Cómo ocultar y resumir filas o columnas en Excel

Excel ofrece una función de esquema automático que es útil, pero a menudo pasa desapercibida para los usuarios. El esquema automático oculta los detalles, mostrando solo los encabezados y resumiendo filas o columnas. En una hoja simple, esto puede parecer excesivo, pero si estás trabajando con muchos datos, con solo un clic podrás ver esta vista simplificada.

Para ilustrar esta función, vamos a ocultar las cifras de ventas en la hoja que se muestra a continuación, siguiendo estos pasos:

1. Selecciona el rango de datos. En este caso, sería A1:F14.
2. Haz clic en la pestaña "Datos". En Excel 2003, elige "Grupo y esquema" en el menú "Datos" y pasa al paso 4. En Excel 2007, hay una opción de "Esquema" en la cinta de opciones "Datos".
3. En el grupo "Esquema", haz clic en el desplegable de la opción "Grupo".
4. Selecciona "Esquema automático".

El cambio no es obvio: busca los corchetes encima y a la izquierda de las celdas de encabezado. Usar el esquema es sencillo. Inicialmente, cada corchete muestra un signo menos. Haz clic en él para eliminar las celdas de detalle.

Para mostrar todos los datos, haz clic en el signo más. De manera similar, puedes hacer clic en los íconos 1 y 2 para contraer o expandir la hoja. Para eliminar el esquema, elige "Borrar esquema" en el desplegable "Desagrupar".

Ocultamiento

El esquema automático es fácil de implementar y se puede desactivar fácilmente si no deseas mantenerlo activo. Sin embargo, hay más en esta función de lo que parece a simple vista. Como probablemente sabrás, no recomiendo ocultar columnas y filas, no es incorrecto, pero los usuarios tienden a olvidar que han ocultado datos y este olvido puede causar problemas. La función de esquema puede ayudarte cuando necesites ocultar datos.

Para ocultar temporalmente una fila o columna de datos, utiliza esta función de la siguiente manera:

Cómo mantener un encabezado con su párrafo en Word

1. Selecciona la fila o columna que deseas ocultar. Por ejemplo, selecciona la fila 5 para ocultar los datos de abril.
2. Haz clic en la pestaña "Datos". En Excel 2003, elige "Grupo y esquema" en el menú "Datos".
3. Haz clic en "Grupo" en el grupo "Esquema" y Excel mostrará un corchete de esquema a la izquierda de la fila 5.
4. Para ocultar la fila 5, haz clic en el signo menos. (También puedes hacer clic en el ícono "Ocultar detalle" en el grupo "Esquema".)

Hemos ocultado una fila, pero utilizando la misma técnica, puedes ocultar un bloque de filas, una columna individual o un bloque de columnas. Para quitar el esquema parcial, haz clic en "Desagrupar" en el grupo "Esquema". Ten en cuenta que esta función no funciona con selecciones no contiguas.

Usarás el esquema automático cuando las filas de resumen contengan fórmulas; Excel utiliza las fórmulas para distinguir entre los valores y las filas y columnas de resumen. Cuando el rango de datos sean valores literales, deberás establecer los agrupamientos manualmente. Además, al utilizar el esquema automático en Excel 2003, las fórmulas deben estar a la derecha o debajo de los valores de detalle. Si no es así, cambia la orientación mediante el comando "Configuración" del submenú "Grupo y esquema". El ejemplo tiene solo un nivel de valores de detalle y fórmulas de resumen. ¡Pero ten en cuenta que puedes tener hasta ocho! También ten en cuenta que el esquema automático no funciona con el nuevo objeto Tabla de Excel.

Para que puedas probar esta técnica de manera conveniente, hemos puesto a tu disposición dos ejemplos de hojas de cálculo de Excel para descargar.

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