Cómo crear usuarios y compartir documentos en ONLYOFFICE

ONLYOFFICE es una excelente solución de documentos internos que combina el servidor ONLYOFFICE y los editores de escritorio. Esta plataforma es ideal para servicios de documentos en red local (LAN).

Una vez que hayas instalado tanto el servidor como los editores, puede ser útil crear cuentas de usuario para otras personas dentro de tu LAN, ya sean colegas, amigos o familiares. Con esto hecho, podrás compartir documentos y convertir ONLYOFFICE en una herramienta de colaboración fácil de usar.

A continuación, te mostraré cómo hacerlo.

Lo que necesitarás

Lo único que necesitarás es una instancia en funcionamiento del servidor ONLYOFFICE y los editores de escritorio de ONLYOFFICE. Con estas dos piezas del rompecabezas en funcionamiento, es hora de crear un nuevo usuario.

Cómo crear un usuario en ONLYOFFICE

Inicia sesión en tu instancia del servidor ONLYOFFICE como administrador. En la pantalla principal (Figura A), haz clic en "Personas".

Figura A

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En la ventana resultante (Figura B), haz clic en "Crear" y selecciona "Usuario".

Figura B

Rellena los detalles necesarios para el nuevo usuario (Figura C). Si optas por no establecer una contraseña inicial, se le pedirá al nuevo usuario que la cree al iniciar sesión por primera vez.

Figura C

Una vez que hayas completado la información necesaria, haz clic en "Guardar" y el nuevo perfil se guardará. Se enviará un correo electrónico de invitación al usuario y, hasta que haga clic en el enlace proporcionado en el correo electrónico, la cuenta permanecerá en estado "Pendiente". El nuevo usuario deberá cambiar la contraseña temporal (si se estableció una) o crear una nueva (si no se estableció ninguna).

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Después de que el usuario haya iniciado sesión con éxito, podrás colaborar con él.

Cómo compartir un documento en ONLYOFFICE

Dirígete al centro de DOCUMENTOS de ONLYOFFICE y haz clic en "Crear" y luego en "Documento". Cuando se te solicite (Figura D), dale un título al nuevo documento y presiona Enter en tu teclado.

Figura D

El nuevo documento se abrirá en el editor (Figura E), donde podrás empezar a trabajar.

Figura E

Escribe tu documento y, cuando hayas terminado, cierra el documento para volver a la sección de Documentos de ONLYOFFICE. Haz clic en el botón "Compartir" asociado con el nuevo documento para abrir el cuadro de diálogo de compartición (Figura F).

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Figura F

Haz clic en "Agregar usuarios" y, cuando se te solicite, selecciona los usuarios a los que deseas agregar como colaboradores en el documento (Figura G).

Figura G

Haz clic en "Guardar" y luego, en la ventana resultante (Figura H), otorga al colaborador los permisos que requiere para el documento.

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Figura H

Haz clic en "Guardar" nuevamente y se enviará una notificación para el documento. Cuando ese usuario visite la sección "Compartido conmigo" de la aplicación Documentos, verá que el documento está disponible y listo para usar (Figura I).

Figura I

Y eso es todo lo que necesitas saber para convertir ONLYOFFICE en una plataforma de colaboración completa. Si tienes documentos que prefieres no confiar a un servicio de terceros, esta es una excelente opción para tener un servidor/gestor/editor de documentos internos.

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