso el código puede verificar el elemento seleccionado. Cierra el cuadro de mensaje y prueba nuevamente. Esta vez elige Say Goodbye para mostrar el mensaje que se muestra en Figura F. Observa que el texto en la barra de fórmulas es "Say Goodbye".

Figura F

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Probémoslo una vez más. Esta vez, elimina el contenido. Al hacerlo, se activará el procedimiento de evento, que terminará evaluando la cláusula CASE ELSE y mostrará el mensaje que se muestra en Figura G.

Figura G

Si el procedimiento no se ejecuta, verifica la configuración de confianza para asegurarte de que los procedimientos estén habilitados de la siguiente manera:

1. Haz clic en la pestaña Archivo.
2. Haz clic en Opciones en el panel izquierdo.
3. Haz clic en Centro de confianza y luego en Configuración del Centro de confianza.
4. En el panel izquierdo, haz clic en Configuración de macros.
5. Haz clic en la opción Deshabilitar macros de VBA con notificación si es necesario. Esta configuración bloquea los procedimientos, pero se habilita caso por caso.

El código es simple a propósito, pero cuando apliques esta técnica a tu propio trabajo, es posible que el código sea más complejo. El enfoque está en la configuración de validación de datos, que activa el procedimiento de evento. Esa es la parte de esta técnica que realmente necesitas. Es simple y, sin embargo, no muy conocida.

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