Cómo configurar el área de impresión en Google Sheets

Google Sheets te ofrece un control considerable sobre cómo se imprimen tus páginas, ya sea que tu hoja contenga tablas de Bard, datos de clientes o análisis financiero. Puedes elegir imprimir todo en tu libro de trabajo, tu hoja actual o un grupo seleccionado de celdas. Incluso puedes ajustar muchas opciones de diseño, escala y formato para tu área de impresión en Google Sheets.

Antes de comenzar

Antes de realizar cualquiera de los pasos a continuación, primero debes abrir la hoja de cálculo seleccionada en tu navegador o en la aplicación móvil de Google Sheets para verificar que tengas los permisos adecuados para imprimir. Si solo tienes acceso como Comentarista o Visor de la hoja, es posible que no puedas imprimir, descargar o copiar la hoja, ya que un propietario o editor de la hoja tiene la opción de desactivar estas funciones. Para obtener más detalles sobre los controles de uso compartido de la hoja, consulta Cómo compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google.

Cómo establecer el área de impresión en Google Sheets

Para mostrar la configuración de impresión en Google Sheets, selecciona Archivo | Imprimir en una hoja de tu navegador web de escritorio. Ajustarás las opciones de configuración de impresión en Sheets después, no antes, de elegir la opción del menú Imprimir. Esta secuencia difiere tanto de Google Docs como de Google Slides, que ambos proporcionan una opción Archivo | Configuración de página. También difiere de Google Drawings, que utiliza Configuración de impresión y vista previa.

Ajuste de la configuración de impresión de Google Sheets en el navegador

En un navegador de escritorio, como Chrome, Firefox o Safari, puedes ajustar varias opciones de impresión. Sigue estos pasos para ajustar la configuración de impresión de Google Sheets en un navegador:

1. Para imprimir una porción específica de tu hoja, selecciona las celdas que deseas imprimir haciendo clic y manteniendo presionado el cursor en una celda de la esquina de tu área de impresión deseada y luego arrastrando el cursor para seleccionar las celdas adyacentes (Figura A).

Figura A



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2. Nota: Si deseas imprimir todo el libro de trabajo o la hoja actual, omite este paso y continúa con el siguiente.
3. Selecciona Archivo | Imprimir. Alternativamente, puedes presionar Ctrl + P o seleccionar el icono de impresora que se muestra a la derecha de la flecha de deshacer.
4. En la vista previa de impresión, puedes ajustar los siguientes elementos:

• Área de impresión: Hoja actual, libro de trabajo o celdas seleccionadas.
• Tamaño de papel: Elige entre una variedad de tamaños preestablecidos o ingresa un tamaño personalizado.
• Orientación de la página: Horizontal o vertical.
• Escala: Ajustar al ancho, alto o página, o ingresar un porcentaje personalizado.
• Márgenes: Normal, estrecho o ancho, o ingresar un tamaño personalizado.
• Salto de página
• Formato: Agregar cuadrículas o notas; ajustar el orden de las páginas; elegir opciones de alineación horizontal (centro, izquierda o derecha) y/o vertical (arriba, medio o abajo).
• Cabeceras y pies de página: Números de página, título, nombre, fecha, hora, etc.

Figura B

• Destino: Selecciona una impresora o elige Guardar como PDF o Guardar en Google Drive como PDF.
• Páginas: Todas o especifica páginas específicas para imprimir.
• Páginas por hoja: Elige 1, 2, 4, 6, 9 o 16.
• Márgenes: Predeterminado, ninguno, mínimo o personalizado.
• Casilla de opción para imprimir gráficos de fondo.

Figura C

¿Cómo imprimo filas de encabezado en cada página de Google Sheets?

La congelación de las filas de encabezado puede ayudar a mantener organizada tu hoja de cálculo de Google y facilitar su uso, especialmente cuando trabajas con una gran cantidad de datos que abarcan varias filas. Con este enfoque, no tendrás que desplazarte hacia arriba o pasar por varias páginas para verificar los encabezados.

Los siguientes pasos te permitirán imprimir filas de encabezado en cada página de Google Sheets en la versión basada en navegador de la aplicación:

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1. Abre el archivo de Google Sheets que deseas imprimir.
2. Haz clic en Ver | Congelar, y luego selecciona la opción de fila de encabezado, que generalmente es la fila 1. La opción Congelar mostrará la fila superior incluso cuando te desplaces hacia abajo. Hay otras opciones de fila de encabezado disponibles, que puedes seleccionar según corresponda. Estas varían según la ubicación de tu cursor.
3. Haz clic en Archivo en la parte superior izquierda y luego haz clic en Imprimir. Esto abrirá la ventana de vista previa de impresión para mostrarte cómo se verá tu hoja de cálculo de Google cuando se imprima.
4. Haz clic en Encabezados y pies de página en la columna derecha.
5. Desplázate hacia abajo para seleccionar Repetir filas congeladas.
6. Los usuarios también pueden repetir más de una fila en la parte superior de la página. Pueden seleccionar repetir más filas a través de las opciones en el menú Congelar. Además, puedes agregar números de página a través de la pestaña de Editar campos personalizados.

¿Cómo cambio los márgenes de impresión en Google Sheets?

Los márgenes son el espacio en blanco no utilizado entre el contenido y los bordes de una página impresa. Google Sheets te ofrece la opción de cambiar el tamaño de los márgenes de impresión.

Aunque la configuración predeterminada funciona para la mayoría de los casos de uso, es posible que ocasionalmente necesites ajustar los márgenes para modificar la apariencia de la hoja. Incluso puedes cambiar la escala de las páginas para afinar cómo deseas que aparezca la hoja cuando se imprima.

Para acceder a las configuraciones de márgenes y escala, haz clic en Archivo | Imprimir.

Configuración de los márgenes

• Normal: Configuración predeterminada.
• Ancho: Aumentar los márgenes creará más espacio en blanco alrededor de los bordes. Esto resultará en menos espacio para el contenido en la página.
• Estrecho: Reducir los márgenes permitirá más espacio para el contenido, lo que significa menos páginas al imprimir, aunque menos espacio en blanco.
• Números personalizados: También puedes ingresar un tamaño personalizado para los márgenes según cómo deseas que se imprima la página.

Configuración de la escala

• Normal: Configuración predeterminada.
• Ajustar al ancho: Esta configuración comprimirá las celdas para que quepan todas las columnas en una sola página. Esta configuración es ideal cuando imprimes muchas filas con solo unas pocas columnas.
• Ajustar al alto: El contenido se comprimirá según sea necesario para ajustar todas las filas en una sola página. Esta configuración es ideal cuando deseas imprimir muchas columnas con solo unas pocas filas.
• Ajustar a la página: Esta configuración ajustará el contenido de la hoja o el contenido seleccionado para llenar una página. Puedes usar esta configuración para obtener una mejor visibilidad de los datos si tienes rangos de datos más pequeños.
• Números personalizados: También puedes ingresar un número personalizado para la configuración de escala.

Cómo imprimir desde la aplicación Google Sheets

Puedes imprimir desde la aplicación móvil Google Sheets en dispositivos Android o iOS:

1. Para dispositivos Android, toca el menú de tres puntos verticales en la esquina superior derecha. En iOS, toca el menú de tres puntos horizontales en la esquina superior derecha (Figura D).

Figura D



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2. Toca Compartir y Exportar.
3. Toca Imprimir.
4. A continuación, selecciona tu impresora y ajusta el número de copias.

Dependiendo de tu plataforma y/o impresora, es posible que puedas ajustar opciones adicionales. Por ejemplo, en Android, puedes tocar la flecha hacia abajo para ajustar opciones. Estas pueden incluir el tamaño del papel, la orientación del papel, páginas específicas para imprimir, impresión en color o en blanco y negro, o impresión a dos caras.

Cómo modificar las opciones de impresión en la aplicación móvil de Google Sheets

Cuando imprimes desde la aplicación móvil de Google Sheets en Android, iOS o iPadOS, tienes acceso a menos configuraciones y controles que cuando imprimes una hoja de cálculo de Google desde un navegador de escritorio. A partir de agosto de 2023, no puedes seleccionar celdas específicas para imprimir.

En Android, dentro de la aplicación móvil Google Sheets, puedes realizar ajustes en:

• Dispositivo (Impresora o Guardar como PDF).
• Número de copias.
• Color versus blanco y negro.
• A dos caras (si es compatible con la impresora).
• Tamaño de papel (si es compatible con la impresora).
• Orientación (vertical u horizontal).
• Páginas seleccionadas para imprimir.

Recursos de aprendizaje para usuarios de Google Sheets

Google Sheets tiene muchas funciones sencillas, pero para casos de uso y proyectos más sofisticados, los atajos y consejos marcan una gran diferencia. Es posible que ni siquiera necesites imprimir en absoluto ahora que puedes usar Google Sheets como fuente de datos para la combinación de correspondencia en Gmail.

Para utilizar Google Sheets de manera más productiva y eficiente, estos recursos de aprendizaje de nuestra biblioteca de tutoriales de Google son especialmente útiles:

• Cómo ajustar el texto en Google Sheets (TechRepublic)
• Cómo usar People Chips en Google Sheets (TechRepublic)
• Cómo utilizar las smart chips de Google Sheets para agregar más contenido a las celdas (TechRepublic)
• Automatización avanzada de informes con Google Sheets (TechRepublic Academy)
• Los 5 atajos principales de Google Sheets (TechRepublic)
• Cómo editar una lista desplegable en Google Sheets (TechRepublic)
• Cómo utilizar datos de Google Sheets en Microsoft Power BI (TechRepublic)

Estos tutoriales cubren una variedad de proyectos empresariales y objetivos específicos. Sin embargo, es posible que no sean lo que necesitas para mejorar tu experiencia general en Google Sheets. Para obtener más consejos y capacitación, este curso de certificación de Google Sheets y Microsoft Excel de TechRepublic Academy es un excelente recurso.

Cómo solucionar problemas de impresión en Excel: consejos y trucos para imprimir correctamente

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