Microsoft aumenta el número mínimo de versiones de documentos en OneDrive y SharePoint

La colaboración digital entre una fuerza laboral móvil es uno de los pilares de la estrategia de mercado de Office 365 de Microsoft. Muchas de las características y mejoras de aplicaciones implementadas por la compañía en los últimos años se han realizado para satisfacer la creencia de que una fuerza laboral más joven está acostumbrada a trabajar en un entorno digital cooperativo y colaborativo.

Con este fin, en mayo de 2018, Microsoft anunció que implementaría un cambio sutil pero significativo en la forma en que funcionará el versionamiento de documentos tanto en OneDrive for Business como en SharePoint Online. A partir de finales de julio, todas las bibliotecas de documentos de SharePoint y OneDrive estarán configuradas para retener un mínimo de cien versiones principales de cada documento. Es importante destacar que el anuncio afirma claramente que "con estos cambios, la página de Configuración de Bibliotecas de Documentos ya no admitirá la capacidad de deshabilitar el versionamiento o configurarlo para retener menos de cien versiones".

Versionamiento

Mantener varias versiones de un documento para poder recuperarlas cuando sea necesario es una característica importante para situaciones de colaboración en las que el proceso creativo puede volverse caótico. Una idea incompleta que fue descartada hace 50 versiones atrás podría ser justo la inspiración necesaria para completar con éxito el proyecto. Sin el versionamiento, esta perspicacia productiva podría perderse para siempre y la productividad podría verse afectada.

Sin embargo, mantener un mínimo de 100 versiones de cada documento en OneDrive o SharePoint puede ocupar considerablemente más espacio de almacenamiento de lo que algunos administradores han planificado. Este cambio en el comportamiento de almacenamiento puede tener efectos adversos en algunas situaciones.

De acuerdo con las nuevas reglas, si tienes habilitado el versionamiento en tus instancias de OneDrive y SharePoint, ya no podrás limitar el número de versiones por debajo del mínimo de cien. Esto significa que los límites existentes se incrementarán automáticamente a 100 cuando se implementen las nuevas configuraciones de versionamiento. Los administradores deben estar preparados para ajustar las asignaciones de almacenamiento según estas nuevas configuraciones.

Para ayudar en este sentido, Microsoft está aumentando la asignación de almacenamiento de SharePoint Online por licencia de usuario a 1 TB más 10 GB por licencia de usuario adquirida. La asignación anterior era de 1 TB más 0.5 GB por licencia de usuario. Para la mayoría de las empresas, el cambio en el versionamiento junto con el aumento en la capacidad de almacenamiento no tendrá poco o ningún impacto en las operaciones, pero cada empresa es diferente y los administradores de Office 365 deben tener en cuenta este cambio e planificar en consecuencia.

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Cómo encontrar los documentos versionados

Para muchos usuarios, acceder a los documentos versionados almacenados en OneDrive y SharePoint puede no ser tan sencillo como creen. Los documentos versionados no se almacenan en la unidad localizada de su estación de trabajo con Windows 10, sino que son exclusivamente una característica en línea.

Para encontrar un documento versionado en SharePoint o OneDrive, abre tu navegador web, dirígete a Office 365 e inicia sesión. Abre la biblioteca en la que se encuentra el documento versionado, que en este ejemplo (Figura A) es mi biblioteca de equipo en SharePoint Online.

Haz clic en el botón de opción junto al documento, o haz clic derecho en el nombre del documento, para acceder al menú avanzado y navegar hasta el enlace Historial de versiones (Figura B).

Cuando hagas clic en ese enlace, se mostrará una lista de las versiones disponibles de ese documento (Figura C). Cada versión se puede ver, eliminar o restaurar para reemplazar la versión actual (perdiendo todos los cambios, tenlo en cuenta).

Conclusión

Ya sea Windows 10, Office 365 o Azure, Microsoft está constantemente monitoreando, cambiando, actualizando y mejorando su software de productividad empresarial. Es una de sus principales estrategias comerciales para mantener a sus clientes satisfechos. Para la mayoría de esos clientes, esto es algo positivo, pero también significa que los administradores de TI deben seguir diligentemente los cambios anunciados por Microsoft y ajustarse cuando sea necesario. Aumentar el número mínimo de documentos versionados para OneDrive y SharePoint es el último ejemplo de esto.

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