Consejos y mejores prácticas para la elaboración del presupuesto de TI

El presupuesto de IT puede variar desde un proceso anual doloroso hasta la concreción de una estrategia cuidadosamente elaborada. Para un ejecutivo de IT que se siente incómodo con los números o que detesta el proceso de justificación que acompaña a la elaboración del presupuesto, puede ser un ejercicio difícil y la tentación puede ser simplemente ajustar el presupuesto del año anterior y ceder a recortes arbitrarios.

Para ayudar a los líderes de IT no solo a sobrellevar el proceso presupuestario, sino a utilizarlo como una herramienta estratégica para impulsar sus prioridades, hemos creado esta guía (que también está disponible para descargar como PDF gratuito). Esto debería hacer que la elaboración del presupuesto sea menos dolorosa y ayudarlo a comprender cómo utilizar su presupuesto como una herramienta de planificación y comunicación. Como dice el refrán, "la plata está donde está la boca", y su presupuesto finalmente coloca los recursos de la empresa detrás de los planes que ha estado articulando durante el año.

Resumen ejecutivo

• ¿Qué es la presupuestación de IT? La presupuestación es el proceso de asignar recursos monetarios a varios programas de IT. Estos podrían ir desde gastos recurrentes como arrendamientos de hardware y personal hasta gastos dedicados a un proyecto o iniciativa de duración fija. En algunas empresas, esto es principalmente un ejercicio anual, mientras que otras empresas pueden exigir presupuestos para cada iniciativa a medida que surja.
• ¿Por qué es importante la presupuestación de IT? Obviamente, la presupuestación es importante, ya que proporciona los fondos para mantener en funcionamiento su departamento. Más allá de simplemente "mantener las luces encendidas", su presupuesto es una herramienta importante para identificar y ejecutar las iniciativas de IT que son cruciales para su departamento.
• ¿A quién afecta la presupuestación de IT? Si bien los presupuestos de IT suelen ser presentados y supervisados por líderes de IT, desde gerentes de línea hasta consultores podrían participar en la preparación del presupuesto. Las actividades en las que sus empleados y consultores participarán durante el año están definidas por el presupuesto, por lo que es un documento crítico para llevar sus prioridades desde el concepto hasta la ejecución.
• ¿Cuáles son los consejos y las mejores prácticas para la presupuestación de IT? Un presupuesto bien desarrollado y presentado debería ser la manifestación numérica de su estrategia de IT y debe ser comunicado y entendido por sus pares. Cuando se hace correctamente, los presupuestos solo deberían confirmar lo que ya se ha entendido y deberían ser aprobados con el mínimo de objeciones.

¿Qué es la presupuestación de IT?

En el peor de los casos, un presupuesto de IT es una lista de deseos de financiamiento para todos los proyectos y tecnologías concebibles que se espera que se reduzcan, recorten y rechacen. En algunas empresas, se desarrolla un presupuesto razonable y luego se duplica o triplica para intentar "jugar" el proceso presupuestario y obtener lo que realmente se necesita. Su aprobador, ya sea de IT o del área de finanzas, probablemente se haya dado cuenta de este juego, tenga una idea general de lo que es apropiado y probablemente imponga recortes cada vez más drásticos a medida que usted responda con aumentos cada vez más ridículos.

En lugar de intentar asegurar la máxima cantidad de dinero, el presupuesto debería considerarse como una manifestación de su estrategia de IT. Si ha estado comunicando una estrategia de migrar la infraestructura a la nube y resaltar los ahorros operativos, su presupuesto debería reflejar esos ahorros y utilizarlos como justificación para aumentar los gastos del proyecto en otros lugares. En resumen, cada línea del presupuesto debe contar una historia que se vincule con su estrategia de IT. Si ha hecho un buen trabajo comunicando y compartiendo esa estrategia, cambiará el proceso presupuestario para ajustar las cantidades en lugar de justificar categorías completas de gastos.

En general, un presupuesto de IT se puede dividir en varias categorías, según la complejidad y sofisticación de su departamento y su estructura. A un nivel básico, podría estructurar su presupuesto de la siguiente manera, con cada subcategoría "sumándose" al nivel superior para crear un presupuesto total:

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Empresas más sofisticadas pueden intentar asignar los elementos de su presupuesto de IT a los diferentes departamentos u organizaciones que IT apoya e incluso cargar los costos a ese departamento. Si bien los costos de asignación están más allá del alcance de esta discusión, tenga en cuenta que añaden una complejidad significativa al proceso presupuestario y no deben tomarse a la ligera.

¿Por qué es importante la presupuestación de IT?

Sin un presupuesto, es posible que se vea obligado a solicitar y justificar cada gasto de IT a medida que surja, lo que significa una cantidad importante de trabajo innecesario. Las organizaciones más pequeñas pueden encontrarse migrando voluntariamente a un proceso periódico de presupuestación, ya que los gastos de IT que antes se gastaban simplemente según se incurrieran o se justificaban con una conversación rápida en el pasillo, se convierten en gastos de IT significativos que pueden consolidarse y hacerse más transparentes mediante un proceso de presupuestación.

Al igual que un plan de proyecto o una hoja de ruta de IT, el presupuesto proporciona dirección y una visión holística de su departamento y sus necesidades de financiamiento. Le permite determinar rápidamente si los recursos están sobrecargados en una área u otra, y en el caso de los presupuestos de IT a nivel departamental, le permite comparar lo que está gastando versus departamentos similares. Con la ayuda de organizaciones de benchmarking, consultores o simplemente una llamada a un colega en otra empresa, incluso puede realizar esto en los presupuestos de IT más sofisticados y complejos para ver si está gastando más o menos que sus pares en una área en particular.

En lugar de ser solo una lista de deseos de financiamiento, considere al presupuesto como una herramienta para priorizar sus iniciativas de IT y validar que su inversión monetaria coincida con sus prioridades estratégicas. Si uno de sus imperativos estratégicos es reajustar su organización para respaldar la transición a aplicaciones móviles, pero sus presupuestos de contratación y capacitación son minúsculos, es probable que se esté preparando para el fracaso antes de siquiera comenzar. Del mismo modo, su presupuesto le permite identificar rápidamente áreas donde puede estar gastando en exceso. Un presupuesto masivo de software podría revelar que está gastando en licencias de software no utilizadas o innecesarias o en gastos de soporte para una versión anterior de una herramienta. Su presupuesto también puede servir como justificación para iniciativas estratégicas. Los costos de infraestructura costosos son un apoyo fácil para pasar hacia la infraestructura en la nube, al igual que los gastos excesivos en personal externo podrían justificar contrataciones adicionales.

En lugar de mirar el presupuesto únicamente como un proceso administrativo, considérelo como una herramienta de validación y apoyo para su estrategia de IT. Si aún no tiene una estrategia formal o informal de IT, el período de presupuestación es un buen lugar para comenzar a investigar áreas de mejora que serán elementos fundamentales de sus primeros intentos de una gestión de IT más estratégica.

¿A quién afecta la presupuestación de IT?

Los presupuestos de IT pueden parecer enfocados estrechamente cuando se realizan a nivel departamental, o pueden parecer desconectados de los miles de empleados que apoyan sus esfuerzos cuando se es CIO de una empresa Fortune 500. Pero afectan directamente a las personas e iniciativas que usted puede ofrecer. Les guste o no, también están sujetos a las restricciones de la organización en su conjunto. Una organización de alto rendimiento, con el conjunto perfecto de iniciativas y un presupuesto de tamaño correcto, aún puede estar sujeta a recortes dolorosos y arbitrarios si la organización en general está sufriendo.

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Los presupuestos también afectan a sus socios externos, desde proveedores de software hasta consultores de estrategia. La mayoría está más que dispuesta a ayudarlo durante el proceso de presupuestación; sin embargo, es importante recordar que tienen un interés significativo en la parte de su presupuesto que los afecta y tienden a ver sus necesidades a través de los ojos de la solución que ofrecen. Un proveedor de servicios en la nube verá que cada problema presupuestario se resuelve desplazando los fondos "a la nube", al igual que un proveedor de consultoría verá la respuesta a cada problema en un aumento dramático del presupuesto de servicios de consultoría. Estas organizaciones pueden proporcionar una valiosa asistencia en benchmarking y planificación, así que úselas como recurso; simplemente tenga en cuenta que la perspectiva que proporcionan no siempre se alinea directamente con sus intereses.

¿Cuáles son los consejos y las mejores prácticas para la presupuestación de IT?

Tome en cuenta cuánto puede afectar el presupuesto a su organización en todos los niveles y dedique el tiempo y el esfuerzo adecuados a su elaboración. Es fácil ver la presupuestación como un proceso administrativo doloroso; sin embargo, en realidad es la manifestación financiera de la estrategia y dirección que su departamento u organización tomará durante el próximo año. Idealmente, el proceso de desarrollo de su presupuesto comienza inmediatamente después de que se aprueba el presupuesto anterior y utiliza el presupuesto pasado como punto de partida. Monitoree sus gastos en comparación con el presupuesto del año pasado, y a medida que vea variaciones o formas de asignar los fondos de manera más efectiva, utilícelos como insumos para un borrador continuo del presupuesto.

Varios meses antes de que su presupuesto deba estar listo, revise el presupuesto del año pasado y los gastos de este año e identifique áreas que podrían reducirse o reasignarse. Cuando llegue al ciclo presupuestario con actividades ya iniciadas para reducir el exceso de "grasa", será más fácil justificar un presupuesto optimizado en lugar de un presupuesto lleno de elementos innecesarios.

Algunas organizaciones demandan una defensa más rigurosa de un presupuesto que otras. Por lo tanto, si trabaja para una organización que exige justificación de cada partida presupuestaria, es especialmente importante comenzar a vender su presupuesto incluso antes de escribir la primera línea, al comunicar y obtener consenso para su estrategia de IT. Un proyecto de IT masivo se justifica más fácilmente en el momento de la elaboración del presupuesto cuando todos conocen su propósito, impacto y objetivos en comparación con si la temporada de presupuestos es la primera vez que alguien escucha de él. Si ha logrado un acuerdo sobre su estrategia, es más difícil simplemente desestimar las categorías presupuestarias o exigir reducciones arbitrarias, ya que debería haber un vínculo directo entre el imperativo estratégico acordado previamente y el elemento presupuestario. Cuando deba realizar recortes, una sólida comprensión de sus prioridades puede ayudar a identificar recortes que tendrán el menor impacto en la efectividad de su plan estratégico.

Si aún no tiene una estrategia de IT, utilice el período de presupuestación como una oportunidad para elaborar una estrategia "ligera" que se presente inmediatamente antes de su presupuesto. Si tiene un plan coherente y bien concebido, es menos probable que se cuestione el dinero para ejecutar ese plan. Por último, si se le exige realizar reducciones significativas en varias áreas de su presupuesto, destaque las capacidades que se verán afectadas por los recortes.

A medida que revise el presupuesto, recuerde que en lugar de ser simplemente un fondo de dinero para su departamento, es una priorización de iniciativas y capacidades. A menos que su organización esté llena de capacidad no utilizada, un recorte en una zona afectará un elemento de su estrategia de IT, y no hay nada de malo en colaborar con la persona que aprueba el presupuesto para determinar qué capacidades se deben recortar primero y cómo eso afectará a la organización en general. Cuanto más cercanamente pueda vincular su presupuesto a los resultados pasados, más fácil será justificar los gastos futuros.

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