Las quejas más comunes sobre Microsoft Access y por qué no deberías ignorarlo

Microsoft Access puede no ser adecuado para todas las situaciones, pero según la experta en bases de datos Susan Harkins, sí tiene su lugar. Aquí está su opinión sobre algunas de las quejas más comunes que ha encontrado de los profesionales de TI que critican a Access.

¡Hasta que llegó Vista, Access era fácilmente la oferta más criticada y malentendida en la familia de Windows de Microsoft! Si bien Vista se ha ganado su reputación, Access no lo ha hecho. Es cierto que Access puede ser un "niño problema", pero con la disciplina adecuada, funciona bien y tiene su lugar en todas las organizaciones. Aun así, los profesionales tienden a escupir cuando alguien sugiere Access como una posible solución de base de datos.

Nota: Esta información también está disponible en formato PDF.

Número 1: ¡Creció!

Es común utilizar Access para tareas pequeñas y no críticas, incluso si hay un sistema más grande y robusto disponible. Ocasionalmente, una base de datos de Access crece más allá de su propósito original. Después de uno o dos años de uso, una base de datos de Access puede volverse vital para la organización. No sucede con frecuencia, pero sucede. En este punto, el profesional de TI se enfrenta a un desafío: revisar la base de datos de Access o actualizarla, y ambas opciones requieren mucho trabajo.

Algunos profesionales de TI se quejan... el desarrollador original debió haber anticipado el futuro y utilizado una plataforma más sofisticada. Esa actitud es contraproducente. Las bases de datos exitosas evolucionan con el tiempo. Es difícil predecir, con certeza, el uso futuro de una base de datos que comienza en los niveles más bajos de una organización. La mayoría nunca asciende. Siguen sirviendo a su propósito original o los usuarios los descartan.

Si una base de datos de Access se eleva al nivel de departamento o empresa, celebremos su triunfo en lugar de desmerecer a su creador. Después de todo, si la base de datos evolucionó y creció, eso significa que la organización también está creciendo, y esa es una buena noticia para todos.

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Número 2: ¿Tengo que dar soporte a eso?

La mayoría de las bases de datos de Access las crean personas que no son programadoras. Los administradores, gerentes, asistentes y empleados las usan para almacenar y analizar datos, sin ninguna ayuda de TI. Si bien la base de datos puede hacer el trabajo, generalmente es ineficiente y difícil de mantener. Inevitablemente, estas personas innovadoras terminan llamando a TI para ayudar a resolver un error o agregar una nueva función. Algunos profesionales de TI simplemente se niegan a ayudar, y con razón. Resolver problemas y depurar el código es difícil y consume mucho tiempo.

Si la base de datos proviene de un alto mando de la empresa, es posible que el departamento de TI no tenga más opción que dar soporte a la base de datos. En un esfuerzo por ser proactivos, algunos departamentos de TI han prohibido el uso de Access en su organización. Lamentablemente, ese paso drástico no beneficia a los usuarios finales. Utilizarán Excel o, peor aún, llamarán a TI cuando necesiten una base de datos. La solución real es comprender cómo Access encaja en su organización.

Número 3: Access no es una base de datos profesional

Access tiene la reputación de ser un juguete y no una base de datos real. Es una reputación injusta, pero muchos profesionales de TI simplemente se niegan a usarlo.

Muchos desarrolladores de Access provienen de un entorno no programador. Vieron un vacío y lo llenaron. Lamentablemente, algunos programadores profesionales desprecian a estas personas emprendedoras y, por lo tanto, a Access. A pesar del desprecio, Access es la base de datos de escritorio más popular del mercado.

Número 4: VBA no es un lenguaje puro

Access utiliza Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como su lenguaje de desarrollo. Técnicamente, VBA es un subconjunto de Visual Basic (VB), por lo que muchos profesionales de TI creen que Access tiene menos valor que VB. Ese pensamiento es absurdo porque uno no tiene nada que ver con el otro. Los profesionales tienen muchas herramientas y las aplican eficientemente si son inteligentes. Un subconjunto de VB, utilizado de manera adecuada, no es menos valioso que VB en sí mismo.

Número 5: Es demasiado fácil

La razón más ridícula para evitar Access es que es demasiado fácil de usar. ¡Eso es exactamente por qué el profesional inteligente lo utiliza! No limites a tu organización, apóyala. Si Access puede resolver un problema rápidamente, úsalo, incluso si la base de datos es solo una solución temporal que te permite utilizar tu sistema robusto con una base de datos real.

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Número 6: Si lo construyes, algo se corromperá

Es cierto que la corrupción es un área en la que Access falla. Independientemente de la fuente, la corrupción es un problema real. Para algunos profesionales de TI, es un arma.

Pero la verdad es que, utilizado correctamente, Access rara vez se ve afectado por la corrupción. Desafortunadamente, la mayoría de los usuarios de Access no siempre lo utilizan de manera correcta. El debate continúa, pero muchos profesionales de TI simplemente no dan soporte a Access debido a su vulnerabilidad a la corrupción. Para aprender cómo evitar la corrupción de Access, consulta 10 formas de prevenir la corrupción de una base de datos de Access.

Número 7: Dinero, sobra decir más

Las aplicaciones de Access son más económicas de construir y mantener que las producciones más sofisticadas de SQL Server y Oracle. Si el desarrollador de Access promete un proyecto de $5,000 y el desarrollador de SQL Server quiere $50,000 solo para comenzar, ¿quién es más probable que obtenga el trabajo? Eso no significa que Access sea la mejor base de datos para el proyecto, pero el desarrollador de SQL Server debe convencer al cliente de que un sistema de alta gama y soporte continuo son necesarios. De lo contrario, Access podría gobernar el día.

Número 8: Access no es una solución empresarial

La mayoría de las organizaciones tienen diferentes niveles de responsabilidad. Ese nivel a menudo determina cómo TI satisface una necesidad (o si lo hace en absoluto). Por ejemplo, la mayoría de las bases de datos tienen un propósito y, a menudo, solo un usuario. La base de datos se encuentra en el sistema del usuario y nadie más la ve, la usa o incluso sabe que existe. Para estos usuarios, Access es una solución flexible y rápida. En la cima de la organización están las necesidades empresariales, que son más críticas y requieren herramientas más sofisticadas y poderosas. La organización depende de estas soluciones y generalmente son complejas y costosas de desarrollar y mantener.

Nadie exige que una organización use Access a nivel empresarial (aunque lo he visto usado, y hábilmente, a este nivel). Entonces, ¿por qué insistir en que los niveles inferiores utilicen un sistema de base de datos empresarial? Es una demanda irrazonable. Usa la herramienta adecuada para el trabajo, ni más ni menos.

Número 9: Las aplicaciones de servidor de archivos no son inferiores

Técnicamente, Access es una aplicación de servidor de archivos y no una aplicación cliente-servidor. Esto significa que Access realiza todo su procesamiento en un solo servidor. Las aplicaciones cliente-servidor procesan en ambos lados de la red. Si bien esta disposición es más flexible, también conlleva un mayor gasto.

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Las aplicaciones de servidor de archivos no son inferiores; simplemente son diferentes. Utilizadas adecuadamente, son eficientes y capaces de superar a las aplicaciones cliente-servidor.

Número 10: Access es difícil de implementar

La mayoría de las aplicaciones de Access necesitan Access, al igual que una hoja de cálculo de Excel requiere Excel. Eso complica un poco la implementación. Primero, Access es una aplicación enorme. Segundo, existen varias versiones. (¡Tengo más versiones de Access que pares de zapatos en mi armario!) Sin embargo, si su organización utiliza Microsoft Office, es probable que la mayoría de sus sistemas tengan Access instalado. Por otro lado, las actualizaciones también pueden ser molestas, si no desafiantes.

Sin embargo, te enfrentarás a estos problemas con cualquier aplicación, no solo con Access. Además, si deseas mantener Access y evitar problemas de implementación, considera convertir tus bases de datos en aplicaciones basadas en web. Para obtener más información sobre esto, consulta 10 razones para convertir tus aplicaciones de Access en aplicaciones basadas en la web.

Número 11: Seguridad deficiente

Aunque la mayoría de los desarrolladores de Access confían en su modelo de seguridad, la verdad es que la seguridad de Access simplemente no es tan sólida como podrías necesitar. Puedes proteger con contraseña e incluso encriptar datos, pero Access no ofrece el mismo nivel de seguridad que SQL Server. (Desafortunadamente, el modelo de seguridad no está disponible incluso en Access 2007).

Una base de datos comprometida rápidamente se convierte en un problema que TI debe resolver. No creaste el problema, pero te tocará solucionarlo. En el mejor de los casos, educa a los usuarios para que no utilicen Access para datos confidenciales o sensibles. (Bueno... puedes intentarlo.)

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