6 técnicas para controlar el presupuesto de un proyecto y mantenerlo en línea

Controlar un presupuesto de proyecto es más difícil que controlar un cronograma de proyecto. Con un cronograma, si te atrasas en una fecha, lo sabes. Pero en la mayoría de las empresas, la información financiera llega con retraso. Por ejemplo, es posible que no sepas el estado financiero de tu proyecto para un mes en particular hasta la segunda semana del mes siguiente, cuando se publiquen los informes de presupuesto.

La importancia de reconocer gastos

También necesitas saber cuándo reconocer los gastos. Puede que reconozcas un gasto cuando recibes una factura o tal vez no hasta que la pagas, lo cual puede ser mucho más tarde. Si tu empresa utiliza órdenes de compra, tu proyecto puede recibir un cargo cuando se genera la orden de compra, aunque la factura real no se pague hasta semanas después. Dependiendo de tu presupuesto, esto puede hacer que los gastos se registren antes y parezca que estás superando el presupuesto, cuando en realidad no lo estás; los gastos solo se registran antes de lo planeado.

Si percibes que tu proyecto realmente está superando el presupuesto, primero debes identificar la causa. Una vez que lo hagas, tendrás una idea mucho mejor de qué opciones están disponibles para intentar recuperarte. Existen varias técnicas que pueden ayudar a controlar el gasto y volver a cumplir con el presupuesto del proyecto.

Técnica #1: Trabajar horas extras no remuneradas

Las horas extras no remuneradas suelen ser el primer recurso al que se recurre para intentar que un proyecto vuelva a cumplir con el presupuesto a corto plazo. Por supuesto, la lógica es que puedes hacer más trabajo con el mismo costo. Si estás cerca del final del proyecto, es posible que también puedas permitir que los miembros del equipo recuperen esas horas una vez que el proyecto se haya completado. Esta es una solución temporal, por lo que no recomendaría utilizarla durante mucho tiempo.

Técnica #2: Intercambiar recursos humanos

Si te estás retrasando en tu fecha límite, querrás intercambiar recursos para que tu proyecto vuelva a cumplir con el cronograma. Cambiarías recursos inexpertos y menos productivos por aquellos que tienen más experiencia y son más productivos.

Sin embargo, al enfrentar una situación de exceder el presupuesto, tienes una motivación diferente. Es posible que necesites ver si hay recursos menos costosos que se pueden aplicar a las actividades. De hecho, si contener costos es más importante que cumplir con el plazo, es posible que estés dispuesto a que el trabajo lleve más tiempo si, en última instancia, se puede completar de manera exitosa a un costo reducido.

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Técnica #3: Eliminar o reemplazar costos no laborales

Al igual que con las personas, puede ser posible utilizar materiales, suministros o servicios de menor costo de lo que originalmente se presupuestó. Puede pedirles a los viajeros que se hospeden en una cadena de hoteles económicos en lugar de alojamientos de lujo. Puedes ver si los miembros del equipo pueden utilizar hardware actualizado existente en lugar de máquinas nuevas. Puedes sustituir la capacitación formal por capacitación por computadora o mentoría en equipo menos costosa. Es posible que tengas que enviar a una persona en una actividad de viaje en lugar de las dos que habías planeado enviar. En cada uno de estos casos, estás intentando satisfacer la necesidad original pero utilizando una alternativa menos costosa.

Técnica #4: "Tolerancia cero" a los cambios de alcance

Esta técnica se puede aplicar para ayudar a remediar un proyecto que se ha retrasado o ha superado el presupuesto. Muchos proyectos comienzan a exceder su presupuesto porque involucran más trabajo del que originalmente se había comprometido. Esto podría ser resultado de una mala gestión de los cambios de alcance o podría ser que se estén realizando pequeños cambios sin que queden registrados. Sin embargo, si corres el riesgo de incumplir con tu presupuesto, debes trabajar con el cliente y los miembros del equipo para asegurarte de que no se solicite ni se realice ningún trabajo no planificado, incluso si es solo una hora. Todo el esfuerzo debe centrarse en reducir los costos y completar solo el trabajo central acordado.

Técnica #5: Utilizar el presupuesto de contingencia (si lo tienes)

Si tienes suerte, tu presupuesto inicial incluye una contingencia para tener en cuenta la incertidumbre y el riesgo asociados con tu estimación. Por ejemplo, no sería inusual que un proyecto incluyera un 10 por ciento de contingencia. La contingencia es aparte del presupuesto del proyecto. Si puedes completar el proyecto dentro de tu presupuesto inicial, toda la contingencia debería ser devuelta a la empresa. Si descubres que tu situación de exceder el presupuesto se debe a actividades que cuestan más de lo estimado, puedes recurrir al presupuesto de contingencia. Cuando lo hagas, asegúrate de que tu patrocinador y las partes interesadas clave estén informados para que administres las expectativas sobre la cantidad de financiamiento de contingencia restante.

Técnica #6: Reducir el alcance del trabajo

Observa el trabajo restante y negocia con el cliente para eliminar parte de él del proyecto. Si todo el trabajo restante es fundamental para la solución, es posible que esta discusión aún deba tener lugar como último recurso. Puede ser posible completar este proyecto dentro del presupuesto con menos del 100 por ciento de funcionalidad y luego ejecutar un proyecto de seguimiento para completar los requisitos restantes.

Tomar acción

Estas son seis áreas a las que debes prestar atención si estás superando el presupuesto. Una vez que identifiques la causa del problema y evalúes la flexibilidad de tu cronograma, podrás determinar las mejores acciones para volver a cumplir con tu presupuesto.

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