Viva Goals: La nueva aplicación para alcanzar tus objetivos y medir el progreso

Tu organización es lo que mides: las personas naturalmente optimizarán las métricas que sigas, por lo que debes asegurarte de que tus incentivos te estén brindando lo que realmente deseas. La nueva app Viva Goals tiene como objetivo ayudar a las organizaciones a hacer un seguimiento de los proyectos y los OKR que les importan, al tiempo que brinda a los empleados una visión clara de lo que la empresa quiere que prioricen.

¿Qué son los OKR?

Los Objetivos y Resultados Clave (OKR, por sus siglas en inglés) son un marco para establecer metas claras de lo que deseas lograr, resultados medibles que te dirán si los estás alcanzando y las iniciativas y proyectos que se supone que te llevarán allí. Los objetivos son más concretos que una declaración de misión, los valores de la empresa o la visión e incluso las prioridades generales de la estrategia empresarial: son en lo que la empresa se enfocará a corto plazo y los resultados clave son cómo medir si se han alcanzado esos objetivos.

Andy Grove, CEO de Intel, popularizó el enfoque OKR en la década de 1980 y John Doerr, presidente de Kleiner Perkins, lo dio a conocer en su libro de 2018, "Measure What Matters". Sin embargo, se basa en el enfoque de Gestión por Objetivos de Peter Drucker en la década de 1950. A menudo se malinterpreta, pero los principios son adecuados para el mundo del trabajo remoto, donde las organizaciones deben ser más deliberadas para dejar claro qué se supone que deben lograr con el trabajo que realizan los empleados.

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Según el último índice de tendencias laborales de Microsoft, las prioridades han cambiado durante la pandemia: los empleados se preocupan más por la salud, el bienestar y la flexibilidad; desean tener un sentido de propósito y quieren que se les pague en función de su impacto, no solo por las horas que trabajan. Sin embargo, los gerentes se sienten atrapados entre los líderes de la empresa y lo que los empleados quieren, y más de la mitad afirma que sus líderes están desconectados de esas expectativas.

Todas las empresas tienen planes, metas y objetivos, pero a menudo no está claro para los empleados cómo contribuyen tareas específicas al panorama general del negocio o si deben cambiar las prioridades de trabajo cuando los líderes empresariales anuncian una nueva iniciativa.

Tener metas claras comunicadas de manera clara puede ayudar a lidiar con la desconexión entre los ejecutivos y los empleados en lo que respecta a la estrategia y el rendimiento de la empresa, y tener esas metas y métricas conectadas a las herramientas que utilizas para realizar el trabajo facilita el seguimiento del progreso.

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Viva Goals no determinará lo que todos deben hacer, pero puedes usarlo para hacer que la forma en que tu organización establece metas y realiza un seguimiento del progreso sea más rigurosa, con una jerarquía de objetivos para la empresa en general y áreas y equipos comerciales individuales, con algunos resultados clave en los que creas que se lograrán cada objetivo. Los líderes empresariales aún pueden tener iniciativas a gran escala, pero estas se desarrollarán mediante objetivos para equipos e individuos que tengan resultados clave medibles que realicen esfuerzos específicos y enfocados para lograr un objetivo. Puedes mezclar metas "comprometidas" y "aspiracionales", dejando claro cuáles tienen planes claros y accionables y cuáles son cosas que la empresa espera ver pero en las que no depende.

Haciendo las métricas más visibles

Aunque puedes optar por mantener algunos objetivos privados, por defecto los objetivos son visibles para todos en la organización, para que todos puedan ver lo que importa y qué progreso se está haciendo. Viva Goals le recuerda a los propietarios de los objetivos que deben verificar regularmente cómo les va; esas verificaciones también son públicas, por lo que sabes que los gerentes y líderes empresariales aún siguen el progreso hacia los objetivos.

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Integrar datos de toda la organización

Muchas de las tareas que contribuyen a los resultados clave ya se están rastreando en otros sistemas, pero esos detalles tienden a ser visibles solo para las personas que trabajan con ellos. Solo las personas que gestionan y trabajan en un proyecto pueden ver el progreso que se realiza en el sistema de gestión de proyectos. Si estás construyendo software, es probable que estés rastreando errores, solicitudes de funciones, problemas, lanzamientos y otras métricas en GitHub, GitLab o Azure DevOps, pero incluso los líderes empresariales que se toman el tiempo para revisar las herramientas de desarrollo no pueden ver fácilmente cómo esas métricas realmente contribuyen a las prioridades y objetivos comerciales.

Conecta esos datos a Viva Goals y, en lugar de una reunión de estado semanal en la que los gerentes redactan un informe sobre el progreso de su equipo y luego pasan tiempo explicándolo, los resultados clave se pueden actualizar automáticamente.

Los datos pueden provenir de una amplia variedad de sistemas: bases de datos como MySQL, SQL Server, Snowflake y Google BigQuery (y Excel, Smartsheet y hojas de cálculo almacenadas en Box), servicios de inteligencia empresarial como Domo, Looker, Mode y Tableau, servicios de planificación y seguimiento de problemas como JIRA, Asana, Trello y Zendesk, servicios de CRM y seguimiento de ventas como Salesforce, HubSpot y Monday.com. Si estás organizando resultados clave relacionados en proyectos, puedes importar esos proyectos desde Asana, JIRA y Wrike o crearlos desde cero en Viva Goals.

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Si la lista de integraciones parece un tanto ecléctica, es porque muchas de ellas fueron desarrolladas por Ally.io antes de su adquisición por Microsoft; esperamos una lista más larga de integraciones antes del lanzamiento de Viva Goals, especialmente con aplicaciones de Microsoft 365 como Project y Planner.

Conectar datos de Power BI

La nueva función de métricas de Power BI es un buen ejemplo de cómo funcionará esto. Estas son métricas, KPI y cuadros de mando conectados que se pueden estructurar en jerarquías, tomar datos de soluciones de informes y análisis y mostrarlos en informes y paneles. Puedes ver hitos y objetivos, obtener un mapa de calor que muestra valores atípicos en diferentes niveles de la jerarquía para que sepas en qué concentrarte y especificar detalles como si te importa la suma o el promedio de una métrica en particular.

Esa información de métricas también se mostrará en Viva Goals, por lo que no necesitarás configurar las mismas integraciones dos veces: Power BI tiene conectores para una gran cantidad de servicios y fuentes de datos. Sin embargo, si bien Power BI tiene herramientas poderosas para comprender los datos de una métrica o KPI en particular (para que puedas entender qué hay detrás de las cifras), no te dirá nada sobre por qué esa métrica es importante para el negocio o cómo decidir qué aspecto tiene el éxito: para eso sirven los objetivos en Viva Goals.

Añadir datos contextuales con notas

Junto con los datos de progreso que se rastrean automáticamente, se supone que los propietarios de diferentes OKR deben comentar cómo van esos objetivos y pueden decidir puntuar manualmente los resultados si los números no cuentan toda la historia. Si los resultados clave para un objetivo son tener un cierto número de reuniones para ayudarte a obtener financiación o realizar ventas, y no tuviste tantas reuniones como las que estableciste en tu objetivo porque cerraste el trato después de solo unas pocas reuniones o tuviste más reuniones pero no lograste realmente el objetivo para ese resultado clave, es posible que desees cambiar la puntuación que sugiere Viva Goals, y puedes hacerlo.

Las notificaciones están integradas

Recibirás advertencias para los objetivos que comienzan tarde, de la misma manera que lo harías en una herramienta de gestión de proyectos, pero también cuando no has establecido ningún resultado clave, o has establecido demasiados, lo que sugiere que no tienes un objetivo claro. También recibirás advertencias para los objetivos que fueron demasiado fáciles de alcanzar, porque la puntuación no solo depende de qué tan bien o mal cumpliste el objetivo, sino de qué tan útil fue el objetivo: ¿estás tratando de lograr algo imposible o simplemente estás dejando que las cosas fluyan sin esfuerzo?

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Usa los conocimientos para guiar las conversaciones

Este proceso es lo que distingue a Viva Goals de una aplicación de planificación y seguimiento de proyectos. Utilizas la estructura de objetivos y resultados clave para conectar las directivas de la gran imagen de los líderes empresariales con lo que las personas realmente trabajarán día a día, y pones el progreso que se está logrando en esos OKR en contexto al evaluarlos. Además, los colegas y colaboradores también pueden comentar en las comprobaciones, y esos comentarios son visibles junto a los OKR, por lo que las comprobaciones son una oportunidad para iniciar una discusión o hacer trabajo en equipo, además de mantener a las personas actualizadas.

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Ese tipo de transparencia ayuda a los empleados a entender en qué deberían estar trabajando, ya sea en sus propios equipos o cuando necesitan trabajar con otros grupos en la organización. Microsoft ha utilizado OKR internamente para asegurarse de que los equipos que trabajan juntos tengan un objetivo común. Viva Goals es una herramienta para obtener ese tipo de transparencia, visibilidad, autonomía y responsabilidad en tu organización, pero solo será tan buena como la planificación y el compromiso que inviertas en establecer objetivos realistas y cuidadosamente considerados.

Viva Goals se encuentra actualmente en una vista previa privada; esperamos una vista previa pública este verano y debería estar disponible de forma general (y se incluirá con la suscripción a Microsoft Viva) en el tercer trimestre de 2022.

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