El desafío del trabajo híbrido incluye el agotamiento y la paranoia de productividad

El último Índice de Tendencias Laborales de Microsoft muestra que las historias que has escuchado sobre la transición al trabajo híbrido no son solo anécdotas. "Las personas están trabajando más que nunca y el 87% de ellas siente que son productivas", dijo Sunita Khatri, directora senior de Microsoft Viva, a Newsmatic. Sin embargo, casi tantos gerentes (85%) dicen que no confían en que esos empleados realmente sean productivos y recurren al seguimiento de cosas triviales como quién usa su tarjeta de identificación para ingresar a la oficina, cuánto tiempo están abiertas las aplicaciones o incluso cuántas pulsaciones de teclado hacen los empleados.

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Los desafíos del trabajo híbrido incluyen el agotamiento y la "paranoia de productividad"

Si están rastreando la cantidad de reuniones, eso sigue aumentando. La cantidad de reuniones por semana ha aumentado un 153% para los usuarios de Microsoft Teams desde el inicio de la pandemia, la duplicación de las reservas para las reuniones es un 46% más común en el último año y, si bien las personas aceptan solo unas pocas reuniones más (3%), rechazan o marcan muchas más como tentativas (en aumento del 84% y 216%, respectivamente, en los últimos dos años).

Los empleados desean la flexibilidad del trabajo híbrido, pero también la ayuda de sus gerentes para priorizar su trabajo: solo el 31% dice que lo comprende lo suficientemente claro y solo una cuarta parte de los gerentes recibe ayuda para priorizar su propio trabajo por parte del personal de alto nivel.

Saber cuáles son sus prioridades laborales y saber que su retroalimentación es escuchada hace que las personas sean mucho más propensas a permanecer en un trabajo. La priorización significa "ayudarles a enfocarse en el trabajo más importante, el trabajo que es relevante para la empresa, lo que la empresa valora pero también lo que ellos valoran para su bienestar profesional", dijo Khatri.

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Esto es especialmente importante ya que aproximadamente la mitad de los gerentes y empleados dicen que están agotados, por lo que la priorización debe incluir decirles qué pueden dejar de hacer para liberar tiempo para lo que realmente importa.

Mientras tanto, los gerentes anhelan la familiaridad de una oficina donde podrían ver a las personas en sus escritorios: aproximadamente la mitad dice que les cuesta confiar en que los empleados híbridos están haciendo su mejor trabajo y tienen menos visibilidad sobre en qué están trabajando, lo que resulta en una preocupante mezcla de lo que Microsoft denomina "paranoia de productividad" de gerentes sospechosos y "teatro de productividad" de empleados que sienten que tienen que perder tiempo demostrando que están trabajando arduamente.

"Empleadores y empleados están divididos", advirtió Khatri. "Los empleados han adoptado el trabajo flexible y se han alejado de esa cultura de nueve a cinco. Al mismo tiempo, también vemos a los líderes anhelar esa vida de oficina de 2019 y, para agregar a la mezcla, estamos en una de las recesiones más extrañas que el mundo haya visto".

La inflación está en aumento, los presupuestos están reduciéndose, algunas organizaciones tienen congelación de contrataciones, pero aún puede ser difícil contratar personas talentosas, señaló. "Incluso en esta perspectiva económica incierta, con los vientos en contra que tenemos por delante, creo que aún hay personas que consideran cosas como cambiar de trabajo, la economía de los creadores o los trabajos paralelos como una forma de descubrir dónde se encuentra su bienestar profesional", agregó.

"El trabajo híbrido ha alcanzado un punto crítico y está poniendo presión en la relación empleado-empleador", dijo Khatri.

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Las organizaciones que realmente desean que el personal regrese a la oficina deben hacer más que establecer una política de "vuelva a su escritorio".

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"Cuando las personas van a la oficina y al entorno de la oficina, van por los demás", señaló Khatri. "Según quien vaya allí, si sé que alguien más va, tal vez yo también vaya. Tienes que darles una buena razón, más allá de la política, para ir a la oficina".

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Los trabajadores con gerentes abiertos y solidarios tienen más probabilidades de ir a la oficina para tener reuniones con ellos y ligeramente más probabilidades de pasar más días en la oficina en general.

"La retención está relacionada con las conexiones con colegas, con la visión de la empresa, con el liderazgo", sugirió Khatri.

Aun así, el trabajo remoto y híbrido está aquí para quedarse, por lo que las organizaciones deben hacerlo bien.

"Tenemos que reconocer que la oficina no es la única respuesta", dijo Khatri. "Pero el trabajo distribuido ha llevado a muchas personas a sentirse aisladas de la cultura y los valores de la organización, y aquí es donde los líderes y las empresas tienen la oportunidad de conectar realmente a las personas sin importar dónde trabajen".

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Mejorando la experiencia del empleado con las herramientas de feedback y comunicación de Viva

Las herramientas para mejorar la experiencia del empleado son lo que Viva está diseñado para ofrecer; eso incluye herramientas y beneficios de recursos humanos, capacitación, desarrollo y bienestar de los empleados, y la comunicación efectiva es clave en la mayoría de eso.

La investigación del Índice de Tendencias Laborales de Microsoft muestra que la mitad de las empresas rara vez o nunca recopilan la retroalimentación de los empleados sobre cómo es trabajar para ellas. Viva Pulse es una nueva herramienta para recopilar y gestionar comentarios.

Khatri describió a Viva Pulse como "una nueva forma para que los gerentes puedan buscar comentarios confidenciales regulares de sus equipos, sobre su experiencia y lo que funciona, lo que no funciona y, lo más importante, crear confianza con sus equipos al llevar esas tendencias y sugerencias anonimizadas a las conversaciones del equipo"

Este no es el tipo de encuesta improvisada que se usaría en un chat de Microsoft Teams para decidir si el próximo evento del equipo debería ser una fiesta o voluntariado para una organización benéfica. Las plantillas guían a los gerentes para preguntar sobre el impacto de los cambios en el trabajo, qué tan bien funciona un equipo junto y cómo se sienten las personas, sin hacer preguntas tendenciosas que puedan presionar a las personas para que digan lo que creen que su jefe quiere escuchar.

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La retroalimentación es anónima y, en lugar de respuestas individuales, los gerentes pueden analizar tendencias y patrones. Incluso los gerentes reciben tareas con sugerencias para capacitación que pueden tomar para administrar mejor, así como acciones sugeridas para tomar con su equipo.

Pulse está diseñado para trabajar junto con el nuevo módulo de Viva Goals que ayuda a conectar lo que se les dice a los empleados en qué trabajar con lo que la empresa dice que son sus metas cada trimestre, para que quede claro cuáles deben ser las prioridades.

Viva Goals ahora se integra con Azure DevOps, Power BI y Microsoft Project y Planner para rastrear elementos de trabajo y resultados que se incorporan a los OKR, para que los gerentes puedan ver qué mensaje están enviando al personal y cómo eso afecta el trabajo que hacen, así como cómo se sienten con respecto a su trabajo. Esto les brinda a los gerentes una forma de alejarse del teatro de productividad y la paranoia para medir lo que realmente les importa.

Las herramientas de Viva mejoran las comunicaciones y la cultura laboral

Microsoft está agregando aún más formas para que los líderes y los gerentes se comuniquen con los empleados, con la nueva herramienta Viva Amplify para compartir comunicaciones oficiales de la empresa por parte de ejecutivos y recursos humanos, que incluye herramientas para ayudar a los equipos de comunicación a escribir y publicar, así como métricas para rastrear cuán ampliamente se ven. Khatri lo llama un servicio interno para equipos de comunicación de empleados.

"Imagina que estás incorporando a 20,000 empleados por trimestre y usas Viva Amplify para enviar comunicaciones a esos 20,000 empleados de manera centralizada", dijo Khatri. "Entonces, ahora tienes un destino al que puedes ir como equipo de comunicación de empleados, ya sea RR.HH., TI o comunicaciones en el lugar de trabajo: puedes desarrollar esa campaña y distribuir esa campaña directamente a esos nuevos contratados de una manera mucho más significativa

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"Como equipo de comunicación, solo quieres crear ese mensaje una vez y quieres que aparezca de manera consistente de una manera simplificada en múltiples puntos finales, ya sea en tu máquina cuando inicias sesión por primera vez en tu primer día o en tu bandeja de entrada o en una conversación comunitaria que está ocurriendo en el grupo de recursos para nuevos contratados".

Viva se adapta a las preferencias de comunicación de todos los empleados

Los lugares donde se publican estas comunicaciones pueden ser algo tan libre como Yammer o Viva Engage, pero los líderes senior pueden necesitar una forma más estructurada de comunicarse.

"Viva Engage crea comunidades y te permite iniciar conversaciones significativas, permite a los empleados conectarse entre ellos en forma de pares, construir sus redes y crear su base de seguidores con herramientas sociales", explicó Khatri.

El nuevo Rincón del Liderazgo en Viva Engage es una herramienta para que los ejecutivos interactúen con los empleados y realicen eventos de "pregúntame cualquier cosa".

"Los líderes pueden programar esos eventos y poder comprender qué está funcionando, qué preguntas se están publicando y rastrear el grado de participación de esas preguntas", agregó Khatri.

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Con las funciones de narración de historias anunciadas recientemente y la forma en que Viva Topics y Viva Connections incorporan a Yammer en Teams, puede parecer que hay una cantidad confusa de formas diferentes de comunicarse dentro de la organización, pero estas son herramientas diferentes para diferentes tipos de comunicación, explicó Khatri.

Viva ofrece módulos para cuatro tipos de experiencias

En lugar de pensar en las herramientas de Viva como módulos separados solo porque se pueden elegir los que se compran, sugirió mirar para qué quieres usar Viva y cómo se ajusta a los recorridos de los empleados, como la incorporación de nuevos empleados.

"Viva brinda una experiencia en cuatro áreas: conexión, conocimiento, propósito y crecimiento", dijo Khatri. "La conexión se combina en una experiencia cohesiva a través de Viva Connections, Viva Engage y Viva Amplify para construir y agilizar cómo los empleados se conectan con la cultura de la empresa, pero también cómo se informan y se involucran a medida que avanzan".

"El conocimiento implica proporcionar a las organizaciones las herramientas adecuadas de análisis del lugar de trabajo y capacidades de retroalimentación", agregó Khatri, refiriéndose a Viva Insights y la nueva herramienta Pulse. "Esa solución combinada permite a los empleados, gerentes y líderes obtener los conocimientos que necesitan, directamente en el flujo de trabajo, y poder proteger su bienestar y tomar medidas y equilibrar el bienestar con la productividad".

Actualmente, Viva Goals es la única herramienta que Khatri clasifica como propósito (Viva Sales es la primera de lo que podría ser varias herramientas de Viva para un tipo específico de trabajo en lugar de la idea más amplia de propósito). El crecimiento se trata de capacitación, experiencia y gestión del conocimiento, e incluye Viva Learning, Viva Topics y la nueva herramienta Respuestas en la herramienta Microsoft Viva, que los gerentes pueden considerar como su propia versión corporativa de Quora.

"Pensamos en ello como alejarse de la búsqueda tradicional en una compañía", sugirió Khatri. "La búsqueda es obviamente un gran punto doloroso. Quieres conocer la respuesta a algo y tienes que buscar en un millón de lugares diferentes para encontrarla".

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Las herramientas de Viva ayudan a mantener a los empleados informados y avanzando en un solo panel de control

Answers se basa en Viva Topics y en funciones de preguntas y respuestas en Yammer que encuentran respuestas marcadas como útiles.

"Usamos la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural para conectar las preguntas de los empleados con expertos en toda la organización y ayudar a poner en práctica el conocimiento colectivo", señaló Khatri.

Si hay una tarjeta de tema relevante, la verás, junto con los detalles de quién es un experto en esa área. Si hay preguntas que no se han respondido, esos expertos recibirán una solicitud para ayudar, pero la próxima vez que se haga la misma pregunta, sus respuestas aparecerán automáticamente.

Alguien que comienza a trabajar utilizará todas esas experiencias diferentes, comenzando con la conexión y el propósito.

"Piensa en todas las cosas que necesitas mientras te pones al día", dijo Khatri. "Quieres relacionarte con lo que es la empresa en general; la cultura, la misión. Quieres entender cuál es mi papel y qué hay detrás de lo que mi equipo está trabajando, pero también cómo mi trabajo contribuye a la misión general y a los objetivos del equipo. Quieres poder entender en qué están trabajando los demás también.

"¿Cuáles son las diferentes comunidades? ¿Cuáles son los diferentes grupos de recursos para empleados con los que puedo conectarme a medida que me pongo al día en mi trabajo?"

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"Luego puedes pensar en las áreas de crecimiento, como Viva Learning, como una forma de que los gerentes creen caminos para que los nuevos contratados comprendan qué son algunas de las cosas que necesitan aprender específicamente para este trabajo en particular, para ser más eficientes en el rol al que se están uniendo", dijo Khatri.

Con tantas herramientas nuevas, Viva Connections, que ayuda a los empleados a encontrar recursos de la empresa, está obteniendo un nuevo diseño para ayudar a que eso sea más claro.

"No solo permitirá a los empleados participar en noticias, eventos y conversaciones directamente desde cosas como Yammer o Viva Engage, sino que también será un destino donde puedan acceder a todas sus tareas pendientes de todas las diferentes aplicaciones y servicios de Viva, todo en una experiencia", explicó Khatri.

Un panel de control también integra herramientas de terceros en esta nueva vista de Inicio.

Las organizaciones que solo pagan por Viva Learning y Viva Insights pero no tienen Viva Engage para unirlo todo pueden usar la nueva navegación común para saltar entre ellos, para asegurarse de que las herramientas que se supone que mejorarán su productividad no estén obstaculizando.

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