Airtable: La solución de gestión de proyectos más subestimada del mercado

Descubre Airtable: El Software de Gestión de Proyectos que Impulsa la Colaboración y la Eficiencia

Unique from other project management tools, the Airtable collaboration software boasts itself as a low-code relational database for building team applications, and my experience is that this is perhaps the most undervalued project management solution on the market. Backed by extensive configurability, affordable plans and innovative features, Airtable’s workflow capabilities can enhance nearly any team or project’s prospects.

Precios de Airtable

Airtable es un software de gestión de proyectos asequible. Tiene un plan gratuito y tres planes de pago. El mejor plan para ti dependerá de las características y capacidades que necesites.

Gratuito

El plan gratuito de Airtable está disponible para hasta cinco usuarios sin cargo. Permite a los usuarios crear bases ilimitadas con un límite de 1,200 registros por base y por tabla. Con el plan gratuito de Airtable, los usuarios obtienen 2 GB de espacio de almacenamiento para adjuntos, hasta 100 ejecuciones de automatización por mes y dos semanas de historial de revisiones y capturas.

Este plan es ideal para personas que están probando Airtable para conocer sus capacidades o para un equipo de menos de cinco personas que trabajan en proyectos básicos impulsados por datos.

Plus

El plan Plus cuesta $10 por usuario al mes si se factura anualmente o $12 por usuario al mes si se factura mensualmente. Es ideal para equipos pequeños o subequipos de organizaciones que desean crear aplicaciones conectadas o su propio flujo de trabajo personalizado.

A diferencia del plan gratuito que ofrece 2 GB de almacenamiento, el plan Plus ofrece hasta 5 GB de almacenamiento para adjuntos y admite hasta 5,000 registros por base y hasta seis meses de historial de revisiones y capturas. También admite la personalización básica al permitir a los usuarios crear formularios de marca personalizados. Para el plan Plus, la respuesta inicial del servicio de atención al cliente es de 24 horas.

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Pro

El plan Pro de Airtable cuesta $20 por usuario al mes si se factura anualmente o $24 por usuario al mes si se factura mensualmente. Este plan es adecuado para empresas de tamaño mediano, ya que ofrece más registros por base (50,000) en comparación con los planes de nivel inferior.

Admite vistas de diagrama de Gantt y línea de tiempo, así como vistas personales y bloqueadas, que permiten a los creadores ocultar su base de manera predeterminada a otros colaboradores, y vistas de secciones que permiten a los usuarios organizar sus vistas en la barra lateral. Con este plan, los usuarios pueden acceder anticipadamente a las nuevas características de Airtable, así como a los permisos de edición de campos y tablas.

Enterprise

Airtable no anuncia el precio de su plan Enterprise en su sitio web. Los posibles compradores deben ponerse en contacto con su equipo de ventas para obtener cotizaciones personalizadas.

Este plan es ideal para grandes organizaciones con miles de empleados. Tiene hasta 1,000 GB de espacio para adjuntos, lo que brinda a los usuarios más espacio de almacenamiento que otros niveles. El tiempo de respuesta del equipo de soporte del plan Enterprise es de 12 horas.

Características clave de Airtable

Capacidad para importar proyectos existentes

Al tratar de importar el mismo archivo en otras herramientas de gestión de proyectos principales, ninguna se compara con la velocidad y precisión del motor de importación de Airtable. La mayoría requiere cierto nivel de conciliación después de la importación para asegurarse de que los datos existentes coincidan con los parámetros de la plataforma; sin embargo, Airtable reconoció de inmediato cada campo y no requirió ninguna acción adicional antes de continuar (Figura A).

Figura A

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Mientras pongo en marcha y configuro el proyecto en Airtable, puedo evitar involucrar a otros interesados en cada paso del proceso de incorporación del equipo. Para los equipos que desean importar un proyecto existente, Airtable cumple con una capacidad invaluable para evitar la duplicación de trabajo y la entrada manual de datos del proyecto.

Múltiples tipos de vista de proyecto para gestionar datos del proyecto

Cambia cómo visualizas los datos del proyecto con varias opciones para crear perspectivas diferentes, incluyendo una vista de cuadrícula clásica, calendario, tabla kanban, diagrama de Gantt y galería de tareas.

La vista de cuadrícula es una interfaz familiar similar a una hoja de cálculo, donde las filas representan registros principales como tareas, ideas y clientes, y los valores de las columnas correspondientes proporcionan detalles como estado o fecha límite.

Tanto las vistas de Kanban como de Galería ofrecen una forma flexible de arrastrar y soltar y modificar tareas dentro de la pestaña de la plataforma. Mientras luchaba por encontrar el beneficio de la vista de Galería, aprecié la capacidad de arrastrar y soltar columnas al reorganizar inicialmente los diferentes estados de las tareas en la vista Kanban (Figura B).

Figura B

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Experimenté un problema al crear mis vistas de calendario, diagrama de Gantt y línea de tiempo, durante el cual un widget de Airtable parecía saltar sobre las fechas de inicio y finalización que se enumeran en las primeras columnas de mi proyecto. Después de solucionar el problema, pude corregir el error, que fue causado por una columna mal etiquetada al importar una columna. El diagrama de Gantt resultante (Figura C) me permitió ver las diferentes cargas de trabajo de los miembros del equipo según los datos de la cuadrícula utilizando diferentes colores.

Figura C

Extensiones para conectar aplicaciones y flujos de trabajo críticos

El "Marketplace de extensiones" de Airtable ofrece a los equipos más de 40 extensiones desarrolladas por Airtable, 20 scripts o la opción de crear una extensión personalizada. Desde la pestaña "Todas las extensiones", los equipos pueden acceder a más de 150 extensiones de código abierto a través de GitHub (Figura D).

Figura D

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Scripts para ejecutar flujos de trabajo incorporados y personalizados

La pestaña "Scripts" de las Extensiones de Airtable proporciona a los usuarios varias opciones para implementar automatizaciones preconstruidas que validan correos electrónicos, extraen metadatos del proyecto y asignan tareas a miembros del equipo según la disponibilidad a través de un planificador de turnos.

Para equipos con experiencia en programación, los usuarios pueden acceder y editar el lenguaje ensamblador de un script para adaptarlo mejor a las necesidades del equipo (Figura E). Además, también se ofrece la opción de construir una extensión con JavaScript, TypeScript, Remix de GitHub, archivos JSON y una docena de otros repositorios obtenidos de GitHub.

Figura E

Plantillas de proyectos para configurar parámetros de proyecto rápidamente

Airtable ofrece una serie de plantillas interindustriales en la plataforma. En Figura F, las categorías de plantillas en el lado derecho muestran el alcance funcional de Airtable, mientras que las tarjetas destacadas son plantillas ideales para el desarrollo de software.

Comparación de Trello y Asana: Características

Figura F

Aunque hay mucho que apreciar para usos generales y específicos, me decepcionó no ver más plantillas orientadas a desarrolladores. Navegar por el "Airtable Universe" (parte inferior izquierda) ofrece más opciones a considerar de una variedad de plantillas publicadas por la comunidad para 22 categorías diferentes, incluyendo marketing y ventas, bienes raíces, productos, diseño y UX, educación y más.

Pros de Airtable

• Ver, recopilar y modificar datos en múltiples vistas con equipos remotos.
• El proceso de importación requiere unos pocos clics, se carga rápidamente y refleja con precisión los datos existentes.
• Un práctico menú de ayuda y cuadro de chat al iniciar diferentes tareas por primera vez.
• Todos los planes incluyen el Diseñador de Interfaz para construir y personalizar aplicaciones para uso interno o externo.

Contras de Airtable

• Cambiar la columna principal y agregar subtareas en la vista de cuadrícula podría ser más intuitivo.
• Se requiere conciliación después de la importación para administrar los tipos de columnas.
• Retraso al cambiar entre vistas con datos extensos o movimientos de posición.
• Extensiones limitadas para dos de los tres planes empresariales (tres para Plus, 10 para Pro).
• No es una elección especializada para equipos de desarrollo de software.

Integraciones de Airtable

Para equipos que necesitan integraciones, las extensiones de Airtable incluyen varias aplicaciones de terceros para diferentes equipos funcionales:

• Miro: Colabora y trabaja juntos a través de pizarras colaborativas con Miro.
• Jira Cloud: Importa tareas y epics de Jira a los datos del proyecto.
• Google Workspace: Conecta la aplicación de videoconferencia del equipo.
• BaseQL: Integra la API de GraphQL en los flujos de trabajo del proyecto de Airtable.
• Loom: Previsualiza capturas de pantalla y videos utilizando Loom dentro del proyecto.
• Tellephant: Conecta la cuenta de negocios de WhatsApp del equipo a la plataforma.
• Typeform: Crea y comparte formularios e importa respuestas a la plataforma de Airtable.
• Formito: Convierte las tablas de proyecto en formularios de recopilación de datos y chatbots.
• Data Fetcher: Emplea integraciones sin código para varias aplicaciones adicionales.

¿Para quién es Airtable?

Airtable sirve a más de 300,000 equipos a través de su plataforma de colaboración basada en la nube. A través de la exploración del sitio web de la empresa y el uso personal de la plataforma, Airtable tiene un universo de casos de uso y clientes potenciales, que incluyen:

Casos de uso

• Seguimiento de errores para ingenieros de pruebas de software y analistas de aseguramiento de calidad.
• Calendario de contenido para crear y gestionar tareas editoriales para producción de contenido.
• Lanzamientos de productos con plazos, listas de verificación, partes interesadas y hitos para el lanzamiento.
• Operaciones de productos para recopilar comentarios, mejorar productos y gestionar lanzamientos.
• Roadmap de productos con una matriz de valor comercial frente a la complejidad de la implementación.
• Investigación de usuarios para rastrear datos, programar pruebas UX y analizar ideas.

Equipos y clientes

• Producción y marketing creativos.
• Ingeniería, TI y atención al cliente.
• Finanzas, legal y recursos humanos.
• Operaciones y fabricación.
• Producto y diseño.
• Ventas y gestión de cuentas.

Si Airtable no es ideal para ti, echa un vistazo a estas alternativas

Trello

La batalla de las plataformas: Asana vs ClickUp (2023)

La gestión de proyectos de Trello se centra en los tableros Kanban. Con Trello, los usuarios pueden manejar listas de tareas, almacenar y compartir archivos, establecer recordatorios y colaborar con equipos. Tanto Trello como Airtable están en nuestras listas de los mejores software de gestión de proyectos para pequeñas empresas.

En comparación con Airtable, Trello es más asequible, con tarifas a partir de $5 por usuario al mes si se factura anualmente o $6 por usuario al mes si se factura mensualmente. En general, Trello es ideal para aquellos que buscan una solución de gestión de tareas Kanban fácil de usar.

Asana

Las herramientas de gestión de proyectos de Asana ayudan a los usuarios a monitorear el progreso del proyecto, realizar un seguimiento de las tareas individuales, planificar sprints y organizar sus proyectos para cumplir con los plazos. Si bien tanto Asana como Airtable ofrecen funcionalidades completas de gestión de proyectos, Asana es más fácil de usar y configurar en comparación con Airtable, lo que lo hace ideal para aquellos que quieran comenzar a usar una herramienta de gestión de proyectos. Debido a sus generosos planes gratuitos, los clasificamos entre los mejores software de gestión de proyectos gratuitos.

Notion

Notion es una aplicación de productividad diseñada para creadores y equipos creativos para ayudarles a documentar sus ideas, gestionar proyectos o crear wikis para ayudar a los usuarios a encontrar información de manera rápida y sencilla.

Las mejores alternativas a Smartsheet: comparación de características clave

La fortaleza de Airtable radica en la gestión de datos, mientras que Notion destaca como una herramienta de gestión del conocimiento. Si buscas una herramienta para organizar y gestionar tus datos, considera Airtable. Notion es la mejor opción si necesitas una herramienta para organizar documentos y gestionar información.

Metodología de revisión

Esta revisión se basa en nuestra experiencia registrándonos, configurando y ejecutando un proyecto en Airtable. Nos familiarizamos con la documentación del producto de Airtable, demos, reseñas de la industria y reconocimientos, y un análisis comparativo con otras aplicaciones de software alternativas.

Si todavía no estás seguro de si Airtable es la mejor herramienta para ti, echa un vistazo a nuestra lista extendida de algunas de las mejores alternativas a Airtable.

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5 Trello

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