Cómo recibir notificaciones de cambios en documentos compartidos en Google Workspace

Google Workspace facilita mucho la colaboración en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y más. Puedes compartir rápidamente esos archivos y dar tres tipos diferentes de permisos (Visitante, Comentarista y Editor) a varias personas o simplemente copiar un enlace y enviarlo a un colaborador individual.

Pero aquí está el problema: de forma predeterminada, no tendrás idea si tus colaboradores han realizado cambios en un documento a menos que lo verifiques manualmente. Esto puede ser problemático cuando necesitas saber de inmediato cuando se han realizado cambios en esos archivos.

Afortunadamente, Google se aseguró de añadir la capacidad de ser notificado cuando cualquier colaborador realice una edición o adición a ese archivo compartido. Aún mejor, puedes seleccionar si esas notificaciones ocurren de inmediato o en lotes. ¿Cómo habilitas la función? Permíteme mostrarte.

Habilitar notificaciones de cambios en documentos compartidos en Google Workspace

1. Inicia sesión en tu cuenta de Google, ve a Drive y abre un archivo que hayas compartido con otros usuarios.
2. Haz clic en Herramientas | Reglas de notificación.
3. En la ventana emergente resultante, haz clic en Agregar otra regla de notificación.
   Aquí tienes dos opciones, una para el tipo de cambio realizado y otra para cuándo notificarte de un cambio. En mi caso, siempre elijo Cualquier cambio y De inmediato, para asegurarme de estar siempre actualizado con el documento compartido.
4. Una vez que hayas realizado tus cambios, haz clic en Guardar y luego en Hecho.

Y eso es todo. Ahora, cuando cualquier colaborador realice algún cambio en el documento compartido, recibirás un correo electrónico de inmediato; o recibirás un resumen diario por correo electrónico. La opción que elijas dependerá de cuántas personas colaboren contigo en el documento, con qué frecuencia se realicen cambios y cuántas notificaciones por correo electrónico desees recibir.

Pero sin importar cómo lo configures, al menos estarás informado cuando ocurran cambios en esos documentos colaborativos dentro de Google Workspace.

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