La guía definitiva de QuickBooks Online Payroll: Precios

Precio: A partir de $45 al mes + $5 por empleado

Características:

• Procesamiento de nómina y presentación de impuestos de servicio completo.
• Administración de beneficios de salud.
• Integración de compensación de trabajadores.
• Sincronización perfecta con QuickBooks en línea.

La nómina de una empresa no es tan simple como solía ser con las tarjetas de perforación y los cheques físicos. Los estándares de cumplimiento actuales, los paquetes de beneficios competitivos, los equipos dispersos y las multas fiscales son solo algunos de los muchos factores que intervienen en la gestión de la nómina de una empresa mientras se mantiene la exactitud en todo momento.

Afortunadamente, servicios como QuickBooks Payroll pueden agilizar y simplificar varias áreas del proceso de nómina al proporcionar características de recursos humanos y tributación. Aprende más sobre QuickBooks Payroll en línea para determinar si es una solución ideal para tu negocio.

¿Qué es QuickBooks Payroll?

Intuit QuickBooks es una empresa de software de contabilidad empresarial que ofrece software de contabilidad y otras soluciones de finanzas, incluida la nómina. QuickBooks Payroll permite a las empresas gestionar la nómina, presentar impuestos sobre la renta estatales y federales y administrar el depósito directo de los empleados. QuickBooks Payroll también ofrece herramientas de recursos humanos, como seguros de salud y administración de beneficios.

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QuickBooks Payroll tiene una versión basada en la nube y una versión de escritorio. En este artículo, nos centraremos en QuickBooks Payroll en línea, que se sincroniza con la solución de contabilidad basada en la nube, QuickBooks en línea (no con QuickBooks de escritorio). Por el momento, Intuit QuickBooks continúa ofreciendo software de nómina y contabilidad basado en escritorio, pero su fuerte impulso de marketing para QuickBooks en línea sugiere que los programas de escritorio no serán su enfoque principal a largo plazo.

Precios de QuickBooks Payroll

Los compradores de QuickBooks Online Payroll pueden elegir entre varios planes de servicio que se ajustan a las necesidades de los usuarios:

• El plan Core tiene un costo de $45 al mes más $5 por empleado pagado al mes.
• El plan Premium tiene un costo de $75 al mes más $8 por empleado pagado al mes.
• El plan Elite tiene un costo de $125 al mes más $10 por empleado pagado al mes.

Los nuevos clientes pueden elegir entre una prueba gratuita de 30 días o un descuento del 50% durante tres meses de servicio. Al elegir la segunda opción, el precio base mensual se reduce a $22.50 para Core, $37.50 para Premium y $62.50 para Elite durante esos tres meses.

Ten en cuenta que al elegir la prueba gratuita, se renuncia al descuento del 70% y viceversa. No puedes obtener tanto la prueba gratuita como el descuento.

Aunque el precio mensual base de QuickBooks Payroll es más alto que el de la mayoría de los competidores, la tarifa por empleado es inferior al promedio. Dependiendo de la cantidad de empleados que tengas, QuickBooks Payroll puede ahorrarte dinero a largo plazo en comparación con Gusto Payroll y OnPay, que cobran $40 al mes más $6 por empleado.

Características clave de QuickBooks Payroll

QuickBooks Payroll ofrece muchas características destacadas que ayudan a las empresas con los pagos de los empleados, la presentación de impuestos, los procesos de recursos humanos y la administración de beneficios.

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Depósito directo al día siguiente y el mismo día

Las empresas pueden demostrar el cuidado hacia sus equipos proporcionando pagos directos rápidos. Las empresas con el plan Core de QuickBooks Online Payroll pueden utilizar el depósito directo al día siguiente y enviar la nómina hasta las 5:00 p.m. (horario del Pacífico) el día anterior al día de pago. Los planes Premium y Elite de QuickBooks Payroll en línea ofrecen el depósito directo el mismo día.

Nómina automática

Con la función de Nómina automática de QuickBooks, las empresas pueden configurar la nómina para los empleados que reciben un sueldo fijo y realizar programaciones automáticas. Los empleadores aún pueden verificar la precisión del cheque de pago antes de aprobar la nómina preprogramada, pero la función de autopiloto simplifica al máximo la ejecución de la nómina.

Características fiscales

Como proveedor de nómina de servicio completo, QuickBooks Online Payroll calcula automáticamente los cheques de pago, deduce los impuestos de la nómina (que incluyen impuestos estatales y federales sobre la renta, impuestos de Seguridad Social y Medicare) y paga esos impuestos en tu nombre. El servicio de nómina de QuickBooks también prepara las declaraciones de impuestos de fin de año, elabora los formularios de impuestos sobre la nómina W-2 y 1099 y los envía al IRS en tu nombre. Ten en cuenta que la presentación electrónica del formulario 1099 tiene un costo adicional y solo se aplica a los impuestos federales.

El plan Core de QuickBooks Payroll no admite la presentación de impuestos locales, pero los planes Premium y Elite de QuickBooks Payroll sí lo hacen. La presentación de impuestos estatales en más de un estado tiene un costo adicional de $12 por estado adicional por mes, a menos que estés inscrito en el plan más caro de QuickBooks Payroll, Elite, que incluye la nómina multimodal en el costo base.

Control de tiempo

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Las herramientas de control de tiempo de QuickBooks Payroll facilitan la generación de informes sobre temas de nómina. Las empresas pueden administrar y controlar varias hojas de tiempo desde cualquier lugar y en cualquier momento con la aplicación móvil QuickBooks Time, que se incluye con la suscripción a QuickBooks Online Payroll Premium y Elite sin costo adicional.

La aplicación móvil QuickBooks Time funciona con iPhone, iPad y dispositivos Android. Permite a los usuarios realizar un seguimiento del tiempo, enviar y aprobar hojas de tiempo y crear facturas sobre la marcha. La herramienta de control en línea incluso cuenta con geovallado y capacidades de GPS para facilitar la gestión de empleados.

Informes detallados

Todos los planes de QuickBooks incluyen la capacidad de generar y descargar informes de nómina sobre historial de pagos, días de vacaciones pagadas, pagos de impuestos y transacciones bancarias. Los informes de nómina y de hojas de tiempo pueden recopilar datos de la solución de nómina para revelar información sobre muchos aspectos de los gastos empresariales, como costos de mano de obra y de proyectos.

Soporte experto

Todos los planes de QuickBooks Payroll incluyen soporte de producto experto, que permite a los usuarios obtener ayuda paso a paso y asistencia para solucionar problemas por teléfono y chat. Mientras que el soporte por chat está disponible las 24 horas del día, el soporte telefónico basado en Estados Unidos solo está disponible durante horas limitadas.

Los planes Premium y Elite pueden acceder a funciones de soporte adicionales, como la administración de compensación de trabajadores, que ayuda a las empresas a encontrar cotizaciones y vincular sus pólizas a QuickBooks para simplificar sus auditorías.

Además, los usuarios de los planes Premium y Elite de QuickBooks Payroll pueden acceder al centro de soporte de recursos humanos de QuickBooks para realizar preguntas y resolver inquietudes sobre recursos humanos; esto puede ser útil para garantizar el cumplimiento de salarios estatales y federales y aprender las mejores prácticas para las operaciones de recursos humanos. Los usuarios del plan Elite incluso tienen un asesor de recursos humanos personal certificado para brindar orientación profesional en tareas y temas de recursos humanos.

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Administración de compensación de trabajadores

Los planes Premium y Elite de QuickBooks Online incluyen la administración del seguro de compensación de trabajadores sin costo adicional. QuickBooks utiliza AP Intego para ayudar a las empresas a encontrar cotizaciones de seguro de compensación de trabajadores y vincular sus pólizas a QuickBooks para simplificar sus auditorías.

Los usuarios de QuickBooks Core pueden agregar la administración del seguro de compensación de trabajadores por $5 adicionales al mes. Los planes de compensación de trabajadores a través de QuickBooks están disponibles en todos los estados de EE. UU., excepto en Ohio, Dakota del Norte, Wyoming y Washington.

Garantía de precisión fiscal y protección contra penalizaciones

Todos los planes de QuickBooks Online Payroll incluyen la garantía de precisión de QuickBooks, lo que significa que QuickBooks se compromete a presentar los impuestos sobre la nómina de manera precisa y puntual. Si QuickBooks comete un error al presentar tus impuestos, pagará la multa resultante del IRS y se hará cargo de cualquier penalización fiscal en la que incurras. Esta garantía no se aplica a errores fiscales que ocurran porque ingresaste datos de nómina incorrectos o no tienes fondos suficientes para cubrir los pagos de impuestos.

La protección total contra penalizaciones fiscales está limitada a los usuarios de QuickBooks Online Payroll Elite. Con esta función, los usuarios calificados que reciban un aviso de impuestos y lo envíen a QuickBooks dentro de los 15 días posteriores a la recepción del aviso tendrán cubiertos los cargos por multas e intereses de hasta $25,000.

Además, el equipo de Resolución de Impuestos de QuickBooks los representará y ayudará a resolver cualquier problema relacionado con impuestos sobre la nómina o presentación con el IRS. Esta función brinda una mayor tranquilidad a las empresas con respecto a sus posibles penalizaciones fiscales.

Recursos humanos y beneficios para empleados

QuickBooks Payroll permite a los empleados apoyar a sus equipos con sus recursos humanos y beneficios de salud. Los trabajadores pueden configurar rápidamente planes de jubilación con expertos que se encargan de la administración 401(k), el cumplimiento y el mantenimiento de registros sin costo adicional para las empresas.

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Las empresas también pueden comparar y seleccionar planes de salud para ofrecer cobertura asequible a sus empleados. Todos los procesos de beneficios se gestionan con el sistema centralizado en línea, que muestra cotizaciones instantáneas sobre planes y un proceso de solicitud de tres pasos rápido.

Ventajas de QuickBooks Payroll

Fácil de usar

La plataforma de QuickBooks Payroll es extremadamente fácil de usar. Su panel de control simplificado facilita los procesos de nómina tanto para los empleadores que utilizan el software para ejecutar la nómina como para los empleados que utilizan la aplicación de seguimiento de tiempo de QuickBooks para registrar su entrada y salida. Las funciones automáticas de nómina eliminan el esfuerzo y la confusión del procesamiento normal de la nómina.

Características de nómina completas

QuickBooks Payroll simplifica el proceso de nómina para las empresas a través de sus útiles funciones y capacidades de nómina de servicio completo. Admite un número ilimitado de ejecuciones de nómina con una interfaz fácil de usar que permite a los usuarios tener el control sobre muchos aspectos de sus procesos de nómina. El software procesa la nómina en los 50 estados de EE. UU., y los pagos de depósito directo ahorran tiempo y dinero en la emisión de cheques físicos.

Automatización completa

Las funciones automatizadas de QuickBooks Payroll pueden ahorrar tiempo y esfuerzo a los usuarios. La solución de nómina puede realizar cálculos automáticos precisos para la retención de impuestos y los cheques de pago, y ayuda a las empresas a cumplir con las leyes fiscales.

Integración con QuickBooks Online

QuickBooks Online Payroll se integra perfectamente con el servicio de contabilidad en línea de QuickBooks, lo que permite a los usuarios realizar todos sus procesos financieros y de nómina en un único sistema. Si sincronizas las dos soluciones de Intuit QuickBooks, tu libro mayor general y cuentas de gastos en QuickBooks Online se actualizarán automáticamente cada vez que proceses la nómina en QuickBooks Payroll, lo que garantiza que las finanzas de tu empresa estén siempre actualizadas y sean precisas.

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Soporte al cliente experto

Otra ventaja de QuickBooks Payroll es su soporte para administradores de empresas y empleados. QuickBooks Payroll ofrece diversas opciones de servicio al cliente y soporte para empresas, como la configuración guiada gratuita y el soporte experto del producto en sus planes de nivel superior.

Inconvenientes de QuickBooks Payroll

Precio base mensual elevado

A pesar de que QuickBooks Payroll es útil para las empresas, el precio del servicio puede ser una desventaja, sobre todo en lo que respecta a las funciones ofrecidas.

Funciones de recursos humanos limitadas

Además, algunos usuarios pueden desear más capacidades para el procesamiento de nóminas que el software no admite. Por ejemplo, incluso las funciones de recursos humanos del plan Premium de QuickBooks Online Payroll son básicas en comparación con las soluciones de nómina ofrecidas por otros proveedores, especialmente Paychex y ADP.

Funciones clave limitadas a planes de mayor costo

Además, varias características, como el seguimiento de tiempo, solo están disponibles en planes de mayor costo. El centro de soporte de recursos humanos solo está disponible para las suscripciones Premium y Elite de QuickBooks, y el soporte de asesor de recursos humanos solo se brinda a los usuarios del plan Elite de QuickBooks Payroll. El plan más básico no admite la presentación de impuestos locales, y los usuarios de los planes Core y Premium también deben pagar tarifas adicionales de presentación para empleados en otros estados.

Alternativas a QuickBooks Payroll

Existen varias alternativas a QuickBooks Payroll. Nos enfocaremos en Gusto, ADP y Papaya Global.

Gusto

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Gusto es otra opción popular de proveedor de nómina. Su servicio de nómina en línea permite a las empresas automatizar los cálculos de nómina, la presentación de impuestos y los pagos a contratistas. Contiene herramientas útiles para la integración de empleados y automatiza varias áreas de los procesos de recursos humanos. La escalabilidad de Gusto, la programación flexible y los informes sobre nuevos empleados lo convierten en una opción capaz para empresas en crecimiento.

Precios

• Simple: $40 al mes más $6 por persona pagada
• Plus: $80 al mes más $12 por persona pagada
• Premium: Personalizado

RUN Powered by ADP

ADP es otra opción de software de nómina que se destaca por sus servicios de recursos humanos. Su solución completa de nómina en línea, RUN Powered by ADP, es popular entre empresas de todos los tamaños y ofrece revisiones de cumplimiento de recursos humanos, asistencia de profesionales de recursos humanos y servicios legales. Sus características específicas de nómina incluyen presentación de impuestos sobre la nómina, procesamiento de nómina y presentación de informes sobre nuevos empleados estatales.

Precios

• Essential: Personalizado
• Enhanced: Personalizado
• Complete: Personalizado
• HR Pro: Personalizado

Papaya Global

Papaya Global ofrece servicios internacionales de nómina en más de 160 países, lo que la convierte en una excelente opción para equipos dispersos. Tiene una amplia gama de opciones de integración y utiliza la información sincronizada de nómina para proporcionar funciones útiles en una plataforma unificada, como análisis de datos en tiempo real, un portal de autoservicio para empleados y herramientas de cumplimiento fiscal internacional.

Precios

El servicio de nómina internacional de Papaya Global comienza en $12 por empleado por mes. Puedes agregar otras características por un costo adicional:

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• Servicios de experiencia global: $190 por empleado por mes
• Gestión de contratistas: $2 por contratista por mes
• Empleador de registro: $650 por empleado por mes

¿Es QuickBooks Payroll adecuado para tu negocio?

Las empresas siempre deben considerar cuidadosamente sus necesidades y presupuesto al decidir sobre un servicio de software. En el caso de QuickBooks Payroll, los factores decisivos importantes incluyen las limitaciones de las funciones del software, la escalabilidad y el tamaño de la empresa.

QuickBooks Payroll ofrece excelentes características de soporte que las empresas pueden utilizar para garantizar la precisión en los procesos de nómina y impuestos. Sin embargo, muchas de las características destacadas de QuickBooks Payroll solo se ofrecen a través de los planes de alto nivel, lo que significa que los compradores tendrán que pagar más para acceder a ellas. Por lo tanto, las empresas deben considerar el presupuesto que están dispuestas a gastar y si estas características son esenciales para sus prácticas.

Al igual que cualquier software, QuickBooks Online Payroll tiene ventajas e inconvenientes. En su mayor parte, QuickBooks Online Payroll es una buena opción para los propietarios de empresas que desean una solución de nómina fácil de usar y con soporte. Sin embargo, aunque QuickBooks Payroll es uno de los mejores software de nómina para empresas, no es la única opción. Si estás buscando una nueva solución de nómina, te recomendamos revisar las características y precios de varias soluciones para asegurarte de seleccionar la mejor opción para tu negocio.

Metodología

Para escribir nuestra revisión exhaustiva, investigamos minuciosamente las características y servicios de QuickBooks Payroll. Observamos los extensos videos de instrucciones de Intuit QuickBooks, incluidos los de configuración de nómina y la integración con el software de seguimiento de tiempo y contabilidad de QuickBooks. Leímos extensas opiniones de usuarios, vimos reseñas de usuarios y tutoriales en YouTube y revisamos calificaciones agregadas en sitios como Trustpilot, el BBB, Apple App Store y Google Play.

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