Qué es Microsoft Project y qué no lo es

Microsoft Project es una aplicación muy mal comprendida. Recuerda a otras aplicaciones de Office, con menús y barras de herramientas como Word, tablas y gráficos como Excel, pero cuando te adentras en ella, te das cuenta de que es muy diferente. En ciertos aspectos, parece que hace cosas por sí misma.

Project es la aplicación más enfocada de todas las aplicaciones de Office. Mientras que los demás programas de Microsoft Office tienden a ser amplios y generales en su aplicación, Microsoft Project está diseñado exclusivamente para gestionar el uso de recursos y la planificación de proyectos.

No gestionará tu proyecto por ti. No te evitará asignar demasiadas tareas a tus recursos. No te dirá qué va a suceder, pero te permitirá saber qué podría suceder si nada cambia. Al igual que cualquier otro software, Project debe utilizarse como un sistema de información y no como una bola de cristal.

Project te ayudará a realizar un seguimiento del progreso de tus tareas. Te ayudará a determinar cuánto trabajo realiza cada uno de tus recursos en tu proyecto. Facilitará la comunicación del estado de tu proyecto.

Si eres nuevo en Project o estás considerando este software como una solución, explicaré los conceptos básicos de Microsoft Project en los próximos artículos. Empecemos por ver cómo Microsoft Project calcula el Trabajo, la Duración y las Unidades.

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Este es el primero de cuatro artículos que se publicarán en IT Consultant y IT Manager Republics y que tienen como objetivo ofrecer una introducción a esta popular solución de gestión de proyectos. El siguiente artículo de esta serie tratará sobre cómo ingresar tareas, hacer estimaciones de trabajo, decidir tipos de tarea y crear dependencias entre tareas.

Duración = Trabajo/Unidades de asignación
El cálculo del Trabajo, la Duración y las Unidades es el mayor punto de conflicto para los nuevos usuarios de Project. Este cálculo es la base de lo que Project hace y no se puede desactivar, por lo que debes lidiar con él.

Duración = Trabajo/Unidades de asignación: Esta ecuación es el E=MC² de Project. Significa que, dadas las otras configuraciones en Project, como las horas de trabajo por día, etc., la Duración de la asignación (en horas) es igual al Trabajo de la asignación (en horas) dividido por el valor de Unidades de la asignación. Las Unidades representan el porcentaje de la jornada laboral de un recurso, es decir, la cantidad de horas que se espera que el miembro del equipo del proyecto trabaje en una asignación determinada. Por ejemplo, si quieres que Joe trabaje medio tiempo en una tarea, le asignarías un 50% de Unidades.

Si un recurso tiene una jornada laboral de ocho horas y se le asigna trabajar en una tarea al 100% de Unidades (ocho horas de trabajo), entonces la Duración será de ocho horas (un día por defecto).

Ahora, supongamos que cambias las Unidades al 50%. Entonces, la Duración se convierte en 16 horas o dos días, porque si una persona trabaja la mitad de un día laboral de ocho horas en esta tarea, le llevará 16 horas (dos días) completar ocho horas de trabajo.

Muchas personas intentarán discutir esta fórmula, pero ahorra tu tiempo y acepta que es así. Es una verdad universal en Microsoft Project y aunque no estés de acuerdo con ella, esta fórmula es la que utiliza Project.

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Todo lo que hace Project se basa de alguna manera en los cálculos que esta fórmula realiza.

Tipos de tarea
La forma en que Project te brinda cierto control sobre cómo esta fórmula afecta tu proyecto es a través de la función de tipos de tarea.

Las opciones de tipo de tarea son:

• Unidades fijas
• Trabajo fijo
• Duración fija

Como puedes deducir por los nombres, te permiten "fijar" uno de los tres elementos de la ecuación para controlar cuál será ajustado para que ambos lados se igualen.

 

La pestaña Avanzado en el menú de Información de la tarea te permite elegir si quieres fijar el valor de las Unidades, el Trabajo o la Duración.

Como recordarás de álgebra de secundaria, si tienes una ecuación de tres elementos y mantienes fijo uno de los valores, si cambias un segundo valor, el tercer valor debe cambiar para que la ecuación siga siendo verdadera. Por ejemplo:

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1 día de Duración = 8 horas de Trabajo / 100% de Unidades

Si creamos esto como un tipo de tarea con Duración fija y luego cambiamos las Unidades al 50%, Project cambiará automáticamente el valor del Trabajo a cuatro horas.

Si configuramos la tarea con Trabajo fijo, entonces el mismo cambio en las Unidades haría que Project ajustara el valor de la Duración a dos días. Y si configuramos la tarea con Duración fija y editamos el Trabajo a 16 horas, Project ajustaría el valor de las Unidades a 200% para mantener fija la Duración y equilibrar aún así la ecuación.

Dicho esto, la mejor manera de familiarizarte con esta función es crear un proyecto de prueba, jugar con las configuraciones y ver cómo reacciona Project al cambiar los datos o agregar trabajo real.

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