Cómo ocultar áreas no utilizadas en Excel y mantener el enfoque del usuario

Si alguna vez has abierto un libro de Excel y no encuentras columnas, filas y/o barras de desplazamiento, probablemente sea porque el autor del libro ocultó alguna parte de la hoja de cálculo para que los usuarios puedan centrarse en el área de trabajo sin distracciones. Cuando parece que falta todo, a menudo es porque el propietario del documento ha desactivado propiedades y opciones para proteger el área de trabajo.

En este tutorial, te mostraré cómo inhibir varias propiedades y opciones de la hoja de cálculo para que el usuario se concentre en el área de trabajo. Este proceso es fácil de implementar y no lleva mucho tiempo. Estoy utilizando Microsoft 365 Desktop en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero también puedes utilizar versiones anteriores. La versión en línea de Excel te permite desactivar las líneas de cuadrícula y las filas de encabezado.

Puedes descargar el archivo de demostración de Microsoft Excel para este tutorial.

Índice de Contenido
  1. ¿Por qué ocultar áreas no utilizadas en Excel?
  2. Cómo ocultar columnas y filas en Excel
    1. Cómo ocultar columnas y filas en Excel
  3. Cómo ocultar las filas de encabezado y la barra de fórmulas en Excel
  4. Cómo ocultar las pestañas de hojas en Excel
  5. Cómo restaurar la visualización original
  6. Avanzando hacia la función de protección de Excel

¿Por qué ocultar áreas no utilizadas en Excel?

Por lo general, ocultas una columna o fila para ocultar o proteger datos y fórmulas, por lo que es posible que te preguntes por qué alguien querría ocultar todo lo demás. ¿La razón? Ocultar todo excepto el área de trabajo es una buena manera de oscurecer los datos y fórmulas que no quieres que los usuarios vean o intenten cambiar.

Otra buena razón para ocultar áreas no utilizadas es hacer que tu hoja de cálculo funcione de manera similar a un panel de control, que está cada vez más en uso popular. Los espectadores o los usuarios finales pueden hacer clic para enfocarse en algo en la hoja o filtrar un informe o gráfico, como lo harían en un panel de control, pero no podrán realizar cambios en los datos subyacentes. Cuando intentas que tu hoja de cálculo de Excel funcione como un panel de control, no querrás ver muchos de los elementos tradicionales de la hoja de cálculo de Excel.

Ya sea que estés protegiendo datos o eliminando distracciones, ocultar espacios en blanco y otras áreas de la hoja de cálculo puede ayudar. Sin embargo, ocultar partes de la hoja de cálculo conlleva un comportamiento inherente difícil de solucionar: ocultar filas y columnas desplaza el área de trabajo. Por ejemplo, si ocultas todas las filas y columnas no utilizadas, el área de trabajo quedará en la esquina superior izquierda de la hoja en lugar de en el centro.

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Esto puede no importar en tu caso de uso particular, pero en caso de que lo haga, abordaremos un segundo método que te permitirá centrar el área de trabajo al desactivar las líneas de cuadrícula. Ten en cuenta que muchos de los consejos que estamos cubriendo hoy, incluido el consejo de ocultar las líneas de cuadrícula, implican inhibir la visualización de algunas propiedades de la hoja y desactivar cosas en lugar de ocultar realmente algo.

Cómo ocultar columnas y filas en Excel

Ocultar columnas y filas no utilizadas dentro de la hoja es una buena manera de evitar que los usuarios aprovechen el espacio y/o mantenerse enfocados en la información relevante. También es una excelente manera de darle un aspecto profesional y completo a un panel de control.

Para demostrarlo, utilizaremos la hoja de cálculo de muestra que se muestra en la Figura A, que tiene un área de trabajo pequeña y mucho espacio desperdiciado: áreas no utilizadas que podrían tentar a un usuario a deambular por ellas.

Figura A

Cómo ocultar áreas no utilizadas en Excel y mantener el enfoque del usuario - Software | Imagen 1 Newsmatic

Para ocultar filas no utilizadas, sigue los siguientes pasos:

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1. Haz clic en cualquier celda en la primera fila no utilizada por encima del área de trabajo y presiona Shift + Barra espaciadora para seleccionar esa fila. Si estás trabajando con el archivo de demostración, haz clic en una celda dentro de la fila 1.

2. Presiona Ctrl + Shift + Flecha abajo para seleccionar todas las filas entre la fila seleccionada y el final de la hoja.

3. Si Excel selecciona la fila de encabezado (fila 6), mantén presionada la tecla Shift y presiona la flecha hacia arriba para eliminar la fila 6 de la selección.

4. Haz clic en la pestaña Inicio.

5. En el grupo Celdas, haz clic en el menú desplegable Formato y elige Ocultar (Figura A) o haz clic con el botón derecho en la selección y elige Ocultar en el submenú resultante. También puedes simplemente presionar Ctrl + 9.

Ocultar las filas no utilizadas por encima del área de trabajo mueve el área de trabajo a la parte superior de la hoja, como se muestra en la Figura B. Este es el problema de desplazamiento al que me referí anteriormente.

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Figura B

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Repite los pasos anteriores para seleccionar todas las filas debajo del área de trabajo. Comienza haciendo clic en una celda en la fila 8. La Figura C muestra los resultados.

Figura C

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Ahora es el momento de ocultar todas las columnas no utilizadas:

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1. Haz clic en cualquier celda en la columna A.

2. Presiona Ctrl + Flecha abajo para seleccionar toda la columna, o haz clic en la celda de encabezado para seleccionar toda la columna.

3. Presiona Ctrl + Shift + Flecha abajo para agregar las columnas B y C a la selección.

4. Si Excel selecciona la primera columna en el área de trabajo, mantén presionada la tecla Shift y presiona la tecla de flecha izquierda para eliminarla de la selección.

5. En el grupo Celdas, haz clic en el menú desplegable Formato y elige Ocultar (Figura A) o haz clic con el botón derecho en la selección y elige Ocultar en el submenú resultante o simplemente presiona Ctrl + 0.

Repite el proceso anterior haciendo clic en cualquier celda en la columna I. La Figura D muestra los resultados. Como puedes ver, el área de trabajo ahora está en la esquina superior izquierda de la pantalla. No puedes acceder fácilmente a las filas y columnas ocultas si decides hacer cambios.

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Figura D

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Para mostrar todas las columnas y filas en la hoja, haz clic en el selector de hojas en la intersección de las celdas de encabezado de fila y columna. Al hacerlo, se seleccionará toda la hoja. Presiona Shift + Ctrl + 9 y Shift + Ctrl + 0 para mostrar rápidamente todo.

Cómo ocultar columnas y filas en Excel

Si el desplazamiento que ocurrió en nuestros ejemplos anteriores no funciona para lo que necesitas, aparentemente puedes ocultar filas y columnas vacías inhibiendo otros elementos de la hoja, como las líneas de cuadrícula.

Para inhibir la vista de las líneas de cuadrícula en Excel, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú Vista.

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2. En el grupo Mostrar, desmarca Líneas de cuadrícula (Figura E).

Figura E

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Las líneas de cuadrícula han desaparecido. Este simple cambio visual ayudará al espectador a ir directamente al área de trabajo y quedarse allí. Reconozcámoslo, sigue siendo un espacio en blanco, pero la ausencia de las líneas de cuadrícula es un buen comienzo. Sin embargo, la vista todavía muestra algunos otros elementos de la hoja que es posible que desees inhibir. A continuación, veamos cómo ocultar las filas de encabezado y la barra de fórmulas.

Cómo ocultar las filas de encabezado y la barra de fórmulas en Excel

A pesar de la ausencia de las líneas de cuadrícula, la ventana todavía se ve como una hoja de cálculo de Excel. Inhibir la vista de las filas de encabezado y la barra de fórmulas reducirá la mentalidad de "esta es una hoja de cálculo de Excel, muévete y haz lo que quieras" y mantendrá a los usuarios en el área de trabajo.

Para esta parte de nuestro tutorial, desactivarás tanto las filas de encabezado como la barra de fórmulas de la misma manera que hiciste con las líneas de cuadrícula. Haz clic en la pestaña Ver y luego desmarca Barra de fórmulas y Encabezados en el grupo Mostrar. La Figura F muestra los resultados.

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Figura F

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En este punto, los usuarios con habilidades limitadas en Excel probablemente no harán ningún esfuerzo por salir del área de trabajo.

Aunque no puedas ver las celdas de encabezado, todavía puedes seleccionarlas. Si quieres agregar o eliminar columnas o filas, aún puedes hacerlo. En la Figura F, puedes ver que inserté una columna y un par de filas para centrar mejor el área de trabajo.

Por mejor o peor, la barra de fórmulas es una propiedad a nivel de aplicación. El siguiente archivo de Excel que tú o tus usuarios abran se abrirá con la barra de fórmulas desactivada. Por esa razón, es posible que no quieras desactivarla, especialmente si los usuarios no sabrán cómo volver a activarla.

Cómo ocultar las pestañas de hojas en Excel

Las pestañas de hoja proporcionan acceso rápido a otras hojas dentro del mismo documento de Excel. Si no quieres verlas, también puedes inhibir estas pestañas de hojas. Para desactivar la visualización de las pestañas de hojas, sigue estos pasos:

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1. Haz clic en la pestaña Archivo.

2. En el panel izquierdo, haz clic en Opciones.

3. En el panel izquierdo, haz clic en Avanzado.

4. En Opciones de visualización para este libro, desmarca las tres primeras opciones (Figura G). También puedes desactivar las barras de desplazamiento si así lo deseas.

Figura G

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5. Haz clic en Aceptar.

Puedes alternar la cinta de opciones, pero lo más probable es que el archivo se abra con la cinta de opciones expuesta. Esta es otra configuración a nivel de aplicación que realmente no puedes controlar de un uso a otro.

En este punto, has terminado. La Figura H muestra una hoja simple con pocas distracciones.

Figura H

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Cómo restaurar la visualización original

Has hecho muchos cambios, pero todos ellos son fáciles de implementar y de restablecer. Puedes completar todo este restablecimiento en menos de cinco minutos. Para restaurar la visualización, simplemente repite las instrucciones mencionadas anteriormente en sentido contrario.

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Avanzando hacia la función de protección de Excel

Si decides que debes inhibir la barra de fórmulas y la cinta de opciones, deberías utilizar el procedimiento Sub WorkBook_Open(). Este procedimiento ejecutará su código cuando el usuario abra el libro. Luego, puedes volver a activarlos utilizando el procedimiento Sub Before_Close().

Lo que hemos hecho a lo largo de este tutorial es un pequeño truco de ilusión. A veces eso será suficiente y, francamente, se ve bien. Sin embargo, nada de lo que se menciona en este artículo protege ninguna de las celdas de la hoja de cálculo. Para eso, deberás utilizar la función de protección de Excel.

Para obtener más información sobre la protección de Excel, lee los siguientes artículos:

  • Cinco consejos para trabajar con la protección de hojas de Excel (Newsmatic)
  • Cómo proteger fórmulas de Excel (Newsmatic)
  • Cómo utilizar contraseñas para otorgar acceso a diferentes rangos de libros de trabajo de Microsoft Excel (Newsmatic)

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