Qué versión de Project deberías usar Comparación entre la versión web y la versión de escritorio

Cuando analizamos la versión en línea de Project hace un año, era un servicio bastante básico construido sobre SharePoint, con soporte para Grupos modernos y una función llamada Roadmap para obtener una visión general de múltiples proyectos. Esa versión de Project Online era más o menos un marcador de posición para un nuevo sistema de gestión de proyectos que Microsoft aún estaba desarrollando sobre la plataforma Common Data Service for Apps, la cual alimenta a Dynamics, utilizando el potente motor de programación de las versiones de escritorio y servidor de Project, pero aún alojado en SharePoint Online para facilitar el intercambio de documentos y la comunicación en Teams.

Ahora que este servicio se ha lanzado, ¿qué pasa con la versión de escritorio de Project y cuál deberías usar?

Más allá de las tablas

La aplicación web de Project te permite empezar de manera sencilla en una vista de cuadrícula que se asemeja a Microsoft ToDo, creando un proyecto haciendo una lista de tareas de la misma forma en que lo harías en una aplicación de gestión de tareas, y asignando tareas a las personas que ya están en el sistema porque están en Teams o en tu Directorio Activo. Aprovechar Office 365 de esa manera ahorra mucho tiempo de preparación, como añadir personas a un conjunto de recursos empresariales de manera estándar en Project. También es un cambio respecto al enfoque tradicional de arriba hacia abajo del flujo de trabajo clásico de Project, con un administrador de proyectos formal; si tu proyecto es más una colaboración dentro de un equipo, puedes tener fácilmente coautores que puedan crear, asignar y dar seguimiento a tareas.

La creación de tareas complejas también es sencilla: en lugar de manejar un diálogo de tareas multinivel, creas todas las tareas diferentes y las marcas como subtareas para agruparlas. No necesitas recordar guardar un proyecto o hacer check-in o check-out a medida que trabajas en él; eso suena obvio para las aplicaciones web modernas, pero aún tienes que hacerlo con la versión de escritorio de Project y Project Server. Si tienes tareas similares o que se repiten en varios proyectos, puedes copiarlas y pegarlas.

Puedes agregar más campos además de los básicos a las tareas de tu proyecto, incluyendo fórmulas personalizadas, pero hasta ahora solo hay once opciones en lugar de las más de 300 en el proyecto clásico.

Herramientas de planificación como Trello han popularizado las tablas Kanban entre el público en general, y Project hereda la vista de tablas de Planner (que ahora es desarrollado por el mismo equipo). Puedes agrupar la vista de la tabla de varias formas, como por el avance de las tareas o utilizar contenedores para clasificar las tareas de la manera que más sentido tenga para ti. Las tareas próximas o las de hoy se resaltan en amarillo; las tareas vencidas se resaltan en rojo, tanto en la vista de cuadrícula como en la de tablas, y esto funciona en el modo de alto contraste que ahora está disponible para mejorar la accesibilidad.

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Rellena las fechas de inicio y finalización de una tarea y se programará automáticamente (algo que solías tener que seleccionar para cada proyecto); la vista de línea de tiempo (que es un diagrama de Gantt sin el nombre intimidante) te permite arrastrar las tareas a la fecha correcta, asignar más o menos tiempo y reprogramarlas. También puedes arrastrar los puntos que aparecen junto a una tarea para hacerla depender de otra o puedes abrir el panel de detalles y agregar dependencias allí. Haz clic en el campo y te sugerirá algunas tareas; comienza a escribir el nombre de la tarea que necesitas hacer primero y la lista se filtrará para ofrecerte tareas coincidentes entre las que elegir. Nuevamente, esto parece obvio, pero establecer dependencias en el Project de escritorio es mucho más complicado porque implica buscar el número de la tarea.

Este es un método mucho más fluido e intuitivo para construir un proyecto, pero las fechas de inicio y finalización se configurarán automáticamente o se recalcularán en función de la duración de la tarea y las tareas de las que depende. Esto incluye cambiar las fechas para que se basen en días hábiles; una tarea de siete días lleva más de una semana. Los calendarios conocen los días festivos oficiales en diferentes regiones, por lo que el personal del Reino Unido estará programado durante el Día de Acción de Gracias. También puedes crear calendarios personalizados que incluyan fines de semana si tu negocio incluye conferencias y exposiciones, o que indiquen en qué días trabajan los empleados a tiempo parcial para que las tareas asignadas a ellos se muestren como tomando tantos días como sea necesario para adaptarse a sus horarios. Recibirás una notificación emergente para informarte sobre los cambios. Cuantos más detalles agregues sobre la cantidad de trabajo que implica una tarea y cuánto se ha hecho, más verás esto cuando pases el cursor sobre una tarea.

Cuando necesitas a personas que no están en Office 365 o recursos como impresoras, vehículos o salas, puedes crear contactos si son personas o recursos reservables si no lo son. También puedes agregar servicios como tiendas de impresión, que están a tu disposición a través de Dynamics. En el futuro, Microsoft planea agregar más funciones de Dynamics directamente a Project, como análisis de presupuesto, gestión de recursos y seguimiento de gastos y tiempo. Ya puedes establecer etapas, fases y flujos de trabajo para tus proyectos creándolos en SharePoint Online.

Un número creciente de proyectos involucra tecnología: las tareas y entregables que estás ingresando en Project podrían ser una campaña de marketing en Adobe Cloud o tickets en JIRA. Debido a que Project está basado en Dynamics, obtiene los mismos conectores que Power Automate (anteriormente Microsoft Flow), por lo que puedes integrar datos de esos sistemas directamente en lugar de tener que copiar, pegar o escribir todo a mano una vez más.

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De manera similar, cuando desees obtener más vistas de proyectos, el sistema de informes de Project es un paquete de plantillas de nueve informes en Power BI, lo que te permite ver el estado de los proyectos de un vistazo, averiguar en qué están trabajando los miembros del equipo, utilizar la funcionalidad de preguntas y respuestas en lenguaje natural para comprenderlos mejor o crear tus propias visualizaciones en Power BI Desktop. Las plantillas y los paneles que creas en Power BI aparecen en Teams. También puedes utilizar acciones realizadas en Project como desencadenantes para Power Apps que pueden realizar acciones como publicar en un canal de Teams para alertar a las personas sobre problemas en el proyecto, o crear Power Apps que permitan a las personas informar problemas con una tarea que actualicen el plan de Project.

Si deseas utilizar más de la plataforma Power, puedes utilizar la herramienta AI Builder para, por ejemplo, crear un modelo que prediga qué proyectos tienen más posibilidades de tener éxito basándose en los comentarios de los administradores de proyectos en proyectos anteriores, y qué proyectos tienen suficientes tareas retrasadas que están enfrentando problemas y necesitan más atención.

Project Online y Project de escritorio

Project Online traslada la gestión de proyectos a la nube, pero no de la misma manera en que Office 365 traslada Word, Excel, PowerPoint y Outlook a la nube, donde las versiones web son réplicas casi idénticas de las herramientas ampliamente utilizadas que seguirán en uso general.

Si lo deseas, puedes seguir utilizando la versión de escritorio de Project como cliente para el servicio de Project Online, convirtiéndolo en un reemplazo para Project Server de la misma manera que Office 365 reemplaza a Exchange y SharePoint Server: no necesitas configurar ni mantener tu propio hardware y software de servidor, y no tienes que gestionar el acceso remoto.

Los usuarios pueden utilizar la aplicación web de Project desde un teléfono o tableta, o cuando simplemente no necesitan toda la potencia y complejidad de Project Professional (que se renombra como Project Online Desktop Client, pero es el mismo software, con una suscripción en lugar de una licencia permanente). El costo de la licencia del cliente de escritorio aumenta el costo de la suscripción, de £ 7.50/$10 por usuario al mes a £ 22.60/$30 (o más si deseas gestión de cartera).

Pero la versión de escritorio de Project nunca fue tan ampliamente utilizada como, por ejemplo, Excel, y sigue siendo una herramienta para expertos y profesionales de gestión de proyectos. El servicio Project Online no intenta replicar ni reemplazar el cliente de escritorio, que es probable que continúen utilizando los administradores de proyectos formales y que aún tiene algunas características que aún no se encuentran en la aplicación web de Project.

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Los altos directivos y ejecutivos que deseen ver el estado de un proyecto es poco probable que recurran a la clásica aplicación de escritorio Project, pero se sentirán cómodos en la aplicación web de Project. Y aunque el plan de solo lectura para supervisar proyectos sin trabajar en ellos ya no se muestra en el sitio web de Microsoft, aún está disponible para las empresas.

Sin embargo, el nuevo servicio de Project tiene sus propias complejidades, debido en parte a la forma en que depende de SharePoint. Para proyectos extremadamente grandes, con un gran número de recursos o varios calendarios, es posible que debas realizar ajustes de rendimiento.

Los "gerentes de proyectos accidentales" que tienen que coordinar un equipo y entregar un proyecto encontrarán que la aplicación web de Project es una evolución más natural que les brinda gran parte del valor de Project sin la formalidad y la complejidad. Pero aunque está diseñado para ser fácil de comenzar, el motor de programación completo y el seguimiento de dependencias, la visión general de múltiples proyectos con Roadmap y características avanzadas como la gestión de cartera (en las suscripciones más costosas) hacen que el nuevo Project no sea solo para lo básico. Si tu organización ya utiliza Office 365 y la plataforma Power, la integración con Teams y los paneles de Power BI y los conectores de Power Automate te permiten personalizar y ampliar Project de formas muy sofisticadas.

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