Cómo gestionar eficazmente grandes volúmenes de correo electrónico

Tienes correo y muchísimo. Hay tantos correos acumulados en tu bandeja de entrada que probablemente muchos días tu trabajo se vea dominado por ellos.

De hecho, es probable que cuando uses tu PC, pases la mayor parte del tiempo leyendo o respondiendo correos electrónicos. Según una investigación de Forrester Research, el 88% de los usuarios de Internet clasifican el correo electrónico como su actividad en línea más frecuente.

Los profesionales de IT podrían argumentar que sus dolores de cabeza con el correo electrónico son incluso más grandes que los de los gerentes típicos en el mundo corporativo. Ya que a menudo te comunicas con personas más versadas en computadoras, la sobrecarga de correos electrónicos podría ser un peligro aún mayor en tu ocupación.

Gestionar tu correo electrónico implica más que simplemente pulsar [Eliminar]. Es un tema de gestión del tiempo que requiere un poco de conocimiento y disciplina.
En este artículo, aprenderás técnicas de gestión del tiempo efectivas para lidiar con grandes volúmenes de correo electrónico. El segundo artículo explorará el problema de eliminar el correo electrónico demasiado rápido y cómo puedes asegurarte de que cuando envíes correos electrónicos importantes, reciban la atención que merecen.
¿Cuánto es demasiado?
Según el investigador de gestión del tiempo, Dr. Donald Wetmore, no sorprende que la cantidad de correos electrónicos superara la cantidad de correspondencia de primera clase en la Oficina de Correos de los Estados Unidos en 1998. "Es tan fácil hacer clic en un botón y enviar cualquier cosa a cualquier parte del mundo", dijo Wetmore, fundador del Instituto de Productividad en Shelton, CT. Wetmore sugiere aprender a gestionar grandes volúmenes de correo electrónico para que no se vuelva abrumador.

"Debes pasar por un proceso de aprendizaje como lo hiciste con el correo de voz."

Wetmore descubrió que el promedio de un profesional de negocios recibe aproximadamente 80 correos electrónicos al día. Algunas personas incluso equiparan el volumen de correos electrónicos con su estatus profesional.

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El número de correos electrónicos incluso se puede convertir en un "título de alarde", según Adam Merrill, director de Servicios de Aprendizaje en Línea del Instituto Franklin Covey en Salt Lake City. A menudo escucha a la gente jactarse del alto número de correos electrónicos en su bandeja de entrada, pero dice: "Sería bueno escuchar lo contrario".

Devolver al remitente
Debes ver el manejo de tu correo electrónico como una habilidad de gestión del tiempo que necesitas dominar para mejorar. Aquí tienes una solución sencilla: no permitas que llegue correo que no es necesario para tu trabajo.

"Gestionar tu correo [no relacionado con el trabajo] puede reducir tu carga entre un 60% y un 80%", dijo Merrill.

Merrill recibe un promedio de alrededor de 30 correos electrónicos al día. Considera que ese volumen es un logro. Solía recibir mucho más correo, antes de aprender a eliminar correspondencia entrante innecesaria. Recomienda los siguientes pasos:

Determina las tareas importantes en tu trabajo.
Utiliza tu sistema de correo de manera efectiva y regular para eliminar los elementos entrantes que no son útiles. Por ejemplo, puedes recibir varios boletines en línea. Pero si siempre los eliminas, considera darte de baja de la suscripción.

Merrill también te insta a tomarte el tiempo para aprender más sobre las capacidades de tu sistema de correo electrónico. Para Microsoft Outlook, recomienda estas funciones de gestión de correo electrónico:

Mueve el correo electrónico a una carpeta y coloca una copia en tu bandeja de entrada.
Para evitar confusiones, crea nombres descriptivos para tus carpetas.
Marca los mensajes después de leerlos para recordar cualquier seguimiento necesario.
Elimina automáticamente los mensajes que consideres "correo no deseado" utilizando el Asistente de Reglas.
Aprovecha las opciones que te permiten previsualizar las primeras líneas de un mensaje.

El fundador y director ejecutivo de Amazon.com Inc., Jeff Bezos, dedica una gran parte de su semana laboral a lidiar con correos electrónicos. En un artículo del 4 de febrero de 2000 en el Wall Street Journal, Bezos afirmó que su estrategia de gestión del tiempo del correo electrónico es "reservar una fracción de tu tiempo como propio. Uso los martes y jueves como mis días proactivos, cuando trato de no programar reuniones. Dejo que los otros tres días de la semana laboral estén completamente programados".
¿Cómo gestionarlo?
Wetmore recibe alrededor de 250 correos electrónicos al día, muchos de usuarios de Internet que solicitan copias de un artículo de su sitio web. Dedica entre una y dos horas por la mañana para revisar su correo electrónico.

Cómo gestionar eficazmente el correo electrónico en tu empresa

El correo electrónico puede crear una sensación de urgencia, pero la mayoría de las comunicaciones no son tan urgentes. Wetmore permite que los mensajes entrantes se acumulen, revisando su bandeja de entrada solo una o dos veces al día. Sus otras recomendaciones incluyen:

Direcciones no listadas: Es como tener un número de teléfono no publicado que solo compartes con aquellos a quienes deseas dar acceso directo. Wetmore dice que cuando recibe correos electrónicos en esta cuenta, sabe que "es una conversación privada. Es importante darle alta prioridad".
Respuestas rápidas: Si requiere una respuesta rápida, responde y elimina el mensaje.
Usa la opción de reenvío: Si requiere una respuesta pero no es el mejor uso de tu tiempo, delega la tarea.
Programa una respuesta: Si tomará mucho tiempo responder (más de uno o dos minutos), prográmalo en tu calendario para realizarlo posteriormente y guárdalo o imprímelo para acción futura.

Ayuda a tus compañeros de trabajo a sobrellevarlo
Aquí tienes otra razón para aprender cómo gestionar el correo electrónico: tu departamento de IT podría ser llamado para brindar capacitación a los compañeros de trabajo que necesitan aprender esta habilidad.

Algunos departamentos de IT ya ofrecen esta capacitación a otros empleados. Por ejemplo, en 3M, con sede en St. Paul, MN, el departamento de IT ofrece clases a la comunidad de 3M sobre cómo utilizar Lotus Notes y sobre una redacción comercial eficiente.

S. Herzog, del departamento de IT de 3M, es un gran admirador de Lotus Notes. Al igual que Outlook, Notes tiene una función de carpetas para agrupar el correo. A Herzog también le gusta cómo Lotus vacía la bandeja de entrada cada 90 días. "Entonces definitivamente nos animan a usar las carpetas para guardar lo que necesitamos conservar", dijo Herzog.

Los correos electrónicos por venir...
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación fundamental en prácticamente todas las profesiones. Su importancia y abundancia probablemente aumentarán en los próximos años. Los servicios de mensajes unificados ahora pueden volcar correos electrónicos, faxes y mensajes de voz en tu bandeja de entrada. Las mejoras en esta tecnología poderosa significan que en el futuro, controlar el volumen de mensajes que recibas será un desafío aún mayor.
Comparte tus tácticas de gestión del correo electrónico. ¿Cómo controlas tu bandeja de entrada? ¿Cómo se compara tu volumen de correo electrónico con el promedio de "80 mensajes por día"? Publica un comentario a continuación o envíanos una nota. Nos encanta recibir muchos correos electrónicos, de verdad.

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