Cómo implementar una política de horas centrales en el trabajo

Uno de los mayores desafíos para los líderes de todo tipo es cómo gestionar el regreso al trabajo a la luz de una serie de preocupaciones. Como si mantener la productividad no fuera suficiente, los líderes deben preocuparse por todo, desde las expectativas de los empleados, las noticias cambiantes sobre el COVID-19, los informes de agotamiento de los empleados y los números sin precedentes de renuncias y cambios de empleo.

El poder de los horarios flexibles

La idea de los horarios flexibles es sencilla: reservar un período definido cada día que esté abierto para reuniones, ya sea programadas o improvisadas. El resto del día está disponible para que los empleados lo utilicen para trabajar de forma concentrada, seguir horarios no convencionales o viajar. La expectativa principal es que si se programa una reunión, se realiza una llamada o se envía un correo electrónico, el equipo estará disponible para responder durante los horarios flexibles. Por lo general, el bloque de horas flexibles es aproximadamente la mitad de la jornada laboral y suele ser de tres a cuatro horas, desde finales de la mañana hasta principios de la tarde.

Con una política de horarios flexibles en vigor, los trabajadores de la oficina nunca se preguntarán si su chat será respondido cuando haya un problema, y los trabajadores remotos no tendrán que temer a 10 horas seguidas de llamadas de Zoom que interrumpan el desayuno, la cena y el tiempo en familia. Del mismo modo, todos los trabajadores obtendrán un bloque de tiempo ininterrumpido cada día para trabajar de forma concentrada.

Muchas organizaciones han intentado los "Viernes de Concentración" o los "Lunes sin Reuniones". Sin embargo, el desafío de estos días especiales es que es fácil olvidarse inocentemente del día especial y programar una o dos reuniones, lo que hace que tu equipo asuma que pueden hacer lo mismo. Si bien seguramente habrá algunos errores al principio de la implementación de los horarios flexibles, la política rápidamente se volverá rutinaria después de una o dos semanas.

Sin una política de horarios flexibles, las expectativas de disponibilidad y respuesta se vuelven poco claras e inconsistentes. Esa reunión urgente y puntual a las 8 p.m. rápidamente se convierte en algo habitual y los empleados se vuelven resentidos. Durante la pandemia, en particular, muchas personas se encontraron viviendo en el trabajo en lugar de trabajar desde casa.

Los horarios flexibles también establecen un límite claro en el tiempo disponible para las reuniones. Esto obliga a los empleados de todos los niveles a considerar cuidadosamente si una reunión es necesaria y si se puede acortar. Casi todas las organizaciones con las que he trabajado que han implementado una política de horarios flexibles han descubierto que las reuniones son más enfocadas y productivas. Básicamente, creas escasez artificial en el tiempo permitido para las reuniones, lo que tiene el efecto secundario altamente deseable de obligar a las personas a hacer que el tiempo de reunión limitado sea aún más productivo.

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Una política de horarios flexibles demuestra confianza

Muchos líderes hablan de la importancia de la confianza en sus equipos, pero se ponen nerviosos ante la sugerencia de que sus miembros del equipo no estén visibles o disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana. Los horarios flexibles son una forma simple y altamente efectiva de demostrar confianza en tu equipo. No solo estás estableciendo una expectativa clara y sencilla de cuándo deben estar disponibles, sino que también les estás permitiendo tener un control completo sobre el resto de su jornada laboral. Si una desarrolladora rinde mejor de 2 a 4 de la mañana y luego se toma una siesta durante el horario laboral tradicional pero fuera de los horarios flexibles, estás confiando en que esa persona estructurará su día para entregar su mejor trabajo, aunque sea fuera de un estilo de trabajo tradicional de 9 a 5.

Del mismo modo, un trabajador con responsabilidades familiares o de cuidado ahora puede adaptar un período definido en el que necesita estar disponible, en lugar de luchar por unirse a reuniones en todas las horas posibles mientras cuida de un bebé o un abuelo.

Cómo comenzar con los horarios flexibles

Tal vez el beneficio más importante de una política de horarios flexibles es que no se requieren software especial, herramientas ni nuevas posiciones para implementarla. El aspecto más desafiante de implementar horarios flexibles es mantenerse fiel a esa política como líder y tener la determinación para hacer cumplir el horario. Seguramente habrá momentos en que haya una emergencia o una demanda de un cliente que simplemente no se pueda acomodar durante los horarios flexibles, pero destaca que estas situaciones son excepciones en lugar de un caso de "horarios flexibles para mí, pero no para ti".

Si tienes dudas, selecciona un pequeño equipo y pídeles que realicen una prueba de seis a ocho semanas de una política de horarios flexibles, tal vez utilizando de 11 a.m. a 3 p.m. como tu horario inicial para adaptarse a diferentes zonas horarias. Nuevamente, este experimento no costará nada, y es probable que te sorprendas positivamente con los resultados.

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