Cómo extraer y ordenar caracteres en Microsoft Excel

La clasificación en Microsoft Excel no podría ser más fácil. Simplemente haces clic en alguna parte dentro de la columna y seleccionas una opción en la cinta de opciones. Es muy sencillo siempre y cuando Excel pueda ordenar por los primeros caracteres en cada valor. Si los caracteres por los que deseas ordenar no se encuentran al principio del valor, deberás seguir algunos pasos adicionales. En este artículo, te mostraré cuatro formas de extraer o dividir los caracteres de ordenación del resto del valor para que puedas ordenar según esos resultados.

Dentro de este contexto, el "carácter de ordenación" se refiere a los caracteres específicos por los que quieres ordenar. Además, utilizaré los términos "extraer" y "dividir" para describir el proceso.

Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar una versión anterior. Excel para la web admite las primeras tres secciones. Para tu comodidad, puedes descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Sin embargo, solo la función RIGHT() está disponible en las versiones de menú (.xls). Además, las otras funciones no están disponibles en todas las versiones de la cinta de opciones (.xlsx).

Cómo usar el Relleno Rápido en Excel

Quizás la forma más fácil de llenar una nueva columna con caracteres de ordenación es utilizar la función de Relleno Rápido de Excel (agregada a Excel 2013). Simplemente ingresa el primer conjunto de caracteres de ordenación y luego haz clic en Relleno Rápido. Si no funciona, ingresa un segundo conjunto. Esta función aprende a partir de tu entrada.

Ahora, supongamos que deseas ordenar los registros mostrados en la Figura A por los dos últimos dígitos en los valores de departamento. Para demostrar cómo puede ayudarte el Relleno Rápido, realiza lo siguiente:

1. Ingresa HR en F3.
2. Haz clic en la pestaña Datos y luego en Relleno Rápido en el grupo Herramientas de Datos.

Figura A

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Como puedes ver, la función completa correctamente esta columna. Puedes ordenar fácilmente por la columna F para obtener el orden de clasificación correcto.

En su mayor parte, esta función maneja algunas inconsistencias. Por ejemplo, si los caracteres de ordenación al final de las entradas en la columna E tuvieran 1, 2 o incluso 3 caracteres, el Relleno Rápido seguiría funcionando si deseas todos los caracteres a la derecha del guión. Esto no siempre será el caso, pero no perderás mucho tiempo intentándolo.

No te pediré que vuelvas a ordenar y clasificar los datos cada vez que probemos una forma diferente de dividir los últimos dos caracteres de los valores del departamento. Tampoco lo haré en las figuras. Sin embargo, siéntete libre de hacerlo por tu cuenta.

Cómo usar la función Texto en Columnas en Excel

Otra función simple es la función de Texto en Columnas de Excel, que te permite dividir rápidamente los valores. Esta función se agregó a Excel en 2007, por lo que ha estado disponible durante mucho tiempo. Es rápido, pero sobrescribirá los valores originales. Cuando necesites conservar ese valor intacto, trabaja con una copia, que es lo que haremos. Utilizaremos el guión como delimitador, lo que significa que esta función necesitará tres columnas, tres segmentos, tres columnas. Por ejemplo, esta función dividirá 101-T-AT en tres valores separados, 101, T y AT.

Primero, inserta tres columnas entre el departamento y la columna de flash. Puede que te preguntes por qué no comencé con esta solución, haciendo innecesario preocuparse por insertar columnas. Hice esto a propósito, específicamente para que sepas que esta función necesita columnas vacías a la derecha para extraer los segmentos delimitados.

A continuación, copia los valores del departamento en la primera columna nueva a la derecha. Ahora, usemos la función de Texto en Columnas de la siguiente manera:

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1. Selecciona F3:F13, los datos que deseas dividir.
2. En la pestaña Datos, haz clic en Texto en Columnas en el grupo Herramientas de Datos.
3. En el primer panel, no hagas nada, simplemente haz clic en Siguiente. Queremos dividir utilizando delimitadores.
4. En el siguiente panel, haz clic en Otro e ingresa -, como se muestra en la Figura B. Asegúrate de desmarcar cualquier otra opción marcada. La vista previa de datos muestra cómo se dividirán los datos, para que puedas verificar tus elecciones. Haz clic en Finalizar. Si haces clic en Siguiente en su lugar, no cambies nada en el siguiente panel antes de hacer clic en Siguiente para llegar al último panel, y luego haz clic en Finalizar.

Figura B

La Figura C muestra los resultados divididos. No necesitas las dos primeras columnas, así que puedes eliminarlas. Tampoco importa que los primeros valores en la columna F no estén formateados correctamente. En este punto, podrías ordenar por los resultados de la función Texto en Columnas en la columna G (después de eliminar las otras dos columnas).

Figura C

Si estás trabajando en la versión de menú (.xls), el Relleno Rápido y la función Texto en Columnas no son compatibles, pero puedes utilizar una función.

Cómo usar la función DERECHA() en Excel

La función DERECHA() de Excel extrae caracteres desde la derecha de un valor de cadena utilizando la siguiente sintaxis:

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DERECHA(texto, [num_caracteres])

donde el texto es obligatorio y se refiere a la cadena de texto de la que deseas extraer caracteres. El argumento opcional num_caracteres especifica cuántos caracteres deseas extraer y debe ser mayor o igual a 0. Si omites este argumento, la función DERECHA() extraerá solo un carácter.

Ahora, usemos la función DERECHA() de Excel para extraer los dos últimos caracteres de cada valor. Para hacerlo, ingresa =DERECHA([@Departamento],2) en H3 y copia en las celdas restantes. Como puedes ver en la Figura D, la función devuelve los dos últimos caracteres. También ten en cuenta que la función utiliza referencias estructuradas porque los datos se almacenan en una tabla. Si estás trabajando con un rango de datos, ingresa la función =DERECHA(H3:H14,2) en su lugar.

Figura D

Estos primeros tres métodos funcionan en una hoja de Excel. Ahora veamos un método para Power Query.

Cómo usar Power Query en Excel

Con Power Query, puedes acceder y remodelar datos. La verdad es que no necesitas Power Query para hacer este trabajo. Sin embargo, si estás colaborando o trabajando con Power BI, querrás usar Power Query para preparar los datos. Si esta es tu primera experiencia con Power Query, no te preocupes, es más fácil de usar de lo que piensas.

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En Excel 2016 y versiones posteriores, el acceso a Power Query es parte de la interfaz de usuario. Las versiones anteriores tienen acceso a través de un complemento. No es compatible con la versión de menú (.xls).

Para comenzar, carga los datos en Power Query de la siguiente manera:

1. Haz clic en cualquier lugar dentro de la tabla. Si tus datos aún no son un objeto de tabla, Power Query te pedirá convertirlo. Debes hacerlo para trabajar con Power Query.
2. Haz clic en la pestaña Datos.
3. En el grupo Objetos de Datos y Transformar, haz clic en Desde la Tabla/Rango. Al hacerlo, se abrirá Power Query con tus datos.
4. Haz clic en la celda de encabezado del departamento para seleccionar esa columna.
5. Haz clic en la pestaña Agregar Columna.
6. Haz clic en Extraer en el grupo Desde el Texto y elige Últimos Caracteres del menú desplegable (Figura E).

Figura E

1. Ingresa 2, el número de caracteres a extraer (Figura F) y haz clic en Aceptar.

Figura F

La Figura G muestra los resultados.

Figura G

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Ahora tienes una columna con los caracteres de ordenación por los que puedes ordenar. Para devolver los nuevos valores a Excel y poder trabajar con ellos a nivel de hoja, haz clic en Cerrar y Cargar en el grupo Cerrar de la pestaña Archivo. Puedes ver la nueva tabla en la Figura H. Incluso si no necesitas Power Query ahora, es bueno saber cómo realizar tareas simples utilizando esta herramienta.

Figura H

Cuando necesites extraer caracteres de una cadena, por cualquier motivo, uno de estos cuatro métodos debería ser suficiente para hacer el trabajo.

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