Microsoft Teams: La plataforma de colaboración y comunicación integral

Microsoft Teams se ha convertido en una de las aplicaciones de más rápido crecimiento durante la pandemia. Esta completa plataforma de trabajo colaborativo basada en chats está estrechamente integrada con Microsoft 365, ofreciendo un único lugar para encontrar personas, contenido y herramientas, así como realizar llamadas y tener reuniones.

Resumen ejecutivo

• ¿Cuándo se lanzó Microsoft Teams? Microsoft Teams se lanzó en 2017.
• ¿Cuáles son las características populares de Microsoft Teams? Es una completa plataforma de trabajo colaborativo basada en chats para la escuela y el trabajo, que forma parte de Microsoft 365 y también está disponible para usuarios domésticos.
• ¿Con qué se integra Microsoft Teams? Se integra con muchos servicios, incluyendo Azure y Microsoft 365.
• ¿Cómo puedo usar Microsoft Teams? Además de las comunicaciones basadas en chats, puedes realizar llamadas de voz y video, acceder a reuniones, compartir archivos y calendarios, colaborar en la edición de documentos de Office y trabajar en una variedad de aplicaciones que se integran directamente en las pestañas y canales de Teams.
• ¿Quiénes son los competidores de Microsoft Teams? Zoom, Slack, GoToMeeting, Webex y Google Workspace.
• ¿Cuánto cuesta Microsoft Teams? Es gratuito para usuarios personales y pequeñas empresas, pero si deseas acceder a todas las funciones, Microsoft Teams está incluido en la mayoría de las suscripciones de Microsoft 365.
• ¿Cuándo y dónde está disponible Microsoft Teams? Está disponible en múltiples plataformas y en la web, soportando una amplia gama de idiomas y dialectos.
• ¿Cómo puedo obtener Microsoft Teams? Descarga una aplicación para tu dispositivo o inicia sesión en el sitio web con tu cuenta de Microsoft personal, educativa o laboral.

¿Cuándo se lanzó Microsoft Teams?

Microsoft Teams fue lanzado hace cinco años, el 14 de marzo de 2017, durante un evento de la empresa en Nueva York.

¿Cuáles son las características populares de Microsoft Teams?

A menudo se piensa en Teams como una competencia con Slack y Zoom, pero va más allá de ser la versión de Microsoft de chats, comunicaciones y reuniones de video. Es un centro de colaboración que abarca compartir archivos, automatización de procesos comerciales y un espacio de trabajo que coloca aplicaciones e información donde se hablará sobre el trabajo. Esto es similar a la forma en que Microsoft integró las listas de SharePoint y la información de Microsoft Dynamics en Outlook en el pasado, pero diseñado para la colaboración en tiempo real y también asincrónica.

Teams no es una red social empresarial abierta como Yammer. Está diseñado para conversaciones entre un número relativamente pequeño de personas que trabajan juntas en un equipo. Es por eso que hay límites en la cantidad de personas en un equipo o reunión de Teams. Incluso con una suscripción paga, el número máximo de participantes en un chat de video grupal regular de Microsoft Teams es de 300. Si necesitas trabajar con clientes, proveedores u otras organizaciones asociadas, los canales compartidos permiten a los usuarios trabajar juntos.

Los comandos y bots brindan funcionalidades adicionales, ya sea estableciendo tu estado o buscando información sobre colegas. Los conectores traen actualizaciones de servicios como GitHub, Evernote, Zendesk, MailChimp, SAP SuccessFactors, Salesforce y muchos más a los canales de Teams. También existe un marco de API que permite crear más integraciones y permite a las empresas vincular sus propias aplicaciones internas.

Teams introduce de manera constante nuevas características diseñadas para mejorar el trabajo remoto y híbrido, como el modo Juntos, que coloca a los usuarios en un espacio virtual compartido para crear una mejor sensación de conexión sin el agotamiento que suele producirse al ver a las personas en video. También está la Vista de Presentador, que permite a los presentadores ver sus diapositivas junto con cualquier nota que hayan tomado, ver miniaturas de las diapositivas próximas en la parte inferior de la ventana de la reunión de Teams, y fijar uno o más presentadores para que las personas puedan verlos todo el tiempo.

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Microsoft Teams admite transcripciones en vivo y grabación de reuniones, aunque solo están disponibles para las personas de tu organización y no para los invitados externos que hayas invitado a la reunión. También están disponibles resúmenes de reuniones, que incluyen una grabación de la reunión, transcripción, chat y archivos compartidos. La inteligencia artificial limpia automáticamente tus videos y elimina el ruido de fondo, y hay un nuevo modo de alta fidelidad para reproducir música.

Para eventos en vivo y webinars, puedes tener grupos más grandes, pero para eventos en línea más grandes necesitarás una licencia de Comunicaciones Avanzadas. Además de los eventos en vivo y las reuniones interactivas con un gran número de participantes, esto te brinda fondos de pantalla personalizados en el vestíbulo y escenas personalizadas para el modo Juntos.

Teams es parte de Microsoft 365 y la integración profunda con otras herramientas y servicios de Microsoft es una parte clave de la experiencia. Puedes almacenar y compartir archivos a través de OneDrive y SharePoint, editar documentos de Office dentro de Teams, buscar colegas a través de Microsoft Graph, acceder a tus tareas de Planner dentro de Teams, colaborar en la aplicación Whiteboard, ver paneles de Power BI, obtener información de clientes de Dynamics 365, ver las conversaciones más amplias de Yammer dentro de Teams o impulsar flujos de trabajo en equipos con Power Automate.

Cualquier aplicación web se puede anclar dentro de Teams para facilitar el acceso, pero la nueva funcionalidad de Live Share permite a los desarrolladores de software crear aplicaciones colaborativas donde puedes ver un video o explorar un diseño de CAD 3D con colegas, y todos pueden pausar, rebobinar o cambiar el punto de vista en el diagrama, así como editar el diseño juntos.

Los desarrolladores de aplicaciones pueden usar Microsoft Loop para crear fragmentos de funcionalidad como tarjetas adaptativas que incluyen contenido de una aplicación como Zoho Projects o ServiceDesk que los usuarios pueden ver y editar dentro de un chat de Teams o un correo de Outlook.

Existen versiones de Teams para industrias específicas como la educación y la salud. También existen versiones para trabajadores de primera línea, donde los usuarios tienen características ligeramente diferentes, y varias versiones de Microsoft para gobiernos.

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Microsoft Teams está diseñado para cumplir con los mismos estándares de seguridad y protección de datos que Microsoft 365, y cumple con Microsoft 365 Tier C. El servicio permite la autenticación de dos factores, inicio de sesión único a través de Active Directory y cifrado de datos en tránsito y en reposo. Las llamadas individuales de Teams también tienen cifrado de extremo a extremo.

Microsoft también está agregando controles para ayudar a las organizaciones a proteger la información confidencial para evitar su compartición o filtración. Las barreras informativas permiten a las empresas limitar qué miembros del equipo pueden comunicarse y colaborar entre sí. Los Canales Privados Seguros permiten a las organizaciones controlar qué miembros del equipo pueden ver las conversaciones y el contenido en canales específicos de Teams.

¿Con qué se integra Microsoft Teams?

Teams forma parte de Customer Lockbox en Microsoft 365, lo que agrega un flujo de trabajo de aprobación para que Microsoft acceda a tu inquilino cuando necesites soporte.

Si deseas crear tus propias aplicaciones que realicen llamadas de voz y video (y potencialmente integrarlas en Teams), puedes utilizar el Azure Communications Service, que te proporciona la misma infraestructura de voz, video y chat que Teams utiliza como servicio.

Además, el soporte de Teams está integrado en Windows 365 y Azure Virtual Desktop para mejorar el rendimiento de video mediante conexiones de igual a igual.

¿Cómo puedo usar Microsoft Teams?

Cuando inicias sesión en Microsoft Teams, es posible que tu organización ya haya configurado diferentes equipos a los que puedes acceder, o puedes crear un nuevo equipo e invitar a tus colegas a unirse. Estos se basan en Grupos de Microsoft 365 y cada uno tiene uno o más canales con pestañas para chat, archivos (almacenados en OneDrive for Business), un wiki y posiblemente, si utilizaste una plantilla para crear el equipo, libretas de OneNote relevantes y otras aplicaciones. Puedes tener conversaciones de texto, audio y video, y compartir tu pantalla con todos en el equipo o con unas pocas personas.

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Para ayudar a que los chats sean fáciles de seguir, las conversaciones se organizan en hilos, fluyen de arriba a abajo y notifican a los usuarios sobre las actualizaciones. Las reuniones tienen transcripciones y traducciones automáticas, y se guardan en OneDrive for Business para que las personas las puedan revisar más tarde.

La vista de Teams te muestra los equipos y canales a los que perteneces; los otros botones en el panel lateral de la aplicación de Teams te muestran notificaciones, archivos, chats y llamadas de todos tus diferentes equipos, además de tu calendario y las aplicaciones que has seleccionado para anclar, ya sean aplicaciones de Microsoft 365 como OneNote, Viva Insights o Planner (que se llama Tareas de Planner dentro de Teams), flujos de trabajo y aplicaciones que tú o tus colegas han creado en la Power Platform, o una de las más de 1.000 aplicaciones de terceros que puedes encontrar en la tienda de aplicaciones de Teams.

Para ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento y priorizar las tareas, Microsoft Lists está disponible en Teams. De manera similar, los usuarios pueden crear, gestionar y compartir aprobaciones de proyectos directamente dentro de Teams utilizando la función de Aprobaciones.

Si estás utilizando la versión personal de Teams, solo tendrás los botones de actividad, chat y calendario. Teams para consumidores también cuenta con una nueva colección de reacciones de emoji en vivo y GIF, que las personas pueden usar para animar sus llamadas.

Muchas aplicaciones se abren en su propia pestaña (ya sea en el nivel superior de Teams o dentro de un equipo), pero algunas aplicaciones son más como bots que funcionan dentro de un canal. Por ejemplo, puedes agregar un panel de Power BI o un formulario de Microsoft Forms en un chat y recibir notificaciones de integraciones como GitHub, o convertir una discusión de teams en un nuevo problema en GitHub. Cada equipo tiene una dirección de correo electrónico que puedes utilizar para que los correos electrónicos se copien directamente en la conversación de Teams para que todos puedan verlos.

Las aplicaciones de Office están integradas en Teams para que puedas abrir un archivo de Word, Excel o PowerPoint desde un chat o la pestaña de Archivos y leerlo o editarlo en la ventana de Teams. Si necesitas realizar acciones que la versión web de las aplicaciones de Office no puede hacer, puedes hacer clic para abrir el documento en la aplicación de escritorio de Office.

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Si mencionas a alguien en los comentarios de Office, esa persona recibirá notificaciones por correo electrónico o en Teams, según sus preferencias. Con la nueva característica Cameo en PowerPoint, también puedes agregar un video de tu Teams directamente en tus diapositivas para que seas visible durante las presentaciones remotas. Si tienes una cuenta de Microsoft 365 que te brinda acceso a Teams, también puedes utilizar algunos servicios para los que normalmente necesitarías una licencia adicional, como Visio y Dynamics, dentro de Teams.

Puedes realizar llamadas de voz y video a tus colegas con Teams o usarlo como un servicio telefónico de VoIP completo con Teams Phone (con la suscripción correspondiente), que ofrece funciones como marcación rápida, historial de llamadas, retención/reanudación de llamadas, transferencia, desvío, ocultación de la identificación de llamada, marcación por extensión, manejo de llamadas múltiples, timbrado simultáneo y correo de voz. Los usuarios de Teams también pueden chatear y realizar llamadas con usuarios de Skype y viceversa.

Las aplicaciones móviles de Teams tienen muchas de las mismas características que Teams en el escritorio, como desenfoque de fondo en las llamadas para que los trabajadores de la salud no tengan que preocuparse por la visibilidad de información confidencial de los pacientes. Sin embargo, también hay características específicas para diferentes industrias, como la aplicación Teams Walkie Talkie, que se integra con dispositivos portátiles utilizados por personal de ventas y almacén.

Teams también funciona en salas de conferencias físicas, con la integración de Teams Room y Surface Hub, además de ser compatible con muchos dispositivos de reunión de terceros. Dado que Skype for Business Online se retiró el 31 de julio de 2021, la mayoría de las organizaciones que utilizaban este servicio ya se han migrado a Teams (si no lo has hecho, espera que Microsoft programe una actualización asistida que no afecte a Skype for Business Server, que tiene soporte principal hasta el 9 de enero de 2024).

Microsoft también ha integrado Teams con su visor de realidad aumentada HoloLens para habilitar una función de Asistencia Remota. Esta función permite a un trabajador en el campo que lleva puesto el visor compartir un video de lo que está mirando con un experto en la oficina central utilizando Microsoft Teams.

¿Quiénes son los competidores de Microsoft Teams?

La versión gratuita para consumidores y el hecho de que está incluido en las suscripciones de Office 365 y Microsoft 365 hicieron que Teams se utilizara ampliamente incluso antes de la pandemia, y fue una de las aplicaciones de más rápido crecimiento durante los bloqueos por el coronavirus. En noviembre de 2019, Teams tenía 20 millones de usuarios. Para abril de 2021, había 145 millones de usuarios activos diarios y 270 millones de usuarios activos mensuales para enero de 2022. Viva, que se basa en Teams, tenía más de 10 millones de usuarios activos mensuales en abril de 2022.

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En marzo de 2019, había 500,000 organizaciones usando Microsoft Teams; ahora hay más de 270,000 organizaciones educativas que utilizan el servicio. Para julio de 2021, 124 organizaciones tenían más de 100,000 personas que usaban activamente Teams, y casi 3,000 organizaciones tenían más de 10,000 usuarios. Microsoft afirma que todo esto suma más de 270 millones de usuarios en el ámbito doméstico, educativo y laboral.

Existen varios servicios de chat y colaboración que compiten con Microsoft Teams, aunque ninguna de las alternativas ofrece todas las características y funcionalidades completas que tiene Teams. Es posible que se necesite utilizar varios servicios para igualar todas las funciones de Teams.

Slack es ampliamente utilizado como servicio de chat y colaboración e incluye videoconferencias, intercambio de archivos, flujos de trabajo automatizados para tareas comunes y diversas integraciones que te permiten recibir notificaciones o recuperar información de aplicaciones desde dentro de un canal. Incluso puedes integrar las llamadas de Microsoft Teams.

Zoom es un servicio de videoconferencia utilizado tanto por empresas como por usuarios domésticos. Puedes utilizarlo para realizar seminarios web y eventos, como un PBX o combinarlo con salas de reuniones físicas. Sin embargo, tiene muchas menos opciones de integración que Teams.

Google Workspace incluye Google Meet para reuniones de video y voz, y Google Chat para mensajería.

Webex es más caro que Teams y es conocido por las reuniones de video, aunque también admite intercambio de archivos, pizarras y mensajería.

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GoToMeeting es un software de reuniones en línea con opciones para integrar con salas de conferencias físicas. Sin embargo, si deseas obtener características de chat de equipo, PBX y llamadas con integración de aplicaciones, deberás actualizar a GoTo Connect.

¿Cuánto cuesta Microsoft Teams?

Microsoft Teams es gratuito para uso personal (solo necesitas una cuenta de Microsoft) para chats, llamadas de voz y video. Sin embargo, si tienes una suscripción personal o familiar de Microsoft 365, puedes tener llamadas grupales más largas y con más participantes, hasta 30 horas y 300 personas en lugar de 60 minutos y 100 personas.

También hay una versión gratuita de Teams para pequeñas empresas con los mismos límites de reuniones, pero con características adicionales como reuniones programadas, modo Juntos y características de administración limitadas. Obtienes las mismas reuniones más largas y con más participantes con la suscripción de Microsoft Teams Essentials de $4 al mes. Sin embargo, si deseas más opciones administrativas, salas de reuniones, grabación de reuniones, acceso para invitados o colaboración más amplia, necesitarás una de las muchas suscripciones de Microsoft 365 que lo incluyen. Para usuarios de pequeñas empresas, esto significa Microsoft 365 Business Basic, Business Standard o Business Premium. Todas las opciones, excepto el plan Basic, te permiten organizar seminarios web.

Para las empresas, Teams está incluido en Office 365 E1, E3, E5 y F3, y en Microsoft 365 E3, E5, F1 y F3. Este último incluye características adicionales para trabajadores de primera línea, como Walkie Talkie, Administración de tareas, Administración de turnos y Aprobaciones. Los eventos en vivo y los seminarios web están incluidos en Office 365 E3 y E5, y en Microsoft 365 E3 y E5. Office 365 E1 solo incluye eventos en vivo. Si deseas integrar habitaciones de reuniones físicas con Microsoft Teams, hay licencias adicionales disponibles.

Las empresas también pueden agregar conferencias de audio para permitir que las personas se unan a las reuniones marcando un número de teléfono sin costo adicional en América del Norte con cualquiera de estas suscripciones. Sin embargo, si deseas llamadas de voz y funciones PBX como control de llamadas o poder realizar reuniones desde una llamada telefónica, necesitarás Microsoft 365 E5 o una suscripción adicional de Microsoft Teams Phone.

Microsoft Teams para Educación tiene características específicas para profesores y estudiantes, como integración con libretas de clases de OneNote, acceso a horarios escolares, envío de tareas, chat supervisado, la herramienta Reflect para apoyar el aprendizaje social y emocional, y herramientas como Reading Progress e Insights para ayudar a los profesores a obtener datos sobre la actividad, el progreso o los problemas de los estudiantes.

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¿Cuándo y dónde está disponible Microsoft Teams?

Microsoft Teams está disponible en múltiples plataformas, con clientes para Windows, Mac, Linux, Android e iOS, o puedes usarlo en el navegador. Admite 53 idiomas y dialectos (50 para correo de voz y 38 para texto a voz). La conferencia de audio está disponible en 11 países de todo el mundo.

¿Cómo puedo obtener Microsoft Teams?

Si utilizas Windows 11, la versión para consumidores de Microsoft Teams se instala automáticamente con el sistema operativo. Sin embargo, solo puedes usarlo con una cuenta personal. Si lo estás utilizando con una cuenta de trabajo de Microsoft, deberás descargar el cliente o usar Teams en un navegador web, tal como lo harías en otros sistemas operativos y dispositivos. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft personal, educativa o laboral, y ¡listo!

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