Slack: La herramienta de colaboración en la nube para equipos modernos

Slack es una herramienta de colaboración en la nube que tiene como objetivo ser la plataforma central a través de la cual los equipos se comunican. Slack fue diseñado originalmente como un reemplazo de correo electrónico que ayudó a eliminar la confusión causada por las largas cadenas de correo electrónico utilizadas a menudo por los miembros del equipo colaborador.

En los últimos años, se ha expandido mucho más allá de ser simplemente un reemplazo de correo electrónico y ahora ofrece una suite completa de herramientas de colaboración. Slack ofrece varias opciones de canales privados y públicos, por lo que el acceso se puede personalizar para varios miembros dentro de una organización o proyecto.

Los mensajes del equipo se pueden publicar en canales públicos de Slack para que todos los vean, mientras que los canales privados se pueden utilizar para mantener las comunicaciones diarias necesarias para grupos más pequeños o individuales.

¿Por qué importa Slack?

El trabajo remoto y los equipos distribuidos han aumentado la complejidad de las comunicaciones, ya que los pequeños detalles que se comunican cara a cara ahora deben transformarse en interacciones digitales eficientes. Slack como herramienta está diseñado para este propósito exacto. Ayuda a los equipos remotos a gestionar las comunicaciones, desde el más mínimo detalle hasta los anuncios de toda la empresa, de una manera más fácil y con mucho menos desorden y confusión que los métodos de la competencia.

Slack también se centra en agilizar las comunicaciones típicas que los usuarios ni siquiera saben que se pueden agilizar.

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Por ejemplo, la tarea común de enviar un enlace a un artículo por correo electrónico se ha agilizado en Slack para ahorrar tiempo y reducir el consumo de ancho de banda. Cuando se envía un enlace por correo electrónico, el saludo, el cierre y la firma automáticamente agregada son componentes superfluos (aunque educados) si se considera el propósito de este correo electrónico, que es enviar un enlace para que el destinatario lo vea.

En general, el flujo de trabajo de comunicaciones simplificado que ofrece Slack es fundamental para la importancia en los equipos modernos con entornos de trabajo distribuidos.

Precios de Slack

Slack tiene un plan gratuito y tres niveles de pago. Junto con una prueba gratuita para los planes Pro y Business+, Slack ofrece un descuento del 30% durante los primeros tres meses. También ofrece descuentos significativos y ofertas para instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro.

Para instituciones educativas que cumplen con los requisitos, Slack ofrece descuentos del 85% del precio anual de los planes Plus y Business+.

Para organizaciones sin fines de lucro, Slack ofrece acceso gratuito al plan Pro para equipos con un total de 250 usuarios o menos. Los equipos por encima de ese nivel reciben un descuento del 85%. Los usuarios de Business+ sin fines de lucro reciben un descuento del 85% en comparación con los precios normales independientemente de los usuarios.

Gratis

El plan gratuito de Slack es relativamente limitado en comparación con sus niveles de pago. Por ejemplo, el historial de mensajes y archivos está limitado a 90 días y los usuarios pueden agregar hasta 10 integraciones, mientras que estas características son ilimitadas para los planes de pago. Además, las características de colaboración como charlas y trabajar con usuarios externos se limitan a uno a uno solamente.

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Pro

El Plan Pro cuesta $7.25 por usuario al mes cuando se factura anualmente. Para facturación mensual, la tarifa es de $8.75 por usuario. El Plan Pro ofrece mensajes ilimitados y puede utilizar un número ilimitado de integraciones.

El Plan Pro también incluye políticas de conservación personalizadas, grupos de usuarios, autenticación de Google y aplicaciones para iniciar sesión en dominios, acceso de invitados y un servicio de ingestión de correo electrónico configurable.

Business+

Para la mayoría de las organizaciones medianas, el plan Business+ debería ser adecuado. Business+ cuesta $12.50 por usuario al mes, facturado anualmente, o $15 por usuario al mes cuando se factura mensualmente. El plan incluye inicio de sesión único basado en SAML, exportaciones de cumplimiento del historial de mensajes y sincronización de Active Directory en tiempo real.

Enterprise Grid

El plan Enterprise Grid de Slack, dirigido a organizaciones con entre 500 y 500,000 empleados, permite espacios de trabajo y canales compartidos ilimitados, lo que permite a las organizaciones configurar Slack de una manera que refleje mejor su estructura organizativa. Los equipos interesados en el plan Enterprise Grid deberán ponerse en contacto con el equipo de ventas de Slack para obtener una cotización personalizada.

Características clave de Slack

Fácil de usar

La característica más importante de Slack es su simplicidad. Esa simplicidad ha contribuido al rápido crecimiento de Slack a lo largo de los años y la empresa ha tenido éxito al no permitir que la sobrecarga de funciones complique la utilidad general de la aplicación.

Comunicación en equipo

Slack es un centro centralizado para que los equipos se comuniquen entre sí a través de canales. Estos canales permiten la mensajería grupal o privada, la disponibilidad de los miembros del equipo y los recordatorios.

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Capacidades de video

Aunque es principalmente una herramienta de comunicación basada en texto, Slack tiene una función de video chat. Pero siguiendo su fundamento de simplicidad, este servicio de video ligero carece de las características extendidas de un servicio como Zoom, pero eso es intencional.

El servicio de video de Slack permite la comunicación básica cara a cara cuando sea necesario, al tiempo que permite compartir pantallas y capacidades de pizarra. Esto incluye la función de Charlas, que permite la comunicación solo de audio desde Slack con un solo clic. Las Charlas se graban y se pueden poner a disposición más tarde para cualquier usuario al que se le dé acceso, lo que las hace útiles para difundir la información de las reuniones o sesiones de capacitación.

Automatización de flujo de trabajo

La aplicación personalizada de Slack permite formas de automatizar flujos de trabajo sin necesidad de código. Esta característica conocida como Flujos de Trabajo de Slack está disponible para los planes Pro, Business+ y Enterprise de pago de Slack. Permite a los usuarios crear flujos de trabajo de reacción-acción para automatizar un número casi ilimitado de tareas. Incluso se pueden incorporar otras aplicaciones en el flujo de trabajo creado para una mayor personalización.

Actualizaciones de funciones de Slack agregadas en 2023

Slack actualiza continuamente su plataforma para ofrecer nuevas características solicitadas por los usuarios, y los clientes de escritorio de Slack reciben actualizaciones y mejoras periódicas para mejorar la estabilidad, la función y la seguridad. A continuación se presentan algunas de las características adicionales o actualizadas recientemente en el último año.

• En las Charlas, los usuarios pueden tocar un icono en la parte superior de la barra lateral en el móvil para ver todas las Charlas activas.
• Todos los clips compartidos en Slack ahora incluyen una vista previa de transcripción
• Los usuarios de planes de pago ahora pueden filtrar sus mensajes no leídos en función de las selecciones de la barra lateral.
• Unirse automáticamente a 30 canales cambia automáticamente la barra lateral a solo no leídos
• Implementación de DLP o Prevención de Pérdida de Datos para Slack Connect.
• Copiar y pegar todos los contactos en un MD a la vez.
• Disponibilidad de compartir la pantalla de las Charlas en el móvil.
• Convertir canales privados en públicos.
• Ahora se pueden utilizar las configuraciones de la aplicación de escritorio para implementar Slack en su entorno.

La aplicación de escritorio de Slack no tiene una función de actualización automática. Esto significa que los usuarios y los equipos deberán verificar manualmente las actualizaciones e instalarlas para aprovechar las nuevas características o cambios. Dado que las actualizaciones son necesarias por motivos de seguridad, es importante que los equipos sean conscientes de esto y se les indique que verifiquen regularmente las actualizaciones.

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Cómo usar Slack

Slack puede ejecutarse prácticamente en cualquier navegador moderno. Las aplicaciones de escritorio están disponibles para Windows, macOS y Linux. Las aplicaciones móviles están disponibles en Android e iOS. Usar Slack implica navegar por su interfaz intuitiva, dividida en dos secciones principales. Estas son la barra lateral a la izquierda y la ventana principal. Todos los canales a los que te han invitado se encuentran en la barra lateral junto con tus notificaciones y hilos de mensajes directos.

Cómo acceder a la barra de búsqueda

Hay una barra de búsqueda simple en la parte superior de la interfaz de Slack (Figura A). Junto a la barra de búsqueda hay botones de avance y retroceso que funcionan como los botones de avance y retroceso de un navegador web. Puedes navegar por secciones anteriores utilizando estos botones en lugar de hacer clic en ellos en la barra lateral izquierda.

Figura A

Cómo acceder y administrar los canales de Slack

Un componente principal de Slack es el uso de canales. Estos son agrupaciones organizativas que incluyen miembros del equipo. Por ejemplo, puede haber un canal para marketing y un canal separado para contabilidad. Cada uno incluiría a los miembros del equipo relevantes para el canal.

Estos se mantienen separados, aunque se puede invitar a usuarios y ser miembros de cualquier canal. Todos los canales se encuentran en la barra lateral izquierda y se enumeran en Canales (Figura B). Al hacer clic en la flecha hacia abajo junto al texto del canal, puedes agregar, administrar o buscar canales.

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Figura B

Cómo crear y guardar mensajes de Slack

Crear mensajes es fácil en Slack. Puedes elegir enviar mensajes privados a personas por DM o publicar el mensaje en el canal.

Mensajes dentro de los canales

En la barra lateral izquierda, selecciona un canal. Los mensajes públicos actuales para ese canal se mostrarán en la ventana principal. Debajo de esto, habrá un área de texto para que crees tu propio mensaje junto con las herramientas estándar para enlaces, emojis y otras herramientas de mensajería (Figura C).

Figura C

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También puedes responder a cualquier mensaje existente. Coloca el cursor sobre el mensaje al que deseas responder y selecciona "Responder en el hilo".

Al escribir tu mensaje, presionar Enter lo enviará. Por lo tanto, si necesitas iniciar una nueva línea en un mensaje, presiona Shift + Enter.

Todos los mensajes publicados en los canales son públicos y pueden ser vistos por todos en ese canal.

Enviar mensajes privados

Debajo de la lista de canales en la barra lateral se encuentran tus contactos actuales o conversaciones privadas. Haz clic en cualquiera de ellos para continuar la conversación o crear una nueva.

Alternativamente, cualquier persona en cualquier mensaje de canal puede recibir un mensaje de forma privada. Simplemente coloca el cursor sobre su nombre y podrás enviarles un mensaje. Haz clic en "Mensaje" y aparecerá un área de texto con su nombre ya en el campo "Para". El envío de un mensaje hará que esa conversación aparezca en tu barra lateral para un acceso rápido posterior.

Las conversaciones con mensajes nuevos sin leer tendrán un punto junto al nombre de la persona o canal.

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Guardar mensajes

Se pueden marcar los mensajes individuales, al igual que en Gmail, para guardarlos y poder acceder a ellos fácilmente en el futuro. Para hacerlo, sitúa el cursor sobre el mensaje que deseas guardar y haz clic en el símbolo de marcador entre los iconos para compartir y más opciones en el menú (Figura D). Esto guardará la conversación en la sección de elementos guardados de Slack para su posterior referencia.

Figura D

Cómo integrar herramientas con Slack

Instalar aplicaciones desde dentro de la aplicación de Slack es fácil. Desde el directorio de aplicaciones dentro de Slack, busca la aplicación por su nombre y luego haz clic en el botón Agregar a Slack. Algunas aplicaciones pueden estar instaladas de antemano en tu entorno de trabajo, en cuyo caso Slack te pedirá que conectes tus cuentas en la página de instalación.

Para obtener más información sobre cómo comenzar a usar Slack, consulta los enlaces a continuación.

Integraciones de Slack

Jira

La aplicación Jira Cloud para Slack permite a los usuarios suscribirse a las notificaciones sobre problemas clave y luego profundizar fácilmente si es necesario. Esta integración es popular para equipos de productos ágiles y permite a los usuarios realizar un seguimiento fácil de los problemas.

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Google Calendar

Los usuarios de Slack pueden instalar la aplicación Google Calendar directamente desde las versiones móviles o de escritorio de Slack. Una vez instalada, la disponibilidad de un usuario en Slack se actualiza de inmediato según las entradas del calendario. También hay herramientas para personalizar o limitar las notificaciones por motivos de privacidad.

Salesforce

Slack ofrece una integración profunda con Salesforce; sin embargo, esta aplicación debe ser instalada y configurada por un administrador del sistema de Salesforce en primer lugar. Existe un asistente de configuración de Slack incluido que guía a los administradores a través del proceso si es necesario para garantizar que todos los usuarios tengan acceso.

La integración es compatible con Salesforce Lightning y las experiencias Classic y admite Sales Cloud y Service Cloud.

Otras integraciones populares de Slack

A partir de 2023, Slack tiene integraciones incorporadas con 2,400 de las principales aplicaciones y herramientas de productividad del mundo. Entre ellos se encuentran:

• Herramientas de desarrollo como Bitbucket, GitHub e IFTTT.
• Servicios de almacenamiento de archivos como Google Drive, Box y Dropbox.
• Herramientas de gestión de proyectos como Zendesk.
• Plataformas de redes sociales como Twitter y Foursquare.
• Herramientas de recursos humanos como Workday.

¿Para quién es mejor Slack?

Prácticamente cualquier organización puede utilizar Slack. El nivel gratuito no tiene limitaciones en el número de usuarios que se pueden agregar a un grupo. Conserve e indexa los últimos 10,000 mensajes para buscar, el uso compartido de archivos está limitado a un total de almacenamiento de 5 GB y puede utilizar 10 aplicaciones de terceros o personalizadas. Por esta razón, Slack es una opción popular para equipos pequeños y empresas que buscan una plataforma de comunicación sencilla.

Los equipos remotos y los equipos distribuidos o híbridos también pueden beneficiarse enormemente de adoptar Slack en sus flujos de trabajo. Esto es especialmente cierto si esos equipos ya están utilizando una de las muchas herramientas de productividad con las que se integra Slack.

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Los principales competidores de Slack

Microsoft Teams

La plataforma Microsoft Teams es el principal competidor de Slack. Teams va más allá del chat y la comunicación por video para incluir el uso compartido de archivos, herramientas de automatización y un espacio de trabajo centralizado. Esto permite que los equipos de proyectos accedan y colaboren en tareas dentro de una sola plataforma. Y con la adición de cuentas de invitados y un nivel gratuito en 2018, Microsoft Teams está bien equipado para competir directamente con el modelo freemium de Slack.

Zoom

El popular software de videoconferencia Zoom ha agregado Zoom Chat a su software, que compite directamente con algunas de las características principales de Slack. Esto hace que Zoom sea una alternativa para aquellos que ya están en la plataforma y solo necesitan funciones de chat ligero. Zoom Chat funciona de manera similar a Slack, con funciones de búsqueda, controles de administración detallados y uso compartido seguro de archivos.

Twist

El competidor independiente de Slack, Twist, se presenta como una "herramienta de comunicación para equipos que creen que hay más en el trabajo que mantenerse al día con las aplicaciones de chat grupal". Tiene un enfoque intencionalmente minimalista, ya que carece de un indicador de estado en línea. Existe un nivel gratuito, con una retención de mensajes limitada a un mes. El nivel ilimitado está disponible por $5 por usuario al mes.

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