Google Workspace: La guía definitiva para aprovechar al máximo

Google Workspace es un conjunto de aplicaciones de comunicación y colaboración diseñadas para personas en organizaciones. Las aplicaciones de comunicación principales de Google Workspace, como Gmail y Google Meet, son ampliamente utilizadas en todo el mundo, al igual que las aplicaciones de colaboración, como Google Docs, Sheets, Slides y Forms. Estas aplicaciones de colaboración han sido creadas desde cero para permitir que varias personas editen un documento, hoja de cálculo o presentación simultáneamente.

Índice:

• ¿Qué es Google Workspace?
• ¿Qué aplicaciones forman parte de Google Workspace?
• ¿Qué necesito para acceder a Google Workspace?
• ¿Qué ediciones de Google Workspace están disponibles?
• ¿Por qué considerar pagar por Google Workspace si puedo usar muchas de las características de forma gratuita?
• ¿Cuál es la forma más sencilla de configurar Google Workspace?
• ¿Puedo usar Google Workspace si históricamente he utilizado archivos de Microsoft Office?
• ¿Qué aplicaciones de terceros son compatibles con Google Workspace?
• ¿Cuáles son algunas alternativas a Google Workspace?

¿Qué es Google Workspace?

Las cuentas de Google Workspace son creadas y gestionadas por un administrador, a diferencia de las cuentas de Gmail gratuitas o las cuentas de Google que puede crear un individuo. El administrador tiene un control considerable sobre las configuraciones predeterminadas de Google Workspace, el acceso a las aplicaciones y las configuraciones de seguridad. Workspace permite aplicar diferentes configuraciones a diferentes grupos de personas, conocidos en Workspace como unidades organizativas.

Google Workspace también se puede configurar para adaptarse a organizaciones que manejan datos altamente sensibles. Por ejemplo, un administrador puede evitar el almacenamiento sin conexión de datos de Workspace, como correos electrónicos, eventos del calendario y archivos de Drive.

¿Qué aplicaciones forman parte de Google Workspace?

Las siguientes aplicaciones forman parte de la oferta principal de Google Workspace en la mayoría de las ediciones. Para obtener más detalles sobre cada aplicación, haz clic en el enlace para acceder a la página correspondiente de Google Workspace.

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Un aspecto importante de las aplicaciones de Workspace es la velocidad. Google ofrece accesos directos .new que, cuando se ingresan en la barra de URL de un navegador moderno, crean un nuevo elemento del tipo indicado. Por ejemplo, cal.new crea un nuevo evento de Google Calendar, mientras que doc.new crea un nuevo documento de Google Docs.

• Gmail: El servicio de correo electrónico más utilizado en el mundo.
• Calendar: Solución de programación (cal.new).
• Meet y Meet hardware: Videoconferencias y audioconferencias grupales (meet.new).
• Chat y Spaces: Conversaciones en equipo y lugares de proyecto.
• Drive: Almacenamiento en la nube privado que permite unidades y archivos compartidos.
• Docs: Documentos colaborativos (doc.new).
• Sheets: Hojas de cálculo colaborativas (sheet.new).
• Slides: Presentaciones colaborativas (slide.new).
• Forms: Formularios y encuestas personalizables (form.new).
• Keep: Notas colaborativas (note.new o keep.new).
• Sites: Sitios web colaborativos (site.new).

Las siguientes ofertas no se destacan notablemente como aplicaciones principales de Workspace, pero a menudo están disponibles dependiendo de la edición de Google Workspace que utilices. En algunos casos, estas aplicaciones requieren compras adicionales.

• Groups y Groups for Business: Listas de correo electrónico y gestión de accesos.
• Cloud Search: Busca en todo tu Google Workspace.
• Vault: Retención de datos y búsqueda electrónica.
• Jamboard y Jamboard hardware: Tablero visual colaborativo (jam.new).
• Voice y Voice hardware: Sistema telefónico virtual.
• Apps Script: Automatización de procesos comerciales.
• AppSheet: Desarrollo de aplicaciones sin código.
• Classroom: Espacios de aprendizaje estructurados para profesores y estudiantes.
• Domains: Registro de dominios con registro e inicio de sesión y configuración integrados de Google Workspace.

¿Qué necesito para acceder a Google Workspace?

Un navegador moderno (se recomienda Chrome)

En plataformas de escritorio, como Windows y macOS, puedes acceder a las aplicaciones de Google Workspace con un navegador web moderno. En la mayoría de los casos, las organizaciones que utilizan Workspace también desearán estandarizar el uso del navegador Google Chrome. Iniciar sesión en tu cuenta de Workspace con el navegador Chrome no solo te da acceso a las aplicaciones de Workspace, sino que también te permite aprovechar algunas funciones exclusivas de Chrome.

Por ejemplo, si un administrador lo permite, las personas pueden configurar Gmail, Docs, Sheets y Slides para sincronizar en el equipo y permitir el trabajo sin conexión. Muchos otros navegadores modernos, como Microsoft Edge, Firefox Browser y Safari, permiten a las personas utilizar la mayoría de las funciones de las aplicaciones de Google Workspace mientras están en línea.

Google Drive para escritorio

Para sistemas Windows y macOS, Google ofrece Google Drive para escritorio (anteriormente conocido como Google Drive File Stream), que permite a las personas explorar archivos y carpetas de Drive con una aplicación instalada en el equipo local. Esto hace que la experiencia de navegación por los elementos almacenados en Drive sea similar a la navegación por el sistema de archivos local.

Aplicaciones para Android, iOS y iPadOS

Varias aplicaciones de Google Workspace están disponibles para su instalación en sistemas Android, iOS y iPadOS. Por ejemplo, Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat y Keep se pueden descargar e instalar desde Google Play (Android) o la App Store de iOS (Apple).

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Nota: Actualmente, no existen aplicaciones móviles para Google Sites o Google Forms; sin embargo, los sitios web o formularios creados con esas aplicaciones funcionan correctamente en dispositivos móviles.

Opcional: Hardware y Chrome Enterprise

Muchas organizaciones que utilizan Google Workspace eligen comprar productos relacionados, como Chromebooks, hardware de Google Meet, dispositivos Jamboard o equipos telefónicos de Google Voice. Estos dispositivos y servicios relacionados se pueden conectar a la cuenta de Workspace de tu organización y configurarse por un administrador de Workspace.

Los Chromebooks y otros dispositivos Chrome OS en diversos formatos, como tabletas o 2 en 1, permiten a las personas iniciar sesión con una cuenta de Google Workspace y tener acceso completo a todas las aplicaciones de Workspace. La mayoría de los Chromebooks modernos pueden ejecutar aplicaciones de Android, muchos ejecutan aplicaciones de Linux y algunos dispositivos de gama alta ejecutan aplicaciones de Windows con la ayuda de software de terceros. Los controles de Chrome Enterprise permiten a un administrador gestionar y implementar completamente Chrome y los dispositivos Chrome.

¿Qué ediciones de Google Workspace están disponibles?

Google diferencia las ediciones de Workspace según el número de cuentas, el tipo de organización del cliente y las funcionalidades.

En primer lugar, las ediciones Business solo están disponibles para organizaciones que necesitan hasta 300 cuentas de usuario. Las organizaciones que necesiten más de 300 cuentas deben comunicarse con Google para explorar las ediciones Enterprise. Si deseas Workspace para un solo usuario, puedes considerar la edición Google Workspace Individual, pero también puedes seleccionar cualquier edición Business o Enterprise.

En segundo lugar, algunas ediciones solo están disponibles para tipos específicos de organizaciones, como organizaciones sin fines de lucro y organizaciones educativas.

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En tercer lugar, los límites de almacenamiento, los límites de participantes y grabación de Meet, las capacidades de gestión de cuentas y la accesibilidad a ciertas aplicaciones tienden a aumentar a medida que te mueves de las ediciones Starter a las Standard y Plus.

El precio varía según tu organización y la edición de Google Workspace. Por ejemplo, las instituciones educativas y las organizaciones sin fines de lucro pueden calificar para usar algunas ediciones de Workspace de forma gratuita, aunque pueden optar por actualizar a versiones pagadas para obtener capacidades y controles mejorados.

A continuación se muestra una lista de las ediciones ofrecidas; para obtener información de precios más detallada, consulta la página de precios de Google. Además de las ediciones mencionadas, Google ofrece Google Workspace para el gobierno, Google Workspace para el sector de la salud y Google Workspace para empresas minoristas.

Google Workspace Individual

Con un precio de $9.99 al mes o $99.96 al año, la edición Individual de Google incluye servicios de reservas y marketing por correo electrónico, además del acceso a las aplicaciones principales de Workspace.

Google Workspace Individual tiene sentido cuando una persona desea las aplicaciones de Workspace y no necesita agregar ni gestionar cuentas adicionales. Por ejemplo, esta edición puede ser adecuada para el negocio a tiempo parcial de una persona o para un emprendedor solitario.

Ediciones Business de Google Workspace (de 1 a 300 cuentas)

La mayoría de las organizaciones más pequeñas elegirán uno de estos tres planes:

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• Business Starter: $7.20 por usuario al mes o $72 por usuario pagado anualmente.
• Business Standard: $14.40 por usuario al mes o $144 por usuario pagado anualmente.
• Business Plus: $21.60 por usuario al mes o $216 por usuario pagado anualmente.

Las diferencias clave entre los planes incluyen:

• Cantidad de almacenamiento: Starter tiene 30 GB por usuario, Standard tiene 2 TB por usuario compartido y Plus tiene 5 TB por usuario compartido.
• Número máximo de participantes en una videoconferencia: Starter permite 100 participantes en Meet, Standard permite 150 participantes en Meet y Plus permite 500 participantes en Meet.
• Capacidad de grabación de Meet: No está disponible para Starter, pero está disponible para cuentas Standard y Plus.
• Google Vault y gestión de puntos finales: Plus ofrece acceso adicional a Google Vault y más controles de gestión de puntos finales.

Para obtener más detalles sobre las diferencias de almacenamiento entre los planes, consulta el artículo "Google Workspace storage: 3 cosas esenciales que necesitas saber".

Ediciones Enterprise de Google Workspace (de 1 a cualquier número de cuentas)

Las organizaciones que necesitan más de 300 cuentas necesitarán una edición Enterprise, que ofrece un acceso a controles de seguridad y gestión técnica más avanzados junto con un almacenamiento prácticamente ilimitado.

Las organizaciones más pequeñas que deseen acceder a estas funciones son elegibles para registrarse en una edición Enterprise, ya que no hay un número mínimo de cuentas de usuario requerido para las cuentas Enterprise Standard o Enterprise Plus. Sin embargo, estas funciones suelen ser más útiles en organizaciones con un mayor número de personas y dispositivos.

Google no publica los precios para estas ediciones, por lo que deberás comunicarte con el personal de ventas de Google.

Edición Essentials de Google Workspace (para organizaciones con soluciones de correo electrónico y calendario existentes)

Puedes mantener tus correos electrónicos y solución de calendario actuales, como Microsoft 365, y añadir Google Workspace Essentials. Esto permite que las personas de tu organización colaboren con Docs, Sheets, Forms, Slides, Meet, Sites y Keep, los cuales pueden utilizar junto con las soluciones heredadas.

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El paquete Essentials Starter se puede utilizar de forma gratuita por hasta 25 personas en una organización.

Edición Frontline de Google Workspace

Diseñada para facilitar la comunicación entre los trabajadores de primera línea y otros empleados, la edición Frontline incluye acceso a las aplicaciones principales de Workspace, como Gmail, Calendar, Chat, Meet, Docs, Sheets, Slides y Sites, así como funciones de gestión de puntos finales para proteger los datos en dispositivos móviles. Sin embargo, el almacenamiento está limitado a 2 GB por cuenta.

Google no publica los precios de la edición Frontline, por lo que los posibles clientes deben comunicarse con el equipo de ventas.

Ediciones educativas de Google Workspace (solo para instituciones educativas calificadas)

Las instituciones que cumplen los requisitos, como escuelas primarias y secundarias, así como colegios y universidades, pueden solicitar acceso a Google Workspace for Education Fundamentals de forma gratuita. Esto no solo brinda acceso a las aplicaciones de colaboración de Workspace a estudiantes, profesores, administradores y personal, sino que también incluye acceso a Google Classroom.

La aplicación Google Classroom proporciona una forma estructurada para que los profesores compartan lecciones con los estudiantes, para que los estudiantes completen y entreguen trabajos, y para que los profesores califiquen y brinden comentarios sobre esos trabajos.

Las ediciones educativas ofrecidas incluyen:

Microsoft PowerToys: Descarga gratuita de herramientas para mejorar la productividad en Windows

• Google Workspace for Education Fundamentals: Gratis para instituciones que cumplen los requisitos.
• Google Workspace for Education Standard: $3 por estudiante por año.
• Teaching and Learning Upgrade: $4 por licencia por mes.
• Google Workspace for Education Plus: $5 por estudiante por año (anteriormente G Suite Enterprise for Education).

Ediciones sin ánimo de lucro de Google Workspace (solo para organizaciones sin fines de lucro calificadas)

Las organizaciones que soliciten y cumplan los requisitos pueden utilizar Google Workspace for Nonprofits sin costo alguno, que es esencialmente la edición Starter de Google Workspace. Sin embargo, Google también brinda a las organizaciones sin fines de lucro la opción de actualizar a otras ediciones con un descuento significativo. Los planes y precios para organizaciones sin fines de lucro calificadas y aprobadas incluyen:

• Google Workspace for Nonprofits: Gratis para organizaciones que cumplen los requisitos.
• Business Standard: $3 por cuenta al mes.
• Business Plus: $5.04 por cuenta al mes.
• Ediciones Enterprise: Con descuento del 70% en comparación con los precios estándar.

¿Por qué considerar pagar por Google Workspace si puedo usar muchas características de forma gratuita?

Existen al menos tres razones para actualizar a una cuenta de Google Workspace de pago en lugar de usar simplemente una cuenta gratuita de Gmail:

1. Branding: Puedes configurar Workspace para que funcione con el nombre de dominio de tu organización, de modo que los correos electrónicos que envíes sean desde tu dominio en lugar de una dirección de gmail.com.
2. Gestión de cuentas: Dado que Workspace te permite gestionar cuentas de forma centralizada, puedes crear o eliminar cuentas de usuario a medida que los empleados se unen o abandonan tu organización.
3. Seguridad: Un administrador puede mejorar las configuraciones de seguridad para exigir contraseñas más largas, autenticación de dos factores y limitar el intercambio externo, entre muchas otras opciones que reducen el riesgo de filtraciones de datos no deseadas.

¿Cuál es la forma más sencilla de configurar Google Workspace?

Para una nueva organización, accede a Google Domains para comprar el nombre de dominio que elijas. Una vez que hayas registrado tu nombre de dominio, el sistema te ofrecerá la opción de seleccionar y configurar cuentas de Google Workspace para tu dominio. Este método elimina varios pasos de configuración del servidor de nombres de dominio que de otro modo deberías hacer manualmente.

¿Puedo usar Google Workspace si históricamente he utilizado archivos de Microsoft Office?

Sí. Google Workspace incluye varias funciones para admitir organizaciones que tienen archivos en formatos de archivo de Microsoft Office. Google Drive admite el almacenamiento de muchos tipos de archivos, incluidos .doc/.docx, .xls/.xlsx y .ppt/.pptx. Google Drive para escritorio te permite abrir y editar estos archivos con software de Office instalado en el equipo si así lo deseas.

Google Docs, Sheets y Slides admiten la edición nativa y la colaboración en archivos de Word, Excel y PowerPoint, respectivamente. Gmail también te permite guardar, abrir o editar rápidamente archivos adjuntos de Office que recibas en los correos electrónicos.

¿Qué aplicaciones de terceros son compatibles con Google Workspace?

Cuando quieras agregar aplicaciones adicionales que funcionen con Workspace, tu primera opción debe ser el Marketplace de Google Workspace: un directorio de aplicaciones de terceros mantenido por Google. Entre cientos de otras opciones, estas aplicaciones incluyen:

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• Aplicaciones de productividad como LucidChart Diagrams, MindMeister y Trello.
• Servicios de firma electrónica como DocuSign y HelloSign.
• Servicios de almacenamiento como Box y Dropbox.
• Proveedores de copias de seguridad como Backupify y Spanning Backup.

Workspace también incluye la capacidad de conectarse a aplicaciones de terceros mediante inicio de sesión único y Language of Assurance de Seguridad. Esto permite que las personas de tu organización inicien sesión en su cuenta de Workspace y obtengan acceso a aplicaciones web de terceros conectadas sin necesidad de autenticarse adicionalmente. En algunos casos, el sistema se puede configurar para agregar automáticamente una nueva cuenta en un servicio de terceros cada vez que se crea una nueva cuenta de Google Workspace. El catálogo de aplicaciones SAML preintegradas enumera los diversos proveedores que ofrecen este tipo de integración.

¿Cuáles son algunas alternativas a Google Workspace?

Microsoft 365 ofrece un conjunto similar de herramientas de colaboración y comunicación, orientadas a la gestión empresarial. Microsoft Exchange, Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams siguen siendo aplicaciones estándar utilizadas en muchas organizaciones. Otras alternativas menos conocidas a Google Workspace incluyen Zoho Workplace, Nextcloud y KolabNow.

Las personas que no necesiten las capacidades de correo electrónico y gestión de cuentas organizativas, pero deseen trabajar en documentos, pueden considerar alternativas a Docs, Sheets y Slides, como LibreOffice o CryptPad. Aquellos que utilizan dispositivos Apple deben explorar las aplicaciones iWork de Apple, como Pages, Numbers y Keynote.

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