Los 6 documentos esenciales para la gestión de proyectos

La planificación y ejecución cuidadosa de proyectos descansan en contar con gerentes de proyectos talentosos y las técnicas y herramientas adecuadas. También existen varios documentos clave que permiten a los patrocinadores, gerentes de proyectos, equipos e interesados ​​la capacidad de administrar cuidadosa y precisamente las actividades del proyecto requeridas. A continuación se muestra una lista de esos documentos, el papel que desempeñan y por qué cada uno es necesario para administrar las actividades del proyecto y proporcionar los entregables necesarios.

1. Carta del proyecto

Dentro de la iniciación de un proyecto, el iniciador del proyecto o el patrocinador desarrolla un documento llamado carta del proyecto. Este es un documento que identifica la necesidad del proyecto, autoriza formalmente un proyecto y otorga autoridad al gerente del proyecto para solicitar recursos y realizar actividades del proyecto. La carta del proyecto contiene:

• Una declaración de trabajo del proyecto que hace referencia a la necesidad empresarial, el alcance del producto/servicio y el plan estratégico
• El caso de negocio del proyecto que detalla la demanda, las solicitudes de los clientes, las tecnologías, los requisitos legales y sociales
• Cualquier acuerdo necesario que defina los objetivos o la intención del proyecto
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizacionales

2. Plan de gestión del proyecto

Dentro de la fase de planificación, el gerente de proyectos desarrolla un plan de gestión del proyecto en colaboración con el patrocinador o iniciador del proyecto, basándose en la información proporcionada por la carta del proyecto. Este documento esencial guía todo el proyecto y detalla los planes de gestión que cubren lo siguiente:

• Comunicaciones
• Costos
• Recursos humanos
• Adquisiciones
• Mejoras de procesos
• Calidad de los entregables
• Requisitos empresariales
• Riesgos
• Calendarios
• Alcance del proyecto
• Interesados
• Actualizaciones del proyecto

3. Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Este documento esencial es una descomposición de todo el proyecto que identifica todo el trabajo que el equipo del proyecto llevará a cabo para cumplir con los objetivos del proyecto y entregar con éxito el producto o servicio al cliente. En la EDT, todos los entregables (producto o servicio) se desglosan hasta la unidad más pequeña. La información que se incluye en la EDT proviene del plan de gestión del alcance, la declaración del alcance del proyecto, cualquier documentación de requisitos, así como los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos organizacionales que se identifican.

4. Plan de gestión de riesgos

Cómo lidiar eficazmente con los riesgos potenciales siempre es de gran preocupación para cualquier gerente de proyectos y su equipo. El plan de gestión de riesgos identifica los posibles riesgos para el éxito del proyecto y documenta cómo se abordarán esos riesgos. Las entradas para este plan provendrán del plan de gestión del proyecto y de la carta del proyecto, el registro de interesados, los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos organizacionales.

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5. Registro de solicitudes de cambio

Este documento esencial puede ahorrar a las organizaciones, a los gerentes de proyectos y a sus equipos, a los patrocinadores e interesados ​​una preocupación significativa. Identifica cualquier cambio solicitado, incluido quién hizo la solicitud y quién autorizó su ejecución. Este documento es crucial, ya que el alcance completo del proyecto puede verse afectado negativamente por lo que puede parecer un cambio leve.

6. Informes de progreso

Los informes de progreso también son vitales para mantener a todos los interesados actualizados sobre cómo avanza el proyecto, si está a tiempo, dentro del presupuesto, cumple con las especificaciones de calidad necesarias y, sobre todo, cumple con los objetivos previstos y los entregables esperados.

Además de estos seis documentos vitales de gestión de proyectos, por supuesto, existen otros documentos necesarios para una ejecución exitosa del proyecto. Estos seis documentos lo ayudarán a definir, planificar, monitorear, controlar, ejecutar y guiar sus proyectos de manera más precisa y efectiva.

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