Cómo utilizar iCloud y OneDrive en Mac

La computación en la nube se ha convertido en uno de los mayores cambios que están transformando la forma en que los profesionales operan en el lugar de trabajo moderno. Pero, ¿qué significa esto para los hábitos de trabajo diarios? Con la pandemia de COVID-19 acelerando la tendencia de trabajar desde casa y las organizaciones adoptando cada vez más estrategias de traer tu propio dispositivo (BYOD, por sus siglas en inglés), los trabajadores deben administrar múltiples servicios de almacenamiento en la nube en el mismo dispositivo con más frecuencia.

Apple's iCloud y Microsoft's OneDrive son dos de los principales servicios de almacenamiento en la nube que muchos usuarios conocen y utilizan con frecuencia. Ambos pueden utilizarse en la misma Mac, iPhone o iPad. Los mismos principios generales que se aplican a su funcionamiento también se aplican a los usuarios de Box y Dropbox, por ejemplo.

Conectar múltiples cuentas de almacenamiento de archivos en la nube en el mismo dispositivo Apple, ya sea una Mac, un iPad o un iPhone (Figura A), puede hacer que el dispositivo sea exponencialmente más útil, mejorar las eficiencias operativas en tu día de trabajo y aumentar la productividad. Por ejemplo, si estás alternando entre dos dispositivos, como una Mac y un iPad, porque uno es un dispositivo de trabajo y el otro personal, rápidamente surgen ineficiencias. Utilizar un dispositivo personal para acceder a archivos de trabajo comúnmente utilizados y adjuntar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y PDF como archivos adjuntos de correo electrónico, asociar el dispositivo con la cuenta de almacenamiento de archivos en la nube faltante funciona de maravilla. Conectar múltiples servicios en la nube en el mismo dispositivo también puede agilizar el flujo de trabajo.

Figura A

Cargar múltiples servicios de almacenamiento en la nube en el mismo dispositivo puede aumentar la utilidad del dispositivo.

Por ejemplo, si realizas investigaciones y tomas notas mientras trabajas de forma remota, pero luego necesitas transferir tus notas y los elementos adjuntos como infografías, documentos y hojas de cálculo a tu cuenta de trabajo, enviar todos esos archivos a través de una dirección de correo personal a tu cuenta de trabajo es un proceso engorroso, en el mejor de los casos, que también expone la información a vulnerabilidades de seguridad comunes asociadas con los mensajes de correo en texto claro. Tener ambas cuentas en la nube, como tu cuenta personal de iCloud y el servicio OneDrive de tu organización, disponibles en el iPad que utilizas cuando trabajas de forma remota puede simplificar las transferencias de archivos y mejorar la seguridad. Solo asegúrate de seguir algunas mejores prácticas.

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Antes de conectar cualquier dispositivo a una red corporativa, confirma primero si el departamento de TI de la organización permite dicha conectividad y si conectar los servicios de iCloud y OneDrive en el mismo dispositivo no viola ninguna mejor práctica de seguridad, estándar de trabajo desde casa o política de BYOD. No quieres buscar perdón más adelante por haber cruzado redes; comienza esas iniciativas con permiso explícito.

Siempre debes estar atento para evitar introducir accidentalmente un archivo de una plataforma en la otra. Incluso cuando muevas intencionalmente un documento, una hoja de cálculo o una colección de archivos entre servicios en la nube, verifica dos veces que has elegido el directorio de destino correcto. Siempre presta mucha atención cuando guardes archivos localmente en un dispositivo de Apple, ya sea un escritorio Mac, un MacBook Pro, un iPad o incluso un iPhone. No guardes por error un archivo adjunto de correo electrónico en la ubicación incorrecta en la nube, no sea que descubras más adelante que has guardado las fotos de las vacaciones familiares en el directorio de estados financieros de tu organización.

Del mismo modo, cuando conectes dos servicios de almacenamiento en la nube en el mismo dispositivo, también debes protegerte contra guardar accidentalmente información de tu organización dentro de la lista de compras en línea de tu familia o entre los elementos relacionados con las vacaciones. No querrás que información confidencial de la empresa, como archivos de recursos humanos, estados financieros y datos relacionados con investigación y desarrollo, salga a la luz fuera de la red de tu organización. Los departamentos de TI ya tienen suficiente trabajo combatiendo intentos no autorizados continuos de violar los sistemas de la organización y acceder a dicha información.

Las filtraciones no deseadas, incluso si son involuntarias, no ayudan. Pero considerando con qué frecuencia los profesionales de hoy en día realizan múltiples tareas: asistir a seminarios web mientras leen y responden mensajes de correo electrónico, ingresar datos en aplicaciones en línea mientras hablan con un colega a través de Teams y hablar por teléfono celular mientras redactan un mensaje de correo electrónico o publican una actualización a través de Slack, es fácil entender cómo un momento de distracción podría hacer que un documento importante o una hoja de cálculo confidencial se guarden en la ubicación incorrecta de la nube. Así que, ten cuidado.

También debes pensarlo dos veces antes de conectar una computadora familiar compartida, como una iMac en la cocina, a la plataforma en la nube de tu lugar de trabajo. Puede que no te quede otra opción si esa es la única computadora desde la cual puedes trabajar de forma remota. En ese caso, considera prohibir a otros usuarios acceder a la computadora, al menos durante el tiempo que debas utilizar el dispositivo para cumplir con tus responsabilidades laborales o mientras te adaptes a un horario de trabajo híbrido. No querrás que información confidencial de la empresa esté disponible para otras personas, incluso si esas personas son tu pareja, tus hijos o tus compañeros de cuarto.

Dicho esto, hay algunos pasos para utilizar iCloud y OneDrive en Macs, iPads e iPhones. En el caso de OneDrive, primero debes descargar la aplicación desde la App Store de Apple. Luego, debes conectar la cuenta de servicio en la nube al dispositivo. Una vez conectado, puedes acceder y utilizar los recursos de los servicios en la nube en ese dispositivo.

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En una Mac, o en un iPhone o iPad, las conexiones con iCloud son esencialmente automáticas. No hay una aplicación separada que descargar. La configuración ocurre casi por defecto. Al configurar una nueva Mac (o iPhone o iPad), se capturan las credenciales de iCloud y se implementa la integración de iCloud al configurar el dispositivo. iCloud aparece automáticamente en la barra lateral del Finder.

En las Mac, también hay opciones adicionales de personalización de iCloud. Puedes hacer clic en Preferencias del sistema, seleccionar ID de Apple y hacer clic en el botón de Opciones que aparece junto a la entrada de iCloud Drive. En los iPhones y iPads, puedes acceder a las opciones de personalización tocando Configuración, seleccionando tu usuario y tocando iCloud.

En el caso de Microsoft OneDrive, primero debes descargar la aplicación desde la App Store de Apple y luego iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft. Una vez que hayas iniciado sesión, puedes arrastrar la carpeta de OneDrive desde el Finder hacia la barra lateral del Finder. Entonces, OneDrive aparecerá en la barra lateral (Figura B), facilitando el acceso a los recursos guardados allí.

Figura B

Cómo utilizar iCloud y OneDrive en Mac - Nube | Imagen 1 Newsmatic

Agregar accesos directos tanto de iCloud como de OneDrive en la barra lateral de Finder en macOS facilita el acceso frecuente a los lugares de almacenamiento de archivos en la nube.

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Guarda los archivos adjuntos de correo electrónico en iCloud o OneDrive directamente desde Mail o Outlook en una Mac arrastrando los archivos a la carpeta correspondiente de almacenamiento en la nube dentro del Finder. Alternativamente, si abres el adjunto directamente desde Mail o Outlook, puedes guardar el archivo directamente en iCloud o OneDrive haciendo clic en Archivo en la barra de menú, haciendo clic en Guardar y navegando hasta el directorio correspondiente (Figura C).

Figura C

Usando un iPhone o iPad, puedes guardar los adjuntos abiertos en un directorio de almacenamiento en la nube al navegar hasta la ubicación correcta correspondiente.

Usando un iPhone o iPad, el proceso es similar, aunque con algunos ajustes. En lugar de arrastrar un adjunto de Mail o Outlook a Finder (o la aplicación Files utilizando iOS y iPadOS), puedes mantener presionado el adjunto, lo cual mostrará un menú emergente (Figura D), desde el cual puedes elegir Guardar en Archivos. Luego, especifica el directorio en la nube donde deseas guardar el archivo (Figura E).

Figura D

Mantener presionado un adjunto de correo electrónico utilizando Mail o Outlook en un iPhone o iPad muestra un menú emergente desde el cual puedes guardar el adjunto en un directorio en la nube seleccionando Guardar en Archivos.

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Figura E

Cuando guardes los adjuntos de correo electrónico en una cuenta de almacenamiento en la nube, asegúrate de navegar hacia el servicio en la nube correcto utilizando el directorio de archivos de iPhone/iPad.

Utilizar múltiples cuentas de almacenamiento de archivos en la nube en la misma Mac, iPad o iPhone a menudo hace que el dispositivo correspondiente sea mucho más útil. Siempre y cuando los usuarios sean diligentes, operen con cuidado y presten atención a dónde se guardan, copian, mueven y guardan los archivos, generalmente se logran eficiencias en el flujo de trabajo y mejoras en la productividad.

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