Microsoft Project vs. Smartsheet: Cuál es la mejor solución de gestión de proyectos

Microsoft Project es una solución de gestión de proyectos que ofrece tanto soluciones basadas en la nube como soluciones locales. Es más avanzado que Microsoft Planner, otra solución de gestión de proyectos de Microsoft, y ofrece muchas características diferentes para usuarios avanzados.

Microsoft Project vs. Smartsheet: Tabla de comparación

Precios de Microsoft Project y Smartsheet

Precios de Microsoft Project

Microsoft Project ofrece cinco planes en total: tres para la suscripción basada en la nube y dos para la solución local.

En el frente de la suscripción basada en la nube:

• Plan de Proyecto 1 cuesta $10 por usuario por mes.
• Plan de Proyecto 3 cuesta $30 por usuario por mes.
• Plan de Proyecto 5 cuesta $55 por usuario por mes.

Microsoft Project no ofrece un plan gratuito de forma permanente, pero proporciona una prueba gratuita de 30 días para la solución basada en la nube, para que puedas probar antes de comprar.

En cuanto a las soluciones locales:

• Project Standard 2021 tiene un costo de $679.99 por una licencia para un PC.
• Project Professional 2021 tiene un costo de $1,129.99.

Microsoft también ofrece un plan de Servidor de Proyectos más flexible y escalable, pero debes ponerte en contacto con ellos para obtener una cotización de precios.

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Precios de Smartsheet

Mientras tanto, Smartsheet ofrece cuatro planes en total:

• El plan gratuito incluye un usuario y hasta dos editores y hojas.
• El plan Pro cuesta $7 por usuario por mes, facturado anualmente, o $9 por usuario facturado mensualmente para hasta 10 usuarios.
• El plan Business cuesta $25 por usuario por mes, facturado anualmente, o $32 por usuario facturado mensualmente para usuarios ilimitados.
• Enterprise incluye aún más características, pero los clientes potenciales deben ponerse en contacto con Smartsheet para obtener una cotización.

Smartsheet ofrece una prueba gratuita de 30 días del plan Business, para que puedas probar la mayoría de las características antes de comprometerte.

Comparación de características: Microsoft Project vs. Smartsheet

Gestión de proyectos

Microsoft Project ofrece tres vistas principales del proyecto: vista de cuadrícula, vista de tablero y vista de línea de tiempo (Gantt) (Figura A). La interfaz es similar a otros productos de Microsoft y los informes son altamente personalizables. La herramienta te brinda la opción de ser detallado en la gestión de recursos, como el seguimiento de los costos de los materiales a lo largo de un proyecto o ver cuánto tiempo ha dedicado una persona a una tarea.

Figura A

Por otro lado, Smartsheet se basa en la apariencia de una hoja de cálculo (Figura B), pero también proporciona tres vistas adicionales: vista de tarjeta (kanban), vista de calendario y vista de Gantt. Puedes empezar con una hoja en blanco o utilizar una plantilla para ayudarte en el proceso. Las reglas de formato condicional aceleran aún más el proceso, y también puedes crear reglas de automatización para reducir el trabajo manual.

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Figura B

Gestión de documentos

Puedes subir documentos a un sitio en Microsoft Project, pero las capacidades de edición y actualización son limitadas. En su lugar, tiene más sentido utilizar una de las soluciones de Microsoft dedicadas a la gestión de documentos, como SharePoint o OneDrive. Esto significa que no todo se almacenará en el mismo producto de Microsoft, y necesitarás una solución separada para la gestión de documentos.

Smartsheet te permite subir archivos a un proyecto y se vincula con múltiples soluciones populares de gestión de documentos, incluyendo Google Drive, Dropbox y OneDrive. Los planes Business y Enterprise también ofrecen una función de revisión que permite a los equipos marcar visualmente el contenido, incluyendo videos, dentro de la herramienta de Smartsheet para mantener todo centralizado en un solo lugar.

Herramientas de comunicación

Al igual que la gestión de documentos, Microsoft Project no contiene ninguna función nativa para la comunicación o colaboración. En su lugar, los usuarios serán invitados a conectarse con colegas utilizando una de las muchas otras herramientas de comunicación de Microsoft, incluyendo Teams (Figura C), Outlook y Skype. Si no formas parte del ecosistema de Microsoft, entonces deberás invertir en otro software que pueda ocupar esta función.

Figura C

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Por otro lado, Smartsheet permite que los equipos tengan conversaciones a través de comentarios en hojas y filas; los individuos pueden etiquetarse mutuamente en los comentarios para enviar una notificación. Los comentarios incluso se pueden acceder a través de la aplicación móvil, por lo que puedes leer y responder sobre la marcha. Aunque no ofrece una función de chat nativa más sólida, se integra con algunas plataformas de mensajería como Slack para complementar la función de comentarios incorporada.

Pros y contras de Microsoft Project

Pros de Microsoft Project

• Herramientas detalladas de planificación de proyectos.
• Se integra bien con otros productos de Microsoft.
• Una gran cantidad de herramientas de gestión de recursos incorporadas en el software.

Contras de Microsoft Project

• Curva de aprendizaje larga debido a todas las funciones complejas.
• Falta de integraciones para herramientas que no sean de Microsoft.
• Falta de herramientas de comunicación nativas.

Pros y contras de Smartsheet

Pros de Smartsheet

• Interfaz de usuario familiar debido a la base de hojas de cálculo.
• Alto nivel de personalización disponible.
• Abundancia de documentación y recursos de capacitación.

Contras de Smartsheet

• No es tan fácil de usar e intuitivo como otras aplicaciones de gestión de proyectos.
• No guarda cambios automáticamente ni carga actualizaciones de proyectos en tiempo real.
• Debe actualizar al plan Business para el seguimiento de tiempo y la gestión de investigación.

Metodología de revisión

Para comparar estas herramientas de gestión de proyectos, hemos visto videos de demostración, consultado documentación de proyectos y leído reseñas de usuarios. Al reunir nuestro análisis, hemos tenido en cuenta factores como el precio, la facilidad de uso, las integraciones y la gestión de documentos.

¿Debería tu organización utilizar Microsoft Project o Smartsheet?

Microsoft Project es una herramienta de gestión de proyectos extremadamente robusta que está destinada a los administradores de proyectos experimentados que desean convertirse en usuarios avanzados y grandes equipos con docenas o incluso cientos de proyectos para realizar un seguimiento. Los administradores de proyectos menos experimentados o los equipos con menos proyectos probablemente se sentirán abrumados por la curva de aprendizaje pronunciada y la interfaz compleja.

Microsoft Project también es más adecuado para empresas que ya forman parte del ecosistema de Microsoft o que están en proceso de migrar a él. Microsoft Project asume que tu equipo ya está utilizando otros productos de Microsoft para funciones clave como la colaboración en equipo y la gestión de documentos. Si no lo estás haciendo, entonces tiene más sentido considerar otro software de gestión de proyectos que ya incorpore estas características.

Por otro lado, Smartsheet es una excelente opción para equipos más pequeños que están acostumbrados a trabajar con hojas de cálculo y desean una solución de gestión de proyectos más avanzada que imite este aspecto y sensación. Es mucho más fácil de aprender que Microsoft Project gracias a su configuración guiada y extensos tutoriales. Sin embargo, el diseño centrado en hojas de cálculo no funciona para todos, y algunos usuarios pueden encontrar frustrante esta elección de diseño.

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Si ni Microsoft Project ni Smartsheet te parecen adecuados, no te preocupes. Hay muchas otras soluciones de gestión de proyectos disponibles, incluyendo algunas con planes gratuitos permanentes. Echa un vistazo a nuestras recomendaciones para el mejor software de gestión de proyectos basado en la nube y el mejor software de gestión de proyectos empresariales para ver cuáles son tus opciones.

Partners destacados

1. Wrike

Tackle proyectos complejos con el galardonado software de gestión de proyectos de Wrike. Divide los proyectos en pasos sencillos, asigna tareas a los miembros del equipo y visualiza el progreso con gráficos de Gantt, tableros Kanban y calendarios. Gestiona la asignación de recursos y la previsión con un software fácil de lanzar. Las funciones de automatización y AI eliminan tareas administrativas que consumen tiempo para que puedas hacer el mejor trabajo de tu vida. Simplifica tus prácticas, alinea a tu equipo y asegúrate de cumplir con los plazos y mantener el presupuesto.

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2. monday.com

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3. Cerri Project

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5. Trello

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