Cómo usar Insightster con Google Apps para gestionar ideas y mejorar la productividad

La economía actual ha llevado a muchas organizaciones e individuos a buscar nuevas ideas para mantenerse competitivos, expandirse a nuevos mercados y buscar nuevas fuentes de ingresos. Google Apps e Insightster, una herramienta de gestión de ideas disponible de forma gratuita en el Google Apps Marketplace, pueden ayudar a tu equipo a generar historias para el desarrollo ágil, o a germinar ideas para nuevas características de productos o incluso productos completos.

Utiliza Insightster con Google Apps

Aunque mi visión para Insightster y Google Apps se enfoca en el nivel de equipos de proyectos, toda una empresa podría utilizarlo para generar ideas para nuevas estrategias y productos que mejoren su rentabilidad u operaciones. La integración entre Google Apps e Insightster permite el acceso de lectura/escritura al calendario y el acceso de lectura/escritura a los contactos, para que Insightster pueda leer la lista de contactos de un usuario de Google Apps al enviar invitaciones.

Gestiona ideas

La gestión de ideas mediante Insightster es un proceso sencillo que no te ata a nada complejo o llamativo que pueda desanimar a los usuarios que puedan ser escépticos respecto al concepto de gestión de ideas.

Una vez que integres Insightster con Google Apps, simplemente envía a los empleados a Insightster.com, donde pueden hacer clic en "Nueva idea" y luego ingresar su nueva idea en un formulario en línea sencillo. Hay una opción para etiquetar las entradas y cuando los miembros del equipo ingresen sus ideas, aparecerán en la página de inicio de Insightster, donde podrán dar "me gusta", calificar, promocionar y comentar cualquier idea que aparezca en la página. Figura A muestra un ejemplo de una página de inicio de Insightster.

Figura A

Insightster te permite crear y colaborar en ideas nuevas como equipo o empresa

Enviar una idea por correo electrónico a Insightster requiere que el usuario envíe un correo electrónico a una dirección de correo electrónico de Insightster.com personalizada para tu dominio de Google Apps. Haz clic en "Agregar ideas por correo electrónico" en "Cosas que hacer" y Insightster abrirá Gmail con tu dirección personalizada para enviar ideas. La única desventaja es que cuando envié ideas por correo electrónico a Insightster, tomó un tiempo para que aparecieran en el sitio.

Donde Insightster funciona bien es con el seguimiento y evaluación de ideas. Puede haber poder en liberar a un equipo para que haga preguntas adecuadas sobre una idea y agregue sugerencias que lleven a cosas más grandes. Cada miembro del equipo que tenga acceso a Insightster a través de Google Apps o por invitación puede dar "me gusta", calificar, promocionar y comentar ideas publicadas. También hay opciones para eliminar, archivar y dejar de seguir una idea. Figura B muestra las opciones disponibles.

9 cosas que no debes virtualizar

Figura B

Responder a una idea en Insightster

Dependiendo de la idea o incluso del tamaño de tu equipo en Insightster, también existe la opción de promocionar ideas en la página de inicio de Insightster. La función de promociones es como publicitar tu idea en una barra lateral en la página de inicio de Insightster. Insightster trabaja solo tus tres mejores ideas promocionadas y cuenta solo tus ideas promocionadas activas. Si tienes más de tres ideas promocionadas, puedes usar las flechas hacia arriba y hacia abajo para reorganizar las tres ideas principales que deseas promocionar. (Figura C)

Figura C

Promociona tus mejores ideas en Insightster

Existen herramientas básicas de gestión para los administradores de Google Apps que te permiten invitar a otros usuarios y eliminar usuarios de Insightster. También puedes ver el recuento de miembros del equipo para ideas, me gusta, calificaciones y comentarios. (Figura D)

Figura D

Gestiona a los miembros de tu equipo en Insightster

Una grata sorpresa en Insightster es su integración con Pivotal Tracker, una aplicación de gestión de proyectos ágiles que se menciona en el artículo "Cuatro herramientas de gestión de proyectos de Google Apps que deberías considerar". Cuando ingreses tu Pivotal Tracker API Token en el campo Pivotal Tracker API Token, podrás importar y exportar historias entre Insightster y Pivotal Tracker. La combinación de la gestión de ideas con una aplicación ágil de gestión y colaboración de proyectos podría ser ideal para equipos que necesiten más ayuda para crear, rastrear y validar historias entre el equipo de desarrollo ágil y las partes interesadas de la empresa.

Mi lista de deseos para Insightster

Insightster se beneficiaría de una integración con Google Drive que permita a las personas que generan ideas adjuntar documentos a sus ideas. Por ejemplo, una organización de entrega de productos que utilice Insightster podría adjuntar Documentos de Requisitos de Productos y otros artefactos como diagramas o wireframes que detallen la idea en mayor medida.

Otra característica que falta conspicuamente es un sello de fecha y hora para las ideas. La función de comentarios incluye la fecha pero no la hora. Aunque aprecio la simplicidad de Insightster, las herramientas de seguimiento de tiempo pueden ser útiles cuando se intenta germinar una nueva idea entre miembros del equipo remotos para mostrar compromiso y participación.

Google Apps como gestor de ideas

Si trabajas en una organización que necesita una herramienta sencilla y fácil de usar para crear, centralizar y promover ideas, Insightster es una opción gratuita que vale la pena explorar.

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