La mejor selección de software de monitoreo de empleados para el 2023

En los últimos años, las empresas han cambiado la forma en que piensan sobre el trabajo y dónde los empleados pueden trabajar por varias razones. Con este cambio de paradigma hacia entornos de trabajo híbridos y remotos, es imperativo que las empresas se aseguren de que tanto los empleados fuera del sitio como los trabajadores en el lugar completen tareas y asignaciones de manera oportuna y eficiente.

Una forma útil de rastrear y mejorar el rendimiento de los empleados en general es utilizar software de monitoreo de empleados. En esta completa guía de comparación de productos, hemos revisado varias de las principales soluciones de monitoreo de empleados disponibles en el mercado actualmente.

Mejor software de monitoreo de empleados: Tabla de comparación

Mejores productos de software de monitoreo de empleados

¿Cuáles son las características clave del software de monitoreo de empleados?

Monitoreo sigiloso

El monitoreo sigiloso puede ser utilizado por organizaciones que desean supervisar las actividades de sus empleados sin que estos se den cuenta. Al utilizar el monitoreo sigiloso, las empresas pueden ver todas las actividades o el tiempo dedicado a diferentes tareas. También pueden identificar de manera discreta quién dentro de su personal es productivo y quién necesita mejorar.

Seguimiento de hojas de tiempo

El seguimiento de hojas de tiempo es útil para empresas con empleados freelance o por horas. Este tipo de función asegura que estos trabajadores estén comprometidos con una tarea durante el tiempo que dicen que están trabajando. El uso de este tipo de seguimiento puede ahorrar recursos valiosos a la empresa si se descubre que un empleado no está cumpliendo sus deberes como se espera y solo está aparentando estar ocupado.

Además, con capacidades de seguimiento automatizado, el personal encargado de la gestión de la nómina puede recibir informes semanales que indiquen cuánto debe ser compensado un empleado en función del tiempo que dedica a trabajar en tareas o proyectos.

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Gestión de tareas

Una de las características más prácticas para el monitoreo de empleados es la gestión de tareas, que permite a los líderes empresariales controlar y monitorear remotamente los dispositivos de los empleados mientras están trabajando. Muchas plataformas que ofrecen capacidades de gestión de tareas también pueden bloquear sitios web e incluso palabras clave específicas si una organización lo considera necesario. Para las empresas que deseen gestionar activamente las actividades de sus empleados, la gestión de tareas es una característica que definitivamente deben tener en cuenta.

Evaluaciones de productividad

Para las empresas que simplemente desean un informe detallado y bien elaborado, varias soluciones de software de monitoreo de empleados ofrecen evaluaciones de productividad. Estas métricas y reportes de evaluación pueden ser especialmente útiles cuando se trabaja con un gran número de empleados, proporcionando a los supervisores información detallada sobre cuánto tiempo tardó el personal en completar proyectos y cuántas tareas se completaron en un período determinado de tiempo.

Rastreo de ubicación

Con muchas empresas que ofrecen servicios de entrega o basados en ubicaciones, asegurarse de que un empleado esté en el lugar correcto durante su turno puede ser crucial. Varias plataformas permiten a los roles ejecutivos monitorear la ubicación de los empleados a través de GPS, asegurando que los empleados estén donde dicen que están. Esta característica también puede ayudar con las hojas de tiempo al autenticar cuánto tiempo un trabajador estuvo en una ubicación específica de trabajo.

¿Qué es el software de monitoreo de empleados?

El software de monitoreo de empleados es un tipo de software que permite a los gerentes y otros administradores designados monitorear y supervisar la actividad en computadoras de empleados desde una ubicación central. El software de monitoreo de empleados suele implementarse en diferentes dispositivos y admite la visualización centralizada de datos y funciones a través de una PC en red.

Usando este software, aquellos en posiciones de supervisión pueden monitorear en qué están trabajando los empleados, qué software y sitios web han sido utilizados y visitados en las computadoras de la empresa. Algunos programas también pueden identificar y categorizar si el software o el sitio web en cuestión se encuentra en una categoría considerada "productiva" o "improductiva".

Con el software de monitoreo de empleados, los líderes empresariales pueden rastrear de manera más fácil la productividad de los empleados con una vista simplificada y organizada de su historial diario. Esto les permite tomar decisiones o determinaciones basadas en cuánto tiempo un empleado dedicó a una tarea o asignación.

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¿Cómo funciona el software de monitoreo de empleados?

El software de monitoreo de empleados funciona una vez que el programa de monitoreo se instala en una o varias PC para que puedan ser visualizadas de manera remota desde la computadora administrativa centralizada. Una vez que el programa está instalado, los administradores pueden tomar varias acciones, ya sea simplemente para ver lo que un empleado está viendo o para verificar desde dónde está trabajando un empleado.

Además, los administradores también pueden tomar roles más activos, desde restringir el acceso a ciertos programas o sitios web hasta incluso ver si se ha insertado una unidad extraíble en un dispositivo y qué archivos se han transferido a la unidad extraíble.

Al reconocer qué tipo de software de monitoreo de empleados se adapta mejor a las necesidades de la organización, las empresas pueden optimizar los procesos de su fuerza laboral para garantizar que se maximice la productividad.

¿Por qué es importante el software de monitoreo de empleados?

Aumento de la productividad del trabajo remoto

Este tipo de software de seguimiento de empleados puede ser beneficioso para las organizaciones por varias razones. Especialmente, el cambio al trabajo remoto debido a la pandemia ha dejado a muchas empresas sin una forma de asegurarse de que los empleados estén dedicando su tiempo a las tareas y asignaciones necesarias en lugar de pasar tiempo en redes sociales u otras actividades de ocio.

Existen varias formas en las que las empresas pueden utilizar este software para garantizar que el tiempo de los empleados se invierta de manera adecuada y que se maximice la productividad; por ejemplo, pueden rastrear la ubicación de la PC de un usuario, ver de forma remota el escritorio de un empleado y verificar qué sitios web han sido accedidos, entre otras técnicas de monitoreo.

Seguridad de la propiedad intelectual de la empresa

El software de monitoreo de empleados también puede ayudar a proteger la propiedad intelectual de la empresa, ya que aquellos en posiciones administrativas pueden recibir alertas si un trabajador se involucra en actividades sospechosas, como transferir archivos de un servidor de la empresa a otro dispositivo. Recibir este tipo de notificaciones puede ahorrarle a una empresa mucho tiempo y dinero al tratar de recuperar propiedad intelectual perdida o robada a largo plazo.

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Evaluación del rendimiento del empleado y oportunidades de desarrollo profesional

Otra razón importante para utilizar este tipo de software es rastrear qué empleados son más productivos que otros. Este software documenta el historial de eficiencia y capacidad de un empleado, utilizando análisis para respaldar las decisiones futuras de contratación o incrementos de remuneración.

Como resultado de la documentación detallada sobre el rendimiento, los gerentes tendrán información suficiente sobre quiénes pueden ser más adecuados para futuras promociones. Alternativamente, los gerentes pueden monitorear de cerca a aquellos que están bajo rindiendo y ofrecerles capacitación adicional o planes de mejora del rendimiento según sea necesario.

¿Debería su empresa utilizar software de monitoreo de empleados?

Especialmente si trabaja en un entorno donde la productividad por hora o por tarea importa y es difícil de rastrear, el software de monitoreo de empleados es una inversión importante para su empresa. El software de monitoreo de empleados también es una excelente opción para empresas con muchos trabajadores remotos o móviles, donde la responsabilidad es más difícil de hacer cumplir.

Con este software, puede monitorear lo que hacen sus empleados en sus dispositivos y en el lugar de trabajo, por lo que sabrá de inmediato si están bajo rindiendo o no están trabajando en absoluto. Este software también puede ayudarlo a tener control sobre quién se conecta a la red de su empresa, qué dispositivos se están utilizando y cuántas horas al día dedica cada individuo al trabajo.

Muchas empresas encuentran que este tipo de software es invaluable porque les brinda una visión detallada de cómo están administrando sus operaciones. Por otro lado, otros solo quieren asegurarse de obtener el máximo provecho de sus empleados.

Aunque el software de monitoreo de empleados es muy beneficioso para una variedad de empresas y casos de uso, es importante que lo implemente de una manera que tenga sentido para su organización. Por ejemplo, no todas las empresas requerirán el registro de pulsaciones de teclado, el monitoreo sigiloso o el rastreo de ubicación.

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De hecho, este tipo de monitoreo de empleados puede disminuir la moral y la lealtad de sus empleados si sienten que no se les confía. En última instancia, depende de los líderes empresariales no solo decidir qué solución de software de monitoreo de empleados funcionará mejor para sus operaciones, sino también determinar qué características de monitoreo realmente deben activarse para su fuerza laboral.

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