Razones para cambiar a Google Meet: una guía completa de sus características y beneficios

En los últimos meses, me he encontrado con varias organizaciones que utilizan Google Workspace para el correo electrónico, el calendario y los archivos, pero también utilizan una aplicación de terceros, específicamente Zoom, para las reuniones. En todos los casos, el uso de Zoom comenzó en un momento en el que Google Meet aún no había añadido una función que las personas querían, como la grabación, las salas de grupos o los controles del anfitrión.

Mi recomendación para todas las organizaciones que utilizan Google Workspace junto con una aplicación de videoconferencia de terceros es que es hora de reconsiderar Google Meet. Google Meet ahora incluye funciones clave que antes le faltaban. Para las personas que utilizan Google Workspace, volver a utilizar Meet en lugar de un sistema de videoconferencia de terceros elimina la necesidad de cambiar constantemente de una aplicación separada.

Además, Google ha hecho que Google Meet y sus muchas funciones avanzadas estén cada vez más disponibles para más personas. Si bien Google Meet comenzó como una aplicación de Workspace para personas en organizaciones, ahora está disponible para todos. Del mismo modo, algunas funciones, como la cancelación de ruido de fondo, que antes solo estaban disponibles en planes de gama alta, ahora están disponibles en muchos más planes y cuentas. Y a principios de julio de 2022, Google puso a disposición de los suscriptores premium de Google One las funciones ampliadas de llamadas de Meet.

Si utilizas Google Workspace y no utilizas Google Meet, creo que las herramientas de reunión, la integración con las aplicaciones de Workspace y la facilidad de uso podrían llevarte a reconsiderar. Además, si estás pagando por una aplicación de conferencia de terceros además de Workspace, es posible que puedas eliminar ese gasto.

Nota: Las distintas ediciones de Google Meet ofrecen diferentes funciones. Revisa tu plan o consulta con tu administrador de Google Workspace si alguna de las funciones mencionadas a continuación no está disponible en tu cuenta.

Por qué deberías cambiar a utilizar Google Meet

Fácil de iniciar

Google Meet funciona en un navegador web que probablemente ya estés utilizando: Chrome. Lo que quizás no sepas es que Google Meet también funciona bien en Firefox, Safari y Microsoft Edge. Esto hace que Meet sea mucho más fácil de mantener que las aplicaciones de conferencia que requieren una descarga de aplicación o un complemento, que luego requiere otra descarga o instalación cada vez que estas aplicaciones cambian. Si utilizas un navegador moderno y lo mantienes actualizado, estás listo/a con Meet. Google Meet también está disponible para dispositivos móviles Android y Apple.

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Las personas que utilizan Workspace notarán muchas formas de acceder a Meet. ¿Utilizas Gmail? Accede a Meet desde el menú. ¿Utilizas Google Docs, Sheets o Slides? Inicia una sesión de Meet para discutir tu documento con video junto a tu archivo. ¿Utilizas Spaces? Inicia Meet para realizar una videoconferencia con tu equipo (Figura A).

Figura A

Integración profunda con Calendar y otras aplicaciones de Workspace

Google Meet es el sistema de conferencia más fácil de utilizar con Google Calendar. Puedes configurar Calendar para que agregue un enlace de Meet a cada evento que crees. Incluso si eliges no hacer eso, solo necesitas un clic o toque para agregar un enlace de Meet a un evento de Calendar (Figura B). No es necesario copiar y pegar enlaces de conferencia de aplicaciones de terceros. Si utilizas horarios de citas reservables, también puedes configurar el sistema para proporcionar un enlace de Meet para cada cita.

Figura B

Meet también te ayuda a realizar un seguimiento de la asistencia, lo cual puede ser especialmente útil a medida que aumenta el número de participantes. Una función de lista de invitados de Calendar agregada en 2022 te ayuda a asegurarte de que las personas estén presentes antes de comenzar a trabajar en una agenda. Una vez que concluye tu reunión, el creador del evento puede optar por recibir una lista de asistentes que indica exactamente cuándo se unieron las personas y cuándo abandonaron la reunión.

Herramientas activas de reunión

Google Meet incluye varias herramientas que fomentan la participación activa durante las sesiones de videoconferencia (Figura C). Por ejemplo, levantar la mano de manera sencilla puede indicar el deseo de hablar, lo cual es especialmente útil en reuniones con muchas personas. Las salas de grupos permiten a los anfitriones dividir una sesión en grupos más pequeños con secciones asignadas o seleccionadas al azar, y luego volver a la reunión principal. Las encuestas permiten a las personas votar sobre temas. El sistema de preguntas y respuestas estructura las preguntas entrantes. Jamboard permite a los participantes dibujar, escribir o agregar notas en un panel colaborativo al que las personas pueden acceder incluso después de que la reunión haya terminado. El chat, por supuesto, permite a las personas comentar, ya sea individualmente o al grupo, sin interrumpir el flujo de la sesión.

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Figura C

Los controles del anfitrión permiten agregar coanfitriones y gestionar lo que las personas pueden hacer en la reunión. De esta manera, varias personas pueden trabajar juntas para gestionar una reunión, en lugar de que una sola persona supervise todas las tareas administrativas en una reunión. Por ejemplo, un anfitrión puede gestionar si los participantes pueden compartir su pantalla, chatear o activar el video o el audio.

Tecnologías útiles para reuniones

Google Meet tiene varias funciones que mejoran la experiencia general de las conferencias para todos. Si activas los subtítulos automáticos, el sistema descifrará el discurso y lo convertirá en texto que se mostrará en la pantalla (Figura D).

Mejor aún, la traducción en tiempo real para varios idiomas también forma parte del sistema de subtítulos. La reducción de ruido y reverberación busca minimizar las distracciones de audio ambiental y el eco, respectivamente. El desenfoque y las imágenes de fondo permiten a las personas ocultar o reemplazar su entorno, lo cual puede ayudar a preservar la privacidad.

Figura D

Google Meet también te ayuda a enfrentar posibles desafíos de ancho de banda con la capacidad de reducir la resolución de video cuando tu conexión a Internet es lenta. También puedes optar por desactivar por completo el video y utilizar Meet como un sistema de audioconferencia. Los números de marcación permiten unirse a una sesión de Meet mediante una llamada telefónica.

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Grabaciones, almacenamiento y búsqueda

Si decides grabar una sesión de Google Meet, lo cual es una opción en muchas ediciones organizativas de Workspace, las grabaciones se almacenarán en una carpeta en Google Drive. Esto garantiza que puedas acceder y gestionar todos tus archivos de reuniones en el mismo lugar donde guardas todos tus otros archivos. A mediados de 2022, Google añadió la capacidad de encontrar archivos relacionados con Meet cuando utilizas el nuevo término de búsqueda "Google Meet" (Figura E).

Figura E

¿Cuál es tu experiencia con Google Meet?

Creo que la mayoría de las organizaciones que utilizan Google Workspace se beneficiarán probablemente de la integración, la facilidad de acceso y el almacenamiento centralizado de grabaciones que ofrece Google Meet. Pero, ¿cuál ha sido tu experiencia con Google Meet? Si utilizas Google Workspace, ¿utilizas Google Meet o una herramienta de videoconferencia de terceros? Si utilizas un sistema distinto a Meet, ¿en qué función confías? ¿Cuándo fue la última vez que evaluaste a fondo Google Meet?

Envíame un mensaje o mencióname en Twitter (@awolber) para hacerme saber cuál ha sido tu experiencia con las videoconferencias y Google Meet.

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