Glosario de términos de gestión de proyectos: Todo lo que necesitas saber.

Nota: Este artículo se basa en y es una actualización del artículo de Tom Mochal, Mini-glosario: Términos de gestión de proyectos que deberías conocer.

Cada disciplina tiene su propio vocabulario y la gestión de proyectos no es una excepción. Parte del proceso de implementar exitosamente la gestión de proyectos en tu organización es estandarizar la terminología. De esta manera, cuando una persona habla sobre riesgos, alcance, problemas, requisitos y otras preocupaciones de gestión de proyectos, todos los demás saben a qué se refieren. Este glosario contiene términos comunes utilizados en la gestión de proyectos y puede ayudar a comenzar el proceso de estandarización en tu organización.

Suposición

Puede haber circunstancias o eventos externos que deben ocurrir para que el proyecto tenga éxito (o que deberían ocurrir para aumentar tus posibilidades de éxito). Si crees que la probabilidad de que ocurra el evento es aceptable, puedes enumerarlo como una suposición. Una suposición tiene una probabilidad entre 0 y 100%; es decir, no es imposible que el evento ocurra (0%) y no es un hecho (100%) - está en algún punto intermedio. Las suposiciones son importantes porque establecen el contexto en el que se define el resto del proyecto. Si una suposición no se cumple, la estimación y el resto de la definición del proyecto pueden dejar de ser válidos.

Cliente / clientes

La persona o grupo que se beneficia directamente de un proyecto o servicio es el cliente. Estas son las personas para las que se realiza el proyecto (los beneficiarios indirectos son los interesados). En muchas organizaciones, los beneficiarios internos se llaman "clientes" y los beneficiarios externos se llaman "clientes", pero esta no es una regla fija.

Restricciones

Las restricciones son limitaciones que están fuera del control del equipo del proyecto y que deben gestionarse. No necesariamente son problemas. Sin embargo, el director del proyecto debe ser consciente de las restricciones porque representan limitaciones dentro de las cuales el proyecto debe ejecutarse. Las restricciones de tiempo, por ejemplo, implican que ciertos eventos (quizás el final del proyecto) deben ocurrir en determinadas fechas. Los recursos son casi siempre una restricción, ya que no están disponibles en suministro ilimitado.

Varianza de costos

La varianza de costos (CV) se utiliza para medir la diferencia de costos entre el valor ganado (EV) de un proyecto y el costo real (AC) para entregar el progreso hasta la fecha (CV = EV - AC). En la aplicación, los CV positivos indican que el proyecto se encuentra dentro del presupuesto, ya que está entregando más valor del que está incurriendo en costos. Si el proyecto tiene un CV negativo, está fuera de presupuesto. Incluso los CV positivos deben examinarse para determinar la causa raíz.

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Ruta crítica

La ruta crítica es la secuencia de actividades que deben completarse según lo programado para que todo el proyecto se complete según lo programado. Es la ruta de mayor duración a través del plan de trabajo. Si una actividad en la ruta crítica se retrasa un día, todo el proyecto se retrasará un día (a menos que otra actividad en la ruta crítica pueda acelerarse un día). (Leer: Por qué la ruta crítica es fundamental para la gestión de proyectos)

Entregable

Un entregable es cualquier resultado tangible que es producido por el proyecto. Todos los proyectos crean entregables, que pueden ser documentos, planes, sistemas informáticos, edificios, aviones, etc. Los entregables internos se producen como consecuencia de ejecutar el proyecto y generalmente son necesarios solo para el equipo del proyecto. Los entregables externos se crean para clientes y partes interesadas. Tu proyecto puede crear uno o varios entregables.

Valor Ganado

El Valor Ganado (EV) es un término de gestión del valor ganado que se utiliza para determinar el trabajo total completado en un momento específico. El EV de un proyecto se determina sumando todos los costos presupuestados para cada tarea en el cronograma del proyecto. La fórmula real del EV puede utilizar una variedad de métodos de cálculo, incluido el 0-100%, 50-50% o un porcentaje real para determinar el valor acreditado de una tarea.

Gerente funcional

El gerente funcional es la persona a la que informas dentro de tu organización funcional. Por lo general, esta es la persona que lleva a cabo tu revisión de desempeño. El director de proyecto también puede ser un gerente funcional, pero no tiene por qué serlo. Si tu director de proyecto es diferente de tu gerente funcional, probablemente tu organización esté utilizando una gestión matricial.

Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que muestra las actividades en forma de bloques a lo largo del tiempo. El comienzo y el final del bloque corresponden al comienzo y finalización de la actividad.

Problema

Un problema es un problema importante que obstaculizará el progreso del proyecto y que no se puede resolver sin ayuda externa por parte del director de proyecto y el equipo del proyecto. Los directores de proyecto deben tratar los problemas de manera proactiva a través de un proceso de gestión de problemas definido.

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Ciclo de vida

El ciclo de vida se refiere al proceso utilizado para construir los entregables producidos por el proyecto. Existen muchos modelos para un ciclo de vida de proyecto. Para el desarrollo de software, todo el ciclo de vida podría consistir en planificación, análisis, diseño, construcción/pruebas, implementación y soporte; este es un ejemplo de un ciclo de vida en cascada. Otros ciclos de vida incluyen el desarrollo iterativo, la implementación de paquetes y la investigación y desarrollo. Cada uno de estos modelos de ciclo de vida representa un enfoque para la construcción de los entregables de tu proyecto. (Leer: Los directores de proyecto necesitan comprender el trabajo del ciclo de vida)

Hito

Un hito es un evento de programación que indica la finalización de un entregable importante o un conjunto de entregables relacionados. Un hito, por definición, tiene una duración de cero y no requiere esfuerzo. No hay trabajo asociado con un hito. Es una señal en el plan de trabajo para indicar que se ha completado otro trabajo. Por lo general, se utiliza como una verificación del proyecto para validar cómo está progresando. En muchos casos, hay una decisión, como validar que el proyecto está listo para proceder, que se debe tomar en un hito.

Objetivo

Un objetivo es una declaración concreta que describe lo que el proyecto intenta lograr. El objetivo debe estar redactado de manera específica para que pueda evaluarse al final de un proyecto y ver si se logró. El éxito del proyecto se determina en función de si se lograron los objetivos del proyecto. Una técnica para escribir un objetivo es asegurarse de que sea específico, medible, alcanzable/realizable, realista y oportuno (SMART).

Programa

Un programa es la estructura general establecida para gestionar una serie de proyectos relacionados. El programa no produce ningún entregable del proyecto: los equipos del proyecto los producen todos. El propósito del programa es proporcionar dirección y orientación general, asegurarse de que los proyectos relacionados se comuniquen de manera efectiva, proporcionar un punto central de contacto y enfoque para el cliente y los equipos del proyecto, y determinar cómo se deben definir los proyectos individuales para garantizar que todo el trabajo se complete con éxito.

Gerente de programa

Un gerente de programa es la persona con autoridad para gestionar un programa. (Tenga en cuenta que este es un rol. El gerente del programa también puede ser responsable de uno o más de los proyectos dentro del programa). El gerente de programa lidera la planificación y gestión general del programa. Todos los directores de proyecto dentro del programa informan al gerente del programa.

Proyecto

Un proyecto es una estructura temporal para organizar y gestionar el trabajo y, en última instancia, construir un entregable específico o un conjunto de entregables definidos. Por definición, todos los proyectos son únicos, lo cual es una de las razones por las que es difícil comparar diferentes proyectos entre sí.

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Línea base del proyecto

La línea base del proyecto se utiliza para establecer el conjunto original de estimaciones de presupuesto y cronograma basado en el alcance del proyecto aprobado antes de la ejecución del proyecto. Los directores de proyecto efectivos comparan la línea base del proyecto con el estado actual del proyecto para determinar las variaciones específicas en costos o plazos.

Definición del proyecto (acta constitutiva)

Antes de comenzar un proyecto, es importante conocer los objetivos generales del proyecto, así como el alcance, los entregables, los riesgos, las suposiciones, la estructura de la organización del proyecto, etc. La definición del proyecto (o el acta constitutiva) es el documento que contiene esta información relevante. El director del proyecto es responsable de crear la definición del proyecto. El documento debe ser aprobado por el patrocinador para indicar que el director del proyecto y el patrocinador están de acuerdo en estos aspectos importantes del proyecto.

Oficina de gestión de proyectos

La Oficina de Gestión de Proyectos (OGP) es una organización dentro de una empresa que desarrolla y aplica procesos, herramientas y técnicas de gestión de proyectos. Una OGP puede formarse a nivel de programa, nivel de departamento o a nivel de empresa. Una OGP generalmente brinda soporte para la gobernanza del programa o portafolio, la gestión del portafolio de proyectos, la gestión de recursos y la gestión de problemas y riesgos.

Director de proyecto

El director del proyecto es la persona con la autoridad para gestionar un proyecto. El director del proyecto es 100% responsable de los procesos utilizados para gestionar el proyecto. También tiene responsabilidades de gestión de personas para los miembros del equipo, aunque esto se comparte con el gerente funcional del miembro del equipo. Los procesos utilizados para gestionar el proyecto incluyen definir el trabajo, elaborar el plan de trabajo y el presupuesto, gestionar el plan de trabajo y el presupuesto, gestión del alcance, gestión de problemas, gestión de riesgos, etc.

Fase del proyecto

Una fase es un grupo lógico de trabajo importante en un proyecto. También representa la finalización de un entregable importante o un conjunto de entregables relacionados. En un proyecto de desarrollo de TI, las fases lógicas podrían ser planificación, análisis, diseño, construcción (incluidas las pruebas) e implementación.

Plan de proyecto

El plan de proyecto (no debe confundirse con el cronograma del proyecto) es el documento que describe los procesos, herramientas y técnicas utilizadas para gestionar y controlar el proyecto. Los procesos comunes incluyen procesos específicos a nivel de proyecto, como gestión de cambios, gestión de problemas, gestión de riesgos, gestión de documentos y gestión del tiempo para actualizaciones del cronograma del proyecto.

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Cronograma del proyecto / cronograma de trabajo

El cronograma del proyecto se asocia comúnmente con Microsoft Project o una herramienta de programación similar. El cronograma del proyecto es la serie de tareas con duraciones, recursos y dependencias específicas que pronostican la fecha de finalización del proyecto.

Equipo del proyecto

El equipo del proyecto es el conjunto de recursos asignados a tiempo completo y a tiempo parcial para trabajar en los entregables del proyecto. Son responsables de comprender el trabajo a completar, completar el trabajo asignado dentro del presupuesto, el cronograma y las expectativas de calidad, informar al director del proyecto sobre problemas, cambios de alcance y preocupaciones de riesgo y calidad, y comunicar proactivamente el estado y gestionar las expectativas.

Solicitud de propuesta

La solicitud de propuesta (RFP) es una solicitud formal utilizada por las organizaciones para identificar posibles soluciones y servicios de una lista de proveedores. Con base en la RFP, la organización identificará una lista más pequeña de proveedores a quienes enviar una solicitud de cotización. (Leer: Cinco consejos para una mejor solicitud de propuesta)

Solicitud de cotización

Una solicitud de cotización es una solicitud formal para que un proveedor proporcione costos reales para un servicio o alcance de trabajo específico. El cliente generalmente proporciona al proveedor un conjunto de requisitos e instrucciones sobre cómo responder a la solicitud. El proveedor proporciona su respuesta, que incluye detalles sobre la solución, suposiciones y precios.

Requisitos

Los requisitos son descripciones de cómo un producto o servicio debe actuar, aparecer o funcionar. Los requisitos generalmente se refieren a las características y funciones de los entregables que estás construyendo en tu proyecto. Los requisitos se consideran parte del alcance del proyecto. El alcance de alto nivel se define en la definición del proyecto (acta constitutiva). Los requisitos forman el alcance detallado. Después de que tus requisitos sean aprobados, se pueden cambiar a través del proceso de gestión de cambios de alcance.

Riesgo

Puede haber eventos externos potenciales que tendrán un impacto negativo en tu proyecto si ocurren. El riesgo se refiere a la combinación de la probabilidad de que ocurra el evento y el impacto en el proyecto si ocurre el evento. Si la combinación de la probabilidad de la ocurrencia y el impacto en el proyecto es demasiado alta, debes identificar el evento potencial como un riesgo y establecer un plan proactivo para gestionar el riesgo.

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Varianza de cronograma

La varianza de cronograma (SV) es un término de gestión del valor ganado que se utiliza para medir el rendimiento del cronograma del proyecto comparando el EV del proyecto con el valor planificado basado en la línea de base del proyecto (PV). La fórmula es SV = EV - PV. Un SV positivo indica que el proyecto está adelante del cronograma, mientras que un SV negativo indica que el proyecto está atrasado del cronograma.

Alcance

El alcance es la forma en que describes los límites del proyecto; define lo que el proyecto entregará y lo que no entregará. El alcance de alto nivel se establece en tu definición del proyecto (acta constitutiva) e incluye todos tus entregables y los límites de tu proyecto. El alcance detallado se identifica a través de tus requisitos empresariales. Cualquier cambio en tus entregables, límites o requisitos del proyecto requeriría aprobación a través de la gestión de cambios de alcance.

Gestión de cambios de alcance

El objetivo de la gestión de cambios de alcance es gestionar los cambios que ocurren en las declaraciones y requisitos de alcance previamente aprobados. El alcance se define y aprueba en la sección de alcance de la definición del proyecto (acta constitutiva) y los requisitos empresariales más detallados. Si el alcance o los requisitos empresariales cambian durante el proyecto (y generalmente esto significa que el cliente quiere agregar elementos adicionales), las estimaciones de costos, esfuerzo y duración pueden dejar de ser válidas. Si el patrocinador acepta incluir el nuevo trabajo en el alcance del proyecto, el director del proyecto tiene derecho a esperar que el presupuesto y la fecha límite actuales se modifiquen (generalmente aumenten) para reflejar este trabajo adicional. Esta nueva estimación de costo, esfuerzo y duración se convierte en el objetivo aprobado.

A veces, el director del proyecto piensa que la gestión del alcance significa tener que decirle "no" al cliente. Eso hace que el director del proyecto se ponga nervioso e incómodo. Sin embargo, la buena noticia es que la gestión del alcance se trata de hacer que el patrocinador tome las decisiones que resultarán en cambios en el alcance del proyecto. (Leer: Aprende el secreto de la gestión efectiva de cambios de alcance)

Patrocinador (patrocinador ejecutivo y patrocinador del proyecto)

El patrocinador es la persona que tiene la autoridad final sobre el proyecto. El patrocinador ejecutivo proporciona financiamiento al proyecto, resuelve problemas y cambios de alcance, aprueba los principales entregables y brinda dirección a alto nivel. También defiende el proyecto dentro de la organización. Dependiendo del proyecto y del nivel organizativo del patrocinador ejecutivo, puede delegar la gestión táctica diaria en un patrocinador del proyecto. Si se asigna, el patrocinador del proyecto representa al patrocinador ejecutivo a diario y toma la mayoría de las decisiones que requieren la aprobación del patrocinador. Si la decisión es lo suficientemente importante, el patrocinador del proyecto la llevará al patrocinador ejecutivo.

Partes interesadas

Las partes interesadas son personas o grupos específicos que tienen un interés en el resultado del proyecto. Normalmente, las partes interesadas son de la propia empresa y pueden incluir clientes internos, directivos, empleados, administradores, etc. Un proyecto también puede tener partes interesadas externas, como proveedores, inversores, grupos comunitarios y organizaciones gubernamentales.

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Comité de dirección

Un comité de dirección generalmente está compuesto por partes interesadas de alto nivel que son responsables de brindar orientación sobre la dirección estratégica general. No reemplazan al patrocinador, sino que ayudan a extender la contribución estratégica y el apoyo a una parte más amplia de la organización. El comité de dirección es especialmente valioso si tu proyecto tiene un impacto en múltiples organizaciones, ya que permite la participación de esas organizaciones en las decisiones que las afectan.

Metodología en cascada

Una metodología en cascada es una metodología de ciclo de vida de desarrollo predictivo con fases secuenciales, que incluyen análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación. Las metodologías predictivas funcionan bien cuando los requisitos y el diseño están bien definidos, como se encuentra en los procesos de construcción o fabricación. Para proyectos de software, se recomienda una metodología ágil a pesar de la abundancia de metodologías en cascada que se encuentran en diversas industrias.

Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una lista de entregables importantes que el equipo del proyecto completará durante el proyecto. La EDT está organizada en una jerarquía y generalmente se descompone en varios subniveles. Una EDT se puede utilizar para definir visualmente el proyecto en partes más pequeñas, para que el equipo pueda comprender mejor y planificar las actividades necesarias para completar los entregables. Las herramientas de diagramación como Microsoft Visio o herramientas de mapas mentales como Mindjet o MindGenius se pueden utilizar para construir una EDT visual. (Leer: Cinco consejos para construir una estructura de desglose del trabajo)

Plan de trabajo (cronograma)

El plan de trabajo del proyecto te indica cómo se completará el proyecto. Describe las actividades requeridas, la secuencia del trabajo, quién está asignado al trabajo, una estimación de cuánto esfuerzo se requiere, cuándo se debe realizar el trabajo y otra información de interés para el director del proyecto. El plan de trabajo permite al director del proyecto identificar el trabajo requerido para completar el proyecto y también permite al director del proyecto supervisar el trabajo para determinar si el proyecto está en el cronograma.

Terminología de gestión de proyectos ágiles

Metodología ágil

Una metodología ágil es una metodología de ciclo de vida de desarrollo de sistemas adaptativa que ofrece software en segmentos incrementales conocidos como iteraciones o sprints. En el desarrollo ágil, el tiempo es fijo y el alcance tiene la flexibilidad de cambiar de una iteración a otra en función del progreso de las historias de usuario del equipo. Una metodología ágil se utiliza mejor cuando los requisitos no están bien definidos. (Leer: Cinco consejos para migrar a una gestión de proyectos ágil)

Gráfico de consumo

Un gráfico de consumo es una vista gráfica del trabajo restante en comparación con el tiempo en una iteración. Se puede expresar en el eje vertical un backlog del proyecto o las horas, mientras que el tiempo se indica en el eje horizontal. Un gráfico de consumo se utiliza a menudo para determinar cuándo se completará el trabajo en un proyecto o una iteración.

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Épica

Una épica es un conjunto de historias de usuario relacionadas. También se consideran una "historia de usuario muy grande".

Iteración

Una iteración es un concepto de desarrollo iterativo que establece un marco de tiempo corto para entregar un conjunto de características de software o historias de usuario. Cada iteración incluye actividades típicas de cascada, como análisis, diseño, desarrollo y pruebas, pero están limitadas en el tiempo dentro de una ventana de una a cuatro semanas. Al final de una iteración, se revisa el progreso con el cliente empresarial y se pueden incorporar cambios recomendados en futuras iteraciones.

Poker de planificación

Poker de planificación es un juego de estimación creado por Mike Cohn de Mountain Goat Software. Se utiliza para estimar historias de usuario individuales como una actividad de equipo. El equipo se reúne y revisa las historias de usuario una a una. A medida que se presentan las historias, el equipo discute la historia y proporciona una estimación del trabajo desde su propia baraja de cartas. Todas las estimaciones se presentan y se discuten hasta que el equipo llegue a un consenso.

Lanzamiento

Un lanzamiento es un conjunto de software funcional entregado al cliente empresarial como resultado de un conjunto de iteraciones. Durante la planificación del lanzamiento, los equipos revisarán un backlog de productos para organizar historias de usuario en los lanzamientos e iteraciones específicas que entregan un producto funcional al cliente empresarial.

Scrum

Scrum es una metodología de desarrollo iterativo utilizada para gestionar proyectos de software. En proyectos basados en Scrum, no hay un director de proyecto específico que dirija las tareas del equipo del proyecto; el equipo es autodirigido, con miembros del equipo ubicados en el mismo lugar que se basan en la comunicación en lugar de la documentación para una entrega de proyecto efectiva. (Leer: Obtén una descripción general del enfoque ágil Scrum para la gestión de proyectos)

Sprint

Un sprint es un concepto ágil basado en Scrum que es similar a una iteración. Un sprint tiene un límite de tiempo para entregar un conjunto específico de historias de usuario y producir características de trabajo dentro de un período de tiempo establecido. Durante la planificación de un sprint, el cliente empresarial o el propietario del producto especifica la prioridad de las historias de usuario y el equipo de desarrollo se compromete con el alcance para un sprint determinado. Durante un sprint, se pueden eliminar historias de usuario del alcance del sprint, pero no se pueden agregar nuevas historias; esto permite que los equipos del proyecto se centren en los objetivos del sprint y entreguen rápidamente.

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Puntos de historia

Un punto de historia es un método de estimación relativa utilizado para determinar el tamaño de las historias de usuario para que los equipos puedan determinar cuánto trabajo se puede realizar durante una iteración. Los puntos de historia se pueden expresar mediante una simple secuencia de Fibonacci, tamaños de camiseta o un número relativo. Al sumar el número de historias de usuario y los puntos de historia asociados, el equipo del proyecto puede establecer su velocidad para la planificación de futuras iteraciones.

Historia de usuario

Una historia de usuario es una versión ágil de un requisito de proyecto. Una historia de usuario está compuesta por un par de frases que define quién, qué y por qué para un requisito determinado y se puede documentar en tarjetas de índice o notas adhesivas. Las historias de usuario las escribe el usuario empresarial para comunicar la necesidad o el deseo de software. Las historias de usuario están destinadas a ser concisas, ya que la comunicación entre el usuario empresarial y el equipo de desarrollo se utiliza para ampliar la historia de usuario y desarrollar el software funcional. Ejemplo de Mike Cohn: “Como un , quiero ” (Leer: Historias de usuario: El punto de partida en el desarrollo ágil)

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