Cómo reasignar recursos de proyectos de TI: opciones y riesgos

Tienes una lista de proyectos de TI alineados con los objetivos de la empresa, tus gerentes han asignado al personal de desarrollo adecuado y los proyectos de este año están avanzando. De repente, surgen complicaciones. Tal vez tu empresa necesita igualar un producto o servicio que un competidor lanzó recientemente, y ese esfuerzo urgente toma prioridad sobre los demás. Lo inevitable sigue: tienes que reasignar al personal de TI para cubrir el proyecto. Es un escenario con el que muchos directores de tecnología (CIOs) luchan, pero solo de vez en cuando, si estás preparado.

"Si tienes un buen proceso de planificación, no deberías tener que pasar por ese tipo de proceso con mucha frecuencia", dijo Ed Setar, director de TI del Project Management Institute (PMI). Sin embargo, Setar y un gerente de proyectos entrevistado para esta historia reconocen que aunque los procesos de planificación anuales deberían reducir la necesidad de reajustar los equipos de proyecto, las emergencias ocurren. Cuando ocurren, tienes varias opciones para reasignar recursos, cada una con ventajas y desventajas. Puedes hacer una o una combinación de las siguientes opciones:

1. Repriorizar la lista de proyectos, reducir el alcance, ajustar los plazos y luego reasignar personal

En un esfuerzo por incluir un nuevo proyecto, puedes optar por cambiar las prioridades del proyecto o reducir el alcance de otros proyectos para hacerlo posible, pero hacerlo puede poner en riesgo a otros proyectos.

¿Qué puede salir mal?: Retiras un recurso en el momento equivocado y arruinas otro proyecto.

Catherine Stier, una gerente de proyectos con sede en Minneapolis en una institución de atención médica conductual, explicó que cuando un proyecto reciente dejó de ser la máxima prioridad para convertirse en la segunda, perdió un recurso clave de garantía de calidad. Afortunadamente, el cambio ocurrió al principio de la concepción, diseño y fase de requisitos del proyecto. "En ese momento, no fue tan costoso perder a una persona", dijo Stier.

Si el cambio hubiera ocurrido a mitad del desarrollo del proyecto, el escenario podría haber cambiado por completo. La nueva persona habría tenido que hacer más trabajo para ponerse al día. Además, la tarea de formar a la persona podría ralentizar significativamente el desarrollo del proyecto.

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2. Cancelar un proyecto y reasignar los recursos disponibles

En este escenario, simplemente cancelas un proyecto y reasignas los recursos disponibles.

¿Qué puede salir mal?: Poner a las personas equivocadas en los nuevos equipos y una mala comunicación deja a todos insatisfechos.

"Algunas personas no serán ningún problema", dijo Setar, agregando que a otras les tomará un poco más de persuasión.

Por esa razón, debes considerar la mejor manera de comunicar los cambios al equipo de proyecto. El peor enfoque es ir directamente a los recursos y decirles que están en un nuevo proyecto.

"Realmente apesta cuando eso sucede", dijo Stier. "Te hace sentir que no estás controlando tu proyecto". También puede intimidar al personal de TI, señaló.

El mejor enfoque es comunicar el cambio de prioridades del proyecto a través de los gerentes responsables. Estos gerentes comprenden mejor las habilidades de su equipo y pueden tomar decisiones informadas sobre quiénes son las personas adecuadas para las tareas en cuestión.

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"No siempre es lo mejor que un vicepresidente diga: 'Escuché que Frank fulano es realmente bueno, pongámoslo en eso'", dijo Stier, porque el jefe no siempre conoce las capacidades de todo el equipo.

Cuando PMI tuvo que implementar un proyecto no planificado para cobrar impuestos sobre la venta de sus productos y servicios, Setar habló primero con el equipo directivo. Luego, como grupo, él y sus gerentes se reunieron con los miembros del personal para hablar sobre el cambio en las prioridades del proyecto y el impacto en los recursos. Este enfoque mantuvo al personal motivado y ayudó a asignar a las personas adecuadas a los roles y responsabilidades necesarios.

3. Contratar a un consultor

Puedes optar por contratar a un consultor, pero en una economía ajustada, hacerlo no siempre es factible debido a las restricciones de financiamiento. Ahí es donde una planificación exhaustiva puede salvar el día.

¿Qué puede salir mal?: Traer a un consultor demasiado tarde en el proyecto y no tener a alguien para guiarlo.

Primero, cada proyecto debe tener un fondo de contingencia previsto. Una cifra del 15 por ciento suele ser una apuesta segura. La contingencia se puede usar para cubrir gastos adicionales, como un consultor.

En el caso de una iniciativa de proyecto importante, sin embargo, si el dinero no está disponible y todos los proyectos deben avanzar, tienes pocas opciones aparte de acudir al comité ejecutivo de la empresa para obtener financiación adicional. La elección que enfrentan es simple: los proyectos necesitan más dinero, o se deben cancelar otros proyectos.

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Otra estrategia exitosa es tener una consultoría disponible. Suena sencillamente simple, pero Setar dijo que tener proveedores de servicios profesionales evaluados y confiables disponibles puede ser una ventaja si necesitas reunir a las tropas.

El momento es de vital importancia. En su organización de salud conductual, Stier pudo aprovechar a un consultor de control de calidad (QA) para reemplazar su recurso de QA faltante. Tener a la persona ingresando al proyecto temprano y tener a un mentor disponible para poner al consultor al día ayudó a que la transición fuera un éxito.

4. Hacerlo de todas formas

Si no hay recursos adicionales disponibles y los proyectos competitivos no se pueden retrasar o repriorizar, te enfrentas a la desagradable tarea de completar todo de todos modos.

¿Qué puede salir mal?: El personal se rebela y tus mejores personas se van.

"Conozco situaciones en las que asumes el trabajo adicional, pero la expectativa es que el proyecto A se completará en el marco de tiempo original y que el proyecto B también se completará", dijo Setar. "Eso causará una rebelión".

Pero si has hecho una planificación de recursos adecuada desde el principio, no es un escenario que tendrás que enfrentar, agregó Setar. Les pide a sus gerentes de proyectos que asignen al personal del proyecto al 75 por ciento, lo que crea un margen de contingencia en el equipo de recursos. El personal puede utilizar el tiempo adicional para capacitarse, hacer mantenimiento o asumir otras iniciativas en momentos de crisis.

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El objetivo es pedir al personal que dedique horas adicionales como una excepción, no una regla.

Puedes lograr que las personas trabajen 80 horas semanales ocasionalmente, pero de manera regular, ese requisito matará la productividad o hará que el personal se marche.

"La mayoría de las personas competentes y razonables en el área de TI no van a soportar ese tipo de entorno por mucho tiempo", dijo Setar. "Si son buenos en lo que hacen, tendrán su currículum en la calle".

La verdad es que cualquiera de estos métodos de reasignación de personal tiene el riesgo de crear un personal insatisfecho. Por eso es vital considerar tus acciones cuidadosamente y seguir meticulosamente. De lo contrario, te quedarás con un personal mediocre en lugar de estrellas, exactamente lo contrario de lo que debería suceder en un mercado laboral ajustado.

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