Los beneficios de utilizar software de gestión de gastos

Las empresas de tecnología tienen numerosas preocupaciones críticas, desde contratar y retener talento hasta asegurarse de que los productos y proyectos cumplan con sus fechas límite. Las tareas administrativas suelen quedar en un segundo plano bajo la premisa de que el tiempo y los recursos escasos deben centrarse en el negocio principal; el software de gestión de gastos es una forma de facilitar las tareas administrativas financieras.

Los beneficios de utilizar software de gestión de gastos

En empresas en crecimiento, la gestión de gastos puede consistir en una hoja de cálculo compartida y un proceso de aprobación y reembolso poco desarrollado. Esto proporciona una supervisión limitada; además, a menos que alguien recopile y agregue diligentemente los gastos, es probable que su empresa no tenga un buen control de qué departamentos gastan qué. Y es posible que su organización esté inundada de pagos recurrentes por todo, desde licencias de software hasta servicios de oficina que ya no se utilizan o son duplicados. En resumen, este trabajo administrativo probablemente conducirá a una visión limitada.

¿Qué es el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos aborda estos desafíos mediante la integración de tarjetas de pago, herramientas para empleados y informes y gestión en una sola plataforma. Estas herramientas de gestión de gastos solían ser exclusivas de empresas más grandes que podían negociar acuerdos con compañías de tarjetas de crédito y comprar software costoso. Más recientemente, empresas como BILL Spend & Expense (Figura A) han puesto a disposición herramientas de gestión de gastos para empresas más pequeñas; y con BILL Spend & Expense (anteriormente Divvy), en particular, el enfoque tecnológico es ideal para las empresas de tecnología en crecimiento.

Figura A

Cómo utilizar el software de gestión de gastos BILL Spend & Expense

Su empresa puede comenzar a utilizar BILL Spend & Expense con una solicitud de crédito simplificada que asigna crédito a la empresa en su conjunto, reduciendo la carga sobre los empleados individuales. Luego, su administrador puede configurar a los empleados y proporcionarles límites de crédito personales vinculados a una tarjeta de crédito de la empresa que proporciona BILL.

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En lugar de sorprenderse por gastos excesivos semanas después, cada cargo aparece instantáneamente en BILL Spend & Expense, y los cargos se rechazan tan pronto como un empleado excede su límite.

La aplicación de BILL facilita la gestión de gastos

En la aplicación móvil de BILL, los empleados y administradores pueden ver las transacciones de inmediato; además, la presentación de informes de gastos se simplifica porque los empleados pueden categorizar individualmente las transacciones y capturar recibos sin informes especiales ni entrada manual. Además, los empleados pueden solicitar aumentos en sus límites de crédito al instante para que un gasto de emergencia pueda ser aprobado lo antes posible.

BILL Spend & Expense ofrece presupuestos de alto nivel

BILL tiene funciones de presupuesto robustas. Los administradores pueden crear presupuestos para diversos conceptos que pueden variar desde una campaña de marketing hasta viajes para una conferencia. Los presupuestos pueden tener uno o más responsables que administran los fondos y varios empleados que pueden recibir asignaciones presupuestarias. Estas asignaciones aparecen en la tarjeta de crédito del empleado, y los gastos en la tarjeta se pueden asignar al presupuesto designado. Al igual que con cualquier otro cargo, cualquier cantidad superior al presupuesto asignado es rechazada, aunque los individuos pueden solicitar aprobaciones para excepciones.

Una vista de presupuesto muestra todos los presupuestos asociados con su empresa, y un gráfico sencillo detalla el monto del presupuesto, lo que se ha asignado y lo que se ha gastado. Los presupuestos pueden ser discretos o recurrentes mensualmente.

BILL Spend & Expense permite establecer números de tarjeta de crédito desechables

Otra característica de BILL que es particularmente útil para las empresas de tecnología es la capacidad de configurar números de tarjetas "desechables" que se pueden asignar a tarifas recurrentes. La mayoría de las empresas de tecnología están inundadas de cargos por hosting de software, servicios de suscripción y otros costos recurrentes; los usuarios de BILL pueden crear un número de tarjeta de crédito único para estas suscripciones, con un límite mensual que no puede superarse. Estos números de tarjeta de crédito desechables pueden cancelarse rápidamente si una suscripción ya no se utiliza.

¿Cuánto cuesta BILL Spend & Expense?

Las herramientas básicas, las tarjetas de pago y las capacidades de presupuesto de BILL son gratuitas para el suscriptor, ya que la compañía obtiene sus ingresos de las comisiones asociadas con las transacciones con tarjeta de crédito. BILL ofrece capacidades adicionales que van desde pagos de facturas hasta recompensas.

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Ahorre tiempo y sea más productivo utilizando BILL Spend & Expense

La gestión de gastos puede que no esté en la parte superior de su lista de iniciativas importantes, pero vale la pena investigarla, ya que ofrece la oportunidad de liberar tiempo administrativo que se puede aplicar donde más importa. Para las empresas de tecnología con poco tiempo y presupuesto limitado, tal vez la mayor recompensa de utilizar este software sean los ahorros de tiempo generados al evitar informes de gastos manuales, reembolsos demorados y preguntas sobre gastos excesivos que se identificaron mucho después de que ocurrieran los cargos.

El enfoque centrado en la web y móvil de BILL para estas tareas se siente moderno y accesible, y debería resultar más familiar para los empleados de tecnología que las hojas de cálculo y los formularios de aprobación.

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