Cómo crear y gestionar proyectos con ONLYOFFICE
ONLYOFFICE es una suite de herramientas de oficina que puedes implementar en tu propio centro de datos (o desde un host en la nube de terceros) que puede rivalizar con Google Workspaces o Office 365. El software incluye casi todo lo que necesitas para ser productivo, incluyendo CRM, Correo, Gente, Comunidad y, por supuesto, Documentos (documentos, hojas de cálculo, presentaciones y plantillas).
Otra característica incluida en ONLYOFFICE es una herramienta de gestión de proyectos, llamada Proyectos. Con ONLYOFFICE Proyectos puedes gestionar proyectos a través de un tablero bastante estándar (que, lamentablemente, no es del estilo kanban), hitos, tareas, discusiones, gráficos de Gantt, asignaciones de tareas/proyectos, seguimiento del tiempo e informes. Aunque no es tan sencillo de usar como un tablero kanban, la herramienta ONLYOFFICE Proyectos es bastante útil, especialmente considerando que está acompañada por otras herramientas (lo que la convierte en una suite completa que puede impulsar cualquier tamaño de negocio o incluso departamentos dentro de una empresa).
Quiero presentarte la herramienta ONLYOFFICE Proyectos para que puedas empoderarte a ti mismo con un flujo de trabajo más eficiente y colaborativo.
Lo que necesitarás
Lo único que necesitarás es una instancia en ejecución de ONLYOFFICE (lee el Servidor de Documentos ONLYOFFICE). Con eso disponible en tu LAN, vamos a gestionar nuestros proyectos.
Cómo crear un nuevo proyecto
Lo primero que querrás hacer es crear un nuevo proyecto. Inicia sesión en tu instancia de ONLYOFFICE y haz clic en Proyectos desde la página principal (Figura A).
Figura A
Enseñanza y Aprendizaje con Microsoft: Herramientas y Lecciones para Profesores de todos los NivelesSi ya has creado un proyecto (como yo), esto te llevará inmediatamente a la página de Tareas del proyecto (Figura B).
Figura B
Ahora estás listo para crear tu primer proyecto. Para hacer eso, haz clic en el menú desplegable Crear y luego haz clic en Proyecto (Figura C).
Figura C
Guía de Examen de Certificación Lotus Notes: Desarrollo de Aplicaciones y Administración del SistemaEn la ventana resultante (Figura D), debes darle un título al proyecto y asignarle un administrador. Opcionalmente, puedes añadir una descripción y, si deseas que el proyecto sea visible para todos los usuarios, desmarca la opción Guardar este proyecto como privado.
Figura D
Haz clic en Guardar y tu proyecto estará listo para ser gestionado.
Ya nos encontramos con el primer problema a resolver. Por defecto, solo hay un usuario... tú (el administrador). Si tienes la intención de colaborar en estos proyectos, querrás crear nuevos usuarios para que puedan ser asignados a proyectos de gestión y/o tareas para que se encarguen.
Cómo crear usuarios
Para crear nuevos usuarios, haz clic en el menú desplegable Herramientas cerca de la parte superior izquierda de la ventana (directamente a la derecha de ONLYOFFICE). Desde ese menú desplegable, haz clic en Personas (Figura E).
Cómo gestionar eficazmente grandes volúmenes de correo electrónicoFigura E
En la ventana resultante, haz clic en el menú desplegable Crear y haz clic en Usuario (Figura F).
Figura F
En la nueva página de perfil (Figura G), completa la información necesaria para el nuevo usuario.
Integración de StarOffice: calendariosFigura G
Una adición útil es la capacidad de añadir cuentas de redes sociales para el nuevo usuario (seleccionando entre Facebook, Twitter, LiveJournal, Blogger, MySpace y Yahoo!). También querrás crear una contraseña temporal para el nuevo usuario. Una vez que hayas completado la información del usuario, haz clic en Guardar y ese usuario será añadido como pendiente. El nuevo usuario recibirá una invitación por correo electrónico, donde deberá aceptarla y luego cambiar inmediatamente su contraseña.
Cómo asignar proyectos en ONLYOFFICE
Ahora que has agregado nuevos usuarios a ONLYOFFICE, puedes asignarles proyectos (y tareas). Esto no es tan intuitivo como debería ser (aunque es simple, una vez que sabes dónde buscar). Regresa a la página de Proyectos y luego abre el proyecto en cuestión. Desde la página del proyecto (Figura H), haz clic en la pestaña Equipo.
Figura H
En la página de Equipo, haz clic en Administrar equipo y luego, desde el cuadro emergente (Figura I), selecciona al usuario que se agregará al equipo.
Figura I
Cómo gestionar eficazmente el correo electrónico en tu empresaHaz clic en Guardar y el usuario habrá sido añadido. Ese usuario debería poder iniciar sesión en su cuenta y comenzar a colaborar en el proyecto.
Una vez que hayas agregado usuarios, puedes ocuparte de crear proyectos, tareas y subtareas. Los miembros del proyecto pueden cargar archivos en las tareas e incluso adjuntar un archivo desde la carpeta de Documentos del proyecto. La única confusión con la función de documentos es que los documentos y archivos de Proyecto creados dentro de la herramienta Documentos no se superponen. Por esto, querrás asegurarte de crear documentos para Proyectos dentro de la página actual del Proyecto y documentos no relacionados con el proyecto dentro de la herramienta Documentos. Esto podría requerir un poco de reajuste por parte de ONLYOFFICE (ya que me gustaría ver una mejor integración entre las herramientas de la suite).
En este punto, todo debería ser bastante intuitivo para cualquier persona que haya trabajado con una herramienta de gestión de proyectos. Si has estado buscando una suite completa de herramientas de productividad que se pueda implementar internamente, ONLYOFFICE podría ser justo lo que necesitas.
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