Las mejores opciones de software contable empresarial: Comparación de características y beneficios

Ya pasaron los días de las hojas de cálculo para llevar un registro de las finanzas críticas de un negocio. Ahora, existen plataformas de software disponibles para hacer el trabajo pesado por ti.

El software de contabilidad empresarial ayuda a las empresas a administrar y realizar un seguimiento de sus finanzas, desde las cuentas por pagar hasta la nómina. Sin embargo, estas plataformas no se detienen ahí. El software de contabilidad empresarial incluye las herramientas necesarias para la automatización contable, la gestión de inventario, el cumplimiento y mucho más.

Existen muchos ejemplos de software de contabilidad que las empresas pueden elegir. En esta guía, mostraremos las mejores opciones de software disponibles y desglosaremos los conceptos básicos del software de contabilidad empresarial.

Comparación de características de los principales software de contabilidad

Mejor software de contabilidad empresarial

¿Qué es el software de contabilidad empresarial?

El software de contabilidad empresarial permite a las grandes empresas hacer un seguimiento y administrar sus finanzas, desde cuentas por cobrar hasta la gestión de impuestos y la nómina de empleados.

El software de contabilidad ofrece automatización, eliminando la necesidad de realizar procesos manuales tediosos que a menudo resultan en errores costosos. Además, el software de contabilidad se integra con otras herramientas empresariales fundamentales como las plataformas ERP y CRM.

El uso del software de contabilidad empresarial en conjunto con otras plataformas brinda a las empresas una visión en tiempo real de todos los datos financieros en un solo lugar.

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El mercado de software de contabilidad empresarial

El mercado de software de contabilidad está experimentando un crecimiento rápido. Según datos de Allied Market Research, el mercado global de software de contabilidad tuvo un valor de $11.9 mil millones de dólares en 2020; se espera que para 2030, el mercado alcance los $70.2 mil millones de dólares.

Según el informe, el crecimiento en el uso del software de contabilidad se puede atribuir al aumento en la adopción de tecnología para mejorar la productividad empresarial. Otro motivo detrás del crecimiento es el impulso para utilizar la automatización y eliminar los procesos manuales y los errores contables.

Es importante tener en cuenta los efectos de la COVID-19 al considerar el rápido crecimiento del software de contabilidad. En un esfuerzo por ser proactivas y combatir futuras amenazas, muchas empresas están priorizando la automatización y otras herramientas para modernizar sus prácticas contables. Además, muchas empresas buscan soluciones de software basadas en la nube para un fácil acceso, ya sea que los empleados estén trabajando en la oficina o de forma remota.

Principales beneficios del software de contabilidad empresarial

Incremento de eficiencia

La eficiencia es el factor clave detrás de muchos proyectos de implementación de software. El software de contabilidad empresarial aumenta la eficiencia operativa de muchas maneras.

Por ejemplo, las funciones de automatización eliminan la necesidad de ingresar datos manualmente. Además, el software de contabilidad almacena todos los datos financieros en un solo lugar, eliminando la necesidad de que los empleados busquen información en varias bases de datos para realizar tareas relacionadas con el trabajo.

Utilizando una plataforma centralizada y basada en la nube, los empleados pueden acceder a herramientas y datos contables desde cualquier lugar.

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Reducción de costos

Los errores contables, como errores constantes en las facturas y gastos no controlados, pueden agotar rápidamente los recursos de una empresa; afortunadamente, las características del software de contabilidad, como la automatización y la generación de informes, ayudan a las empresas a eliminar estos errores, reduciendo los costos en general.

El software de contabilidad también puede reducir los costos asociados con la contratación de profesionales contables o la externalización de los procedimientos contables.

Mejora de la precisión de los datos financieros

Los errores en el balance general son frustrantes y a menudo resultan en horas de tiempo desperdiciado. Además, los errores contables conducen a una toma de decisiones empresariales deficientes, la denegación de crédito, el flujo de efectivo negativo y una serie de otras consecuencias.

El software de contabilidad empresarial utiliza controles y herramientas integradas para eliminar errores. Estos controles alertan a las empresas sobre los errores antes de que se consoliden. En algunos casos, el software corregirá automáticamente cualquier error.

Simplificación de la toma de decisiones financieras

El software de contabilidad empresarial permite una visibilidad en tiempo real de las finanzas y los indicadores clave de rendimiento de una empresa. Con una imagen clara de la salud de una empresa, los interesados pueden tomar decisiones financieras fundamentadas.

Fácil cumplimiento de impuestos

Las regulaciones financieras cambian rápidamente y tratar de mantenerse al día con las regulaciones fiscales, así como las tareas contables diarias, puede ser un desafío para las grandes empresas. El software de contabilidad empresarial ofrece actualizaciones de software automáticas y consistentes para garantizar que los procesos contables cumplan con los estándares en constante evolución de las normas GAAP y otras pautas; como resultado, las empresas pueden mantenerse en cumplimiento sin tanto esfuerzo.

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Características clave del software de contabilidad empresarial

Capacidades de automatización

Las empresas deben moverse rápidamente, y eso significa reducir la cantidad de tareas manuales que deben completarse cada día. La automatización puede ayudar.

El software de contabilidad empresarial puede ayudar a automatizar virtualmente cualquier tarea contable, desde la presentación de impuestos hasta la facturación. La automatización permite que los equipos de contabilidad y finanzas dediquen menos tiempo a los números y más tiempo a tareas de mayor valor.

Contabilidad básica

El software de contabilidad empresarial incluye herramientas que simplifican todos los procedimientos contables básicos; por ejemplo, las capacidades incluyen un libro mayor, cuentas por pagar y por cobrar, gestión de efectivo y preparación de impuestos. Además, todos los procesos contables básicos se pueden automatizar para ahorrar tiempo y esfuerzo a las empresas.

Facturación y emisión de facturas

Las empresas modernas necesitan capacidades modernas de facturación y pago. El software de contabilidad empresarial permite la automatización de facturas, lo que reduce los costos. Por ejemplo, el software de contabilidad ayuda a reducir errores costosos en las facturas y el tiempo perdido en tareas de facturación manual.

El software de contabilidad puede automatizar cada factura enviada, incluyendo las que se repiten semanal, mensual o trimestralmente.

El software de contabilidad empresarial también puede realizar un seguimiento de las facturas durante todo el ciclo de facturación y enviar recordatorios para garantizar que los clientes paguen a tiempo. Otra característica clave del software de contabilidad es la incorporación de herramientas de procesamiento de pagos, lo que permite aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito.

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Procesamiento de nómina

Aunque es un proceso comercial crítico, la nómina a menudo es desafiante y compleja. Se deben controlar las hojas de tiempo, calcular salarios y retenciones, y procesar pagos, todo en tiempo y forma. El software de contabilidad empresarial automatiza estas tediosas tareas de nómina.

Por ejemplo, el software de contabilidad puede calcular rápidamente el salario de un empleado, teniendo en cuenta impuestos, bonificaciones y horas extras. Luego puede registrar la nómina en los lugares correctos, incluido el libro mayor.

Otras tareas, como enviar el pago real a los empleados y generar informes de nómina detallados, pueden ser completadas por una plataforma de contabilidad empresarial.

Gestión de impuestos

Al igual que la nómina, la gestión de impuestos es un proceso agotador. Hay muchas tareas involucradas en la gestión de impuestos, desde el cálculo del impuesto de ventas hasta la presentación de impuestos trimestrales. Estos procesos se vuelven aún más complicados cuando se trata de impuestos tanto nacionales como internacionales, lo cual es común para las grandes empresas.

El software de contabilidad empresarial brinda soporte para todos los procesos de gestión de impuestos dentro de una empresa. Por ejemplo, el software de contabilidad puede hacer un seguimiento de los impuestos sobre la nómina, calcular cifras complejas como el impuesto al valor agregado, presentar automáticamente los impuestos anuales y mucho más. Además, una plataforma de contabilidad ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones fiscales en constante cambio.

Procesamiento de pagos

Muchas plataformas de contabilidad empresarial ofrecen procesamiento de pagos incorporado en el software. Utilizando estas herramientas, los pagos se pueden aceptar fácilmente desde cuentas de crédito, débito y cheques, además de pagos tradicionales en efectivo o mediante transferencia electrónica.

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El acceso a métodos de pago adicionales simplifica el proceso de pago para los clientes, lo que puede reducir el tiempo de espera para recibir efectivo.

Pronóstico financiero

El pronóstico financiero puede no ser un proceso contable estándar; sin embargo, es una solución ofrecida por muchas suites de software de contabilidad empresarial. Por ejemplo, algunas plataformas ofrecen visualizaciones de datos, para que los equipos financieros puedan ver los presupuestos actuales y las tendencias en tiempo real.

Herramientas como Oracle NetSuite permiten a los equipos generar escenarios hipotéticos basados en datos financieros, para crear pronósticos personalizados que se ajusten a sus necesidades.

Informes y análisis

Quizás la característica más codiciada del software de contabilidad empresarial sean los informes y análisis. Los datos financieros sobre cada transacción se organizan y almacenan dentro del software. Las empresas pueden utilizar estos datos para la planificación financiera, el cumplimiento, la planificación fiscal y la toma de decisiones estratégicas para el negocio.

El software de contabilidad empresarial generalmente viene con una amplia gama de informes predefinidos. Por ejemplo, el software puede contener informes específicos de contabilidad, como estados de pérdidas y ganancias, estados de flujo de efectivo y resúmenes de impuestos.

Aunque muchas plataformas permiten a los usuarios crear sus propios informes financieros personalizados para adaptarse a sus necesidades únicas. El software de contabilidad empresarial también proporciona acceso a paneles financieros que sirven como informes visuales que comunican la salud financiera en tiempo real de la empresa a través de gráficos y tablas.

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Seguridad

Los datos financieros deben mantenerse seguros: después de todo, los ataques cibernéticos están en aumento. Y según datos recientes de IBM, el costo promedio de una violación de datos alcanzó los $4.35 millones de dólares en 2022. Cuantas más capas de seguridad se puedan agregar a los datos, mejor protegida estará una empresa.

Afortunadamente, las plataformas de software de contabilidad empresarial suelen contar con robustas características de seguridad, como la autenticación de dos factores, cifrado a nivel bancario, control de acceso y permisos. Con estas herramientas, las empresas pueden garantizar que aquellos que necesitan datos tengan acceso y aquellos que no lo necesitan no lo tengan.

Cómo elegir el software de contabilidad empresarial adecuado para tu negocio

El software de contabilidad que es adecuado para tu empresa dependerá de varios factores, como el tipo de negocio, el número de empleados, los ingresos de tu empresa y tu presupuesto para compras de software. ¿Existe algún tipo particular de software de contabilidad que se adapte al nicho en el que trabajas? Es posible que puedas encontrar software específico para la industria manufacturera, por ejemplo. Además, deberás equilibrar lo que el software puede hacer con el conocimiento financiero del equipo de contabilidad. ¿Tu equipo de contabilidad quiere asistencia completa, mucha personalización o algo intermedio? Pregunta a las personas que utilizarán directamente el software, quizás todos los días, por su opinión.

Otros factores importantes a tener en cuenta incluyen si el software tiene una aplicación móvil o un servicio en la nube. ¿Dónde estarán físicamente tus empleados cuando lo utilicen? ¿Qué tipos de dispositivos utilizan actualmente en el trabajo? Esto puede ser relevante para determinar qué tan conveniente puede ser el software de contabilidad para ellos. Después de todo, diferentes programas satisfacen diferentes necesidades empresariales.

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