Cuáles son los límites de almacenamiento en Google Workspace y cómo seleccionar el plan adecuado

Si estás considerando mudarte a Google Workspace, el almacenamiento puede ser una preocupación importante. A diferencia de un servidor convencional o un dispositivo de almacenamiento en red, donde el almacenamiento se determina por el tamaño de las unidades que seleccionas, el almacenamiento de Workspace funciona de manera un poco diferente. Los límites de almacenamiento están vinculados al plan que selecciones.

Recuerda, sin embargo, que el almacenamiento de Workspace no es exactamente equivalente al almacenamiento local en un servidor. El sistema de Google almacena los datos de forma redundante y segura en muchos lugares. Sus sistemas también protegen contra malware y ransomware. Necesitarías adquirir, configurar, administrar y monitorear servidores y software en varios sitios para comenzar a crear algo similar. En muchos aspectos, el almacenamiento de Google Workspace es mucho mejor que uno o más servidores en el lugar que administras internamente. Es poco probable que la mayoría de las organizaciones puedan igualar la confiabilidad, seguridad y velocidad de los sistemas de almacenamiento de Google.

Los siguientes párrafos cubren los diversos límites de almacenamiento en Google Workspace y pueden ayudarte a seleccionar el plan más adecuado para las necesidades de almacenamiento de tu organización.

1. Tu plan de Google Workspace establece tu límite de almacenamiento

Los límites de almacenamiento son establecidos por el plan de Google Workspace de tu organización. La tabla a continuación muestra los límites vigentes a fines de marzo de 2022.

Si estás considerando planes, lo primero que necesitas saber es que no todas las organizaciones son elegibles para todos los planes. Solo las organizaciones educativas calificadas son elegibles para los planes con Educación o Enseñanza en el título. Además, las organizaciones sin fines de lucro calificadas pueden ser elegibles no solo para Workspace for Nonprofits, sino también para los planes Business Standard, Business Plus y Enterprise con descuento.

Desde una perspectiva de almacenamiento, la mayoría de las organizaciones deberían explorar los planes con almacenamiento agrupado. Específicamente, sugiero que la mayoría de las organizaciones consideren Business Standard (2TB por usuario) o Business Plus (5TB por usuario). Por ejemplo, una organización que utiliza Business Standard con 10 cuentas activas tendría un límite de almacenamiento total de 20TB (es decir, 2TB por cuenta x 10 cuentas). El almacenamiento agrupado significa que cualquier cuenta puede usar almacenamiento superior a 2TB, siempre que el almacenamiento total utilizado en todas las cuentas organizativas no supere el límite agrupado.

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Tres planes: Essentials Starter (15GB), Business Starter (30GB) y Workspace for Nonprofits (30GB) tienen un almacenamiento bastante limitado. Dado que Google calcula el almacenamiento en Drive, Gmail y Fotos, en mi experiencia, la mayoría de las organizaciones necesitan más almacenamiento del que ofrecen estos planes.

El almacenamiento ilimitado está disponible en los planes Enterprise, como Enterprise Standard o Enterprise Plus, siempre que tu organización tenga un mínimo de cinco cuentas. El límite se reduce a 1TB cada uno si tu plan Enterprise tiene cuatro cuentas o menos. Si necesitas cantidades enormes de almacenamiento, regístrate en un plan Enterprise y mantén al menos cinco cuentas activas.

2. Los elementos en las unidades compartidas se cuentan dentro de tu límite de almacenamiento agrupado

Las unidades compartidas están disponibles en los planes con almacenamiento agrupado, y los archivos en las unidades compartidas se cuentan en el límite de almacenamiento agrupado de tu organización. Una unidad compartida permite a un grupo de personas acceder y colaborar en un conjunto de archivos y carpetas, donde esos elementos son "propiedad" de la unidad compartida, en lugar de ser "propiedad" de cualquier miembro individual de la unidad compartida. Las unidades compartidas pueden tener un máximo de 400,000 elementos.

3. Los archivos y carpetas individuales también tienen límites de tamaño

Ningún archivo puede ser más grande de 5TB. En la gran mayoría de los casos, los archivos no estarán ni cerca de este límite. Además, un individuo no puede cargar más de 750GB de archivos por día. Si transfieres un archivo más grande que esto, o uno que te coloque por encima del límite, se completará, pero tendrás que esperar otro día para transferir datos adicionales.

Los documentos individuales también tienen límites de tamaño. Un documento puede contener hasta 1.02 millones de caracteres, o, si se convierte desde otro formato (por ejemplo, .docx), hasta 50MB. Una hoja de cálculo puede tener hasta 10 millones de celdas. Un archivo de presentación convertido (por ejemplo, .pptx) no puede superar los 100MB.

La resolución de reproducción de video está limitada. Puedes cargar videos de cualquier resolución, pero la reproducción está limitada a 1920x1080. En otras palabras, si cargas y almacenas un archivo de video de resolución 4K, se reproducirá con una resolución HD. Si descargas el archivo, aún puedes trabajar con él en formato 4K estándar, ya que no se pierde ningún dato cuando se almacena, pero la reproducción desde Google Drive está limitada a HD. Para la mayoría de las organizaciones, esto no es un problema importante, pero puede serlo si las personas realmente desean una reproducción superior a HD.

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¿Cuál ha sido tu experiencia con los límites de almacenamiento de Google?

Aunque lo anterior se refiere al almacenamiento de Workspace (administrado por un administrador de Google Workspace), es posible que también desees más almacenamiento para tu Cuenta de Google personal, ya que una Cuenta de Google gratuita tiene un límite de almacenamiento de 15GB. Cuando esté disponible, puedes actualizar el almacenamiento a un plan de Google One que aumenta el límite de almacenamiento a 100GB, 200GB o 2TB.

También ten en cuenta que la velocidad de conexión a Internet afecta la velocidad de transferencia de archivos entre un dispositivo y Google Drive. La mayoría de los archivos y imágenes de oficina estándar no presentarán problemas, pero los archivos de video grandes pueden tardar en transferirse. Los sistemas de Google pueden tardar un poco de tiempo en procesar un archivo de video, incluso después de que se haya completado la carga.

Comparte tu experiencia

¿Los límites de almacenamiento de Workspace influyeron en el plan de Google Workspace que seleccionaste? ¿Has optado por actualizar a un plan para obtener más almacenamiento? ¿Alguno de los límites de tamaño de unidad compartida o archivo individual ha supuesto un desafío para tus necesidades? Cuéntame cuál ha sido tu experiencia con el almacenamiento de Workspace, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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