Consejos para estimar el esfuerzo necesario en un proyecto

Cómo Estimar el Esfuerzo Requerido para un Proyecto Exitoso

En la gestión de proyectos, hay tres estimaciones tempranas que se necesitan: esfuerzo, duración y costo. De las tres, debes estimar primero las horas de esfuerzo. Una vez que comprendas el esfuerzo requerido, puedes asignar recursos para determinar cuánto tiempo llevará el proyecto (duración) y luego estimar los costos laborales y no laborales.

Determina qué tan precisa debe ser tu estimación

Para comenzar, debes determinar qué tan precisa debe ser tu estimación. En general, cuanto más precisa sea la estimación, más detalle se requiere y más tiempo se necesita. Si se te solicita una estimación de orden de magnitud aproximada (-25% – +75%), es probable que puedas completar el trabajo rápidamente, a un nivel alto y con un mínimo detalle. Por otro lado, si se te pide una estimación precisa dentro del 10%, es posible que necesites dedicar mucho más tiempo y comprender el trabajo a un nivel bajo de detalle.

Crea una estimación inicial de horas de esfuerzo para cada actividad y para todo el proyecto

Existen muchas técnicas que puedes utilizar para estimar el esfuerzo, como la descomposición de tareas (Estructura de Desglose del Trabajo), opinión de expertos, analogía, Pert, etc.

Incluye las horas de recursos especializados

Asegúrate de incluir las horas para los recursos a tiempo parcial y especializados. Esto podría incluir personas independientes, especialistas en capacitación, adquisiciones, administración legal, administrativa, etc.

Considera el retrabajo (opcional)

En un mundo perfecto, todos los entregables del proyecto serían correctos desde el primer momento. En proyectos reales, eso generalmente no es el caso. Los planes de trabajo que no consideran el retrabajo pueden terminar subestimando el esfuerzo total requerido para completar los entregables.

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Agrega tiempo de gestión de proyectos

Este es el esfuerzo requerido para gestionar un proyecto de manera exitosa y proactiva. En general, debes agregar el 15% de las horas de esfuerzo para la gestión del proyecto. Por ejemplo, si una estimación del proyecto es de 12,000 horas (7-8 personas), se necesita un administrador de proyectos a tiempo completo (1,800 horas). Si la estimación del proyecto es de 1,000 horas, el tiempo de gestión del proyecto sería de 150 horas.

Agrega horas de contingencia

La contingencia se utiliza para reflejar la incertidumbre o el riesgo asociado con la estimación. Si se te solicita una estimación para un trabajo que no está bien definido, es posible que debas añadir un 50%, 75% o más para reflejar la incertidumbre. Si has realizado este proyecto muchas veces antes, tal vez tu contingencia sea muy pequeña, quizás un 5%.

Calcula el esfuerzo total sumando todos los componentes del trabajo detallado

Una vez que hayas considerado todos los componentes, puedes calcular el esfuerzo total sumando todas las partes detalladas del trabajo.

Revisa y ajusta según sea necesario

A veces, cuando sumas todos los componentes, la estimación parece obviamente alta o baja. Si tu estimación no parece correcta, vuelve atrás y realiza ajustes en tus suposiciones de estimación para reflejar mejor la realidad. Esto requiere poder defender tu estimación frente a tu gerente y patrocinador. Si tu patrocinador considera que la estimación es demasiado alta y tú no te sientes seguro para defenderla, significa que debes trabajar más en la estimación. Es importante que te parezca razonable y que estés preparado para defenderla.

Documenta todas las suposiciones

Nunca conocerás todos los detalles de un proyecto con certeza. Por lo tanto, es importante documentar todas las suposiciones que estás haciendo junto con la estimación.

Este tipo de enfoque disciplinado para estimar te ayudará a crear una estimación lo más precisa posible dadas las circunstancias de tiempo y recursos disponibles.

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