Cómo ajustar la configuración de celdas convencionales en Google Sheets para una mejor legibilidad

Algunas personas utilizan Google Sheets para gestionar texto, como tablas comparativas. Por ejemplo, algunos colegas utilizan una hoja de cálculo de Google Sheets con filas y columnas que contienen descripciones detalladas de funciones específicas de software. Otros pueden utilizar una hoja de cálculo de Google Sheets como herramienta de planificación y seguimiento de proyectos, con texto que describe hitos clave del proyecto, detalles y acciones futuras. Estos archivos de Google Sheets a menudo contienen más texto que números.

La configuración predeterminada de las celdas admite números, no texto. Sin ajustes, las celdas con texto se alinean a la izquierda y en la parte inferior de la celda. Este artículo muestra los cambios necesarios para que las celdas con texto en Google Sheets sean más fáciles de leer.

Cómo ajustar la configuración convencional de las celdas de Google Sheets para mejorar la legibilidad

Por defecto, el texto en una celda de Google Sheets se alinea a la izquierda y en la parte inferior de la celda, y el texto desborda en las celdas en blanco adyacentes. A menos que se cambie el formato de la celda, estas opciones pueden hacer que la hoja de cálculo sea difícil de leer. A menudo, animo a las personas a hacer tres ajustes en la alineación del texto:

1. Para muchas celdas, cambiar la alineación vertical a la parte superior, lo que garantiza que el texto comience en la parte superior de cada celda.
2. A continuación, ajustar la alineación horizontal a la izquierda, para que los párrafos se lean como en un documento.
3. Tercero, habilitar el ajuste de texto para asegurarse de que todo el texto de una celda se muestre.

La combinación de estos tres cambios ayuda a que una hoja de cálculo de Google Sheets con muchos campos de texto sea más fácil de leer (Figura A).

Figura A

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A continuación, se explica cómo ajustar cada una de estas configuraciones, tanto en Google Sheets en el navegador Chrome de una computadora, como en la aplicación de Google Sheets para Android o iOS. Estos ajustes se pueden realizar desde las opciones del menú "Formato" en Google Sheets o mediante los iconos de alineación y ajuste (Figura B).

Figura B

Cómo cambiar el ajuste de texto en Google Sheets

Con una celda de texto seleccionada, elija la opción "Formato | Ajuste | Desbordamiento". El texto de una celda desborda en las celdas en blanco adyacentes, de forma predeterminada.

En una hoja de cálculo de Google con mucho texto, puede elegir "Formato | Ajuste | Ajustar" para que se muestre cada palabra de una celda. La celda aumentará de tamaño verticalmente para mostrar todo el texto. Después de habilitar el ajuste de texto, es posible que desee cambiar el ancho de las columnas.

Google Sheets en Chrome en una computadora también ofrece la opción "Formato | Ajuste | Recortar" que trunca la visualización del texto al ancho de la celda (Figura C).

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Figura C

Cómo cambiar la alineación vertical en Google Sheets

Cuando tiene varias celdas que contienen una oración o más de texto, pruebe con "Formato | Alineación | Parte superior". Muchas personas encuentran esto más fácil de leer, ya que el texto en cada celda comenzará al mismo nivel; de lo contrario, la altura de la primera palabra en cada celda podría variar.

Otras opciones de configuración incluyen "Formato | Alineación | Medio", que funciona bien para los títulos de las filas, y "Formato | Alineación | Inferior", que funciona bien con filas y/o celdas de texto corto que no son lo suficientemente largas como para ajustarse (Figura D).

Figura D

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Cómo cambiar la alineación horizontal en Google Sheets

Para las celdas que contienen frases o párrafos de texto, intente con "Formato | Alineación | Izquierda" (o Ctrl + Shift + L). Esto coincide con la alineación a la que las personas están más acostumbradas al leer texto en idiomas que se leen de izquierda a derecha, como inglés, alemán, francés y español (Figura E).

Figura E

Para los encabezados de columnas y/o filas, puede funcionar bien la alineación centrada: "Formato | Alineación | Centro" (o Ctrl + Shift + E). En algunos casos, una columna o fila que funciona como encabezado puede beneficiarse de la alineación a la derecha, "Formato | Alineación | Derecha" (o Ctrl + Shift + R).

Cómo cambiar el ajuste de texto y alineación en la aplicación móvil de Google Sheets

En la aplicación de Google Sheets para Android e iOS, puede seleccionar una celda o celdas y luego tocar el icono de formato de texto/celda en la parte superior derecha; se muestra como una "A" con algunas líneas horizontales a la derecha. Esto muestra las opciones de formato de texto y celda.

La versión móvil de Google Sheets incluye acceso a las tres opciones de alineación horizontal y vertical: izquierda, centro y derecha, parte superior, medio e inferior. Sin embargo, la aplicación de Google Sheets ofrece un único control deslizante para el ajuste de texto. Toque "Celda" y luego elija si la opción "Ajustar texto" está activada o desactivada (Figura F).

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Figura F

¿Cómo formateas hojas de cálculo de Google con mucho texto?

Si trabajas con hojas de cálculo de Google que contienen una cantidad significativa de campos de texto, ¿qué ajustes de ajuste de texto y alineación prefieres? ¿Ajustas estos valores con frecuencia al abrir una hoja de cálculo con mucho texto? Déjame saber cómo sueles formatear los campos de texto en Google Sheets, ya sea dejando un comentario a continuación o compartiendo en Twitter (@awolber).

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