Cómo resaltar fechas importantes en Microsoft Excel: guía completa

Muchas aplicaciones realizan un seguimiento de fechas por diferentes razones. Puede ser fechas de vencimiento, fechas de entrega, citas, entre otros. Dependiendo de cómo utilices estas fechas, es posible que desees resaltar fechas específicas a medida que se acerquen a la fecha actual en Microsoft Excel. Del mismo modo, es posible que desees resaltar fechas futuras. Utilizando la función HOY() y algunas reglas de formato condicional, nunca te tomarán por sorpresa.

Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar versiones anteriores. Para tu comodidad, puedes descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Excel Online mostrará los formatos condicionales, pero no puedes crearlos en el navegador.

Resaltar la fecha actual

Aunque probablemente no quieras esperar hasta la fecha de vencimiento para comenzar un proyecto, resaltar la fecha actual puede ayudarte a alertarte cuando el momento es esencial. Afortunadamente, la función HOY() de Excel siempre es igual a la fecha actual, por lo que no necesitas actualizar la regla ni siquiera incluir un valor de entrada. Añadamos un formato condicional que siempre resalte la fecha actual:

1. Selecciona las celdas o filas que deseas resaltar. En este caso, selecciona B3:E12, el rango de datos.
2. Haz clic en la pestaña Inicio y luego en Formato condicional en el grupo Estilos y selecciona Reglas de resaltado de celdas.
3. Selecciona Una fecha que ocurra.
4. En el cuadro de diálogo resultante, selecciona Hoy en el primer menú desplegable y luego selecciona Relleno rojo claro en el segundo (Figura A). Como puedes ver, la fecha actual es el 15 de febrero. (Como estarás trabajando esto en otra fecha, la fecha actual será diferente a la mía).
5. Haz clic en Aceptar.

Figura A

Esta es la forma más fácil de aplicar rápidamente un formato condicional para resaltar la fecha actual, pero es un poco limitado. En primer lugar, solo tienes disponibles unas pocas combinaciones de formato. En segundo lugar, no resalta la fila completa, solo la celda que contiene la fecha. Esta regla es capaz de detectar fechas en el rango seleccionado y aplicar el formato solo a esas celdas. Por lo tanto, no importa dónde se encuentre la columna de fechas en relación al rango seleccionado.

Resaltar ayer y mañana en Microsoft Excel

Existen reglas incorporadas para ayer y mañana, pero vamos a ingresar una regla en su lugar, para que sepas cómo hacerlo cuando no hay una regla incorporada adecuada. Comencemos con ayer:

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1. Selecciona el rango de datos B3:E12.
2. Haz clic en la pestaña Inicio y luego en Formato condicional en el grupo Estilos y selecciona Nueva regla.
3. En el cuadro de diálogo resultante, selecciona la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas resaltar en el panel superior.
4. En el panel inferior, ingresa la expresión =$B3=HOY()-1.
5. Haz clic en Formato.
6. Haz clic en la pestaña Relleno, selecciona rojo y haz clic en Aceptar. Figura B muestra la regla y el formato.
7. Haz clic en Aceptar para aplicar el formato.

Figura B

Como puedes ver en Figura B, la regla resalta todo el registro cuando la fecha en la columna B es ayer. Observa que la regla tiene una referencia de columna absoluta ($B). Si omites el signo de dólar, Excel aplicará el resaltado solo a la celda en lugar de toda la fila. La referencia a la fila 3 no es absoluta, por lo que la regla puede evaluar todas las filas en el rango seleccionado.

La simple expresión HOY()-1 resta uno a la fecha actual. Eso es lo mismo que ayer.

Para resaltar mañana, repite los pasos anteriores, pero ingresa la regla =$B3=HOY()+1, como se muestra en Figura C. Haz clic en Formato y elige cualquier color, pero yo elegí azul medio. Haz clic en Aceptar (dos veces) para aplicar el formato, que resalta toda la fila cuando la fecha en la columna B es mañana. Nuevamente, la referencia absoluta y relativa es importante.

Figura C

Estas tres reglas son simples de implementar, pero están limitadas a hoy, ayer y mañana. ¿Qué sucede si deseas resaltar otros incrementos diarios más allá de estos tres?

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Resaltar más allá en Excel

Puede llegar el momento en que desees tener un poco más de flexibilidad al resaltar fechas importantes. Por ejemplo, podría ser que desees resaltar fechas que estén una semana adelante o una semana pasada. Cuando sea el caso, recomiendo utilizar una celda de entrada donde puedas especificar los días. Al referenciar la celda de entrada en la fórmula, el resaltado se actualizará automáticamente según tus necesidades en ese momento.

Utilizando Figura D como guía, formatea dos celdas de entrada: 1.) días en el pasado y 2.) días en el futuro. En consecuencia, haremos referencia a C1 en la regla del pasado y a C2 en la del futuro.

Figura D

Primero, ingresemos la regla para el pasado:

1. Selecciona el rango de datos B5:E14. (Observa que he actualizado las filas del rango porque inserté filas para las celdas de entrada).
2. Haz clic en la pestaña Inicio y luego en Formato condicional en el grupo Estilos y selecciona Nueva regla.
3. En el cuadro de diálogo resultante, selecciona la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas resaltar en el panel superior.
4. En el panel inferior, ingresa la expresión =$B5=HOY()-$C$1.
5. Haz clic en Formato.
6. Haz clic en la pestaña Relleno, selecciona amarillo y haz clic en Aceptar. Figura E muestra la regla y el formato.
7. Haz clic en Aceptar para aplicar el formato.

Figura E

Al principio, la regla parece no funcionar porque no sucede nada ya que C1 está vacía. Figura E muestra el resultado de ingresar 3 en C1: necesitas un valor de entrada real para ver la regla aplicada. Una vez más, la dirección absoluta, $C$1, es importante. Si lo dejas relativo, el resaltado no funcionará como se espera.

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Repite los pasos anteriores para aplicar un resaltado para el futuro. Excepto en el paso 4, ingresa la expresión =$B5=HOY()+$C$2 y elige verde. Figura F muestra la hoja resultante después de ingresar el valor 3 en C2.

Figura F

Con las celdas de entrada y las reglas establecidas, siéntete libre de cambiar los valores en C1 y C2. Si el valor está demasiado en el pasado o en el futuro, Excel no aplicará el resaltado. Si C1 o C2 está vacía, Excel no aplicará esa regla. Ahora adelante y cambia esas fechas para ver cómo funcionan ambas reglas.

Por el momento, la hoja está un poco ocupada. Es probable que no quieras aplicar todas estas reglas al mismo tiempo como se hace en el archivo de demostración.

Lo único que debes tener en cuenta es la posición de las reglas. Por ejemplo, si ingresas 1 y 1 en C1 y C2, las últimas reglas que ingresaste tendrán prioridad porque son las primeras que Excel evalúa. Las reglas que representan las celdas de entrada se ingresaron en último lugar, por lo que tienen prioridad sobre las dos reglas que ingresaste para ayer y hoy anteriormente.

Para cambiar esto, abre las reglas usando Administrar reglas (en el menú desplegable Formato condicional) y mueve las reglas en consecuencia. O utiliza una regla de validación de datos para C1 y C2 que rechace el valor 1 si no deseas cambiar las posiciones de las reglas.

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Otra cosa que podrías considerar es cambiar el color de relleno de C1 y C2 para que coincida con el color de relleno del resaltado en la regla, como se muestra en Figura G. Hacer esto ofrecerá una pista visual para los usuarios para que no tengan que recordar qué significan esos dos colores.

Figura G

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