Ventajas de dividir tu base de datos Access: flexibilidad

Dividir tu base de datos de Access ofrece numerosas ventajas, incluyendo mayor flexibilidad, seguridad, eficiencia y escalabilidad.

1: Múltiples usuarios comparten los datos

Una de las mayores ventajas de dividir una base de datos es suministrar datos a múltiples usuarios a través de una red. Almacenando la parte trasera en el servidor de archivos y distribuyendo la interfaz de usuario en estaciones de trabajo y usuarios, muchos usuarios pueden acceder y manipular los datos.

La discusión sobre si almacenar la interfaz de usuario en sistemas locales o en un servidor es continua entre desarrolladores y administradores. Ambas opciones tienen sus pros y sus contras.

2: Tus datos están mejor protegidos

Existe mucha bibliografía sobre seguridad en bases de datos, pero basta con saber que debes proteger tus datos. Una de las formas más sencillas de hacerlo es dividir tu base de datos. Al colocar las tablas en un archivo de backend, proteges el diseño de tu base de datos porque los usuarios no pueden acceder directamente a las tablas a través de los objetos de interfaz de usuario en el frontend. Por lo tanto, no pueden modificar ni borrar tablas, ni siquiera por accidente. La mayoría de los usuarios que trabajan en el frontend no se darán cuenta de que realmente están trabajando con dos archivos separados, por lo que dividir la base de datos no tendrá ningún impacto negativo en tus usuarios.

Sin embargo, esta configuración no es un bloqueo de seguridad completo para el diseño. Los usuarios que saben lo que hacen aún pueden abrir el backend, si tienen acceso a él. Solo recuerda que dividir la base de datos minimizará los accidentes, pero no detendrá a alguien decidido a acceder a tus tablas.

3: Puedes planificar para el futuro

Si hay alguna posibilidad de que tu base de datos de Access crezca, considera dividirla. Es más fácil ampliar una base de datos dividida a SQL Server (u otro sistema de base de datos relacional más grande) porque puedes enlazar fácilmente el frontend existente a las tablas de SQL Server. De esta manera, la organización tiene la ventaja de almacenar datos en una base de datos más grande con la mayoría de las ventajas que esto implica, al mismo tiempo que utiliza el frontend de Access. (La mayoría de los frontends de Access requerirán una conversión ligera a moderada para ver y manipular datos de SQL Server).

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Muchas organizaciones se detienen ahí. Sin embargo, un frontend de Access modificado que está enlazado a SQL Server también puede darte tiempo. Puedes mantener el frontend de Access en servicio mientras desarrollas un frontend más robusto para los datos de SQL Server.

4: La interfaz de usuario es fácil de modificar

La mayoría de las bases de datos crecen y cambian con el negocio; requieren nuevas características o reglas de negocio modificadas. Los cambios en las tablas existentes son raros, si las normalizaste correctamente al principio. La mayoría de los cambios estarán en el frontend en forma de formularios y reportes nuevos o modificados.

Mientras tu base de datos esté dividida, las pruebas e implementación de cambios en el frontend pueden ocurrir con poca o ninguna interrupción para los usuarios. Simplemente enlaza el frontend de desarrollo al backend de producción y pruébalo. Por supuesto, esto no siempre será así, pero probar nuevos objetos de interfaz de usuario es más fácil en una configuración de base de datos dividida.

5: Puedes utilizar un modelo de seguridad compartido

Access 2003 y versiones anteriores tienen un modelo de seguridad de grupo de trabajo que es bastante bueno. Es fácil de entender e implementar, y hace un buen trabajo protegiendo el esquema y los datos. Si divides una base de datos, la seguridad no es un problema. Esto se debe a que las tablas enlazadas en el frontend adoptarán las mismas reglas de seguridad de grupo de trabajo aplicadas al backend.

Además, los desarrolladores encuentran más fácil asegurar una base de datos dividida debido a que el backend tiene menos objetos. Muchos desarrolladores se detienen en el backend, pero tus necesidades deben dictar cuán intensamente implementas la seguridad del grupo de trabajo.

6: Desplegar un nuevo frontend es fácil

Si la interfaz de usuario y los datos se almacenan en la misma base de datos, debes reemplazar toda la base de datos cada vez que se realizan cambios. Esto significa que debes importar los datos de las tablas existentes a la nueva versión. Esto requiere mucho trabajo innecesario y puede requerir acceso remoto a la base de datos si no estás físicamente cerca del sistema y no hay alguien en la empresa con la experiencia para hacerlo por ti.

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En una configuración de base de datos dividida, simplemente reemplazas el archivo .mdb del frontend y vuelves a enlazar las tablas. Esto lleva pocos minutos y requiere poca interrupción para los usuarios.

7: Facilita el trabajo de los desarrolladores fuera de sitio

Una base de datos dividida es más fácil de mantener y actualizar para los desarrolladores que trabajan fuera del sitio. El desarrollador trabaja fuera del sitio para implementar cambios y mejoras en el frontend y luego envía la nueva versión a alguien de la empresa que tenga los conocimientos técnicos para implementarla. Este último proceso es una tarea simple de copiar y enlazar que no requiere conocimientos especializados. Puedes capacitar a alguien para hacerlo o incluso guiar a alguien por teléfono. Muchos desarrolladores escriben una rutina que automatiza el proceso. El técnico de la empresa solo tiene que hacer doble clic en el archivo de instalación. Esto permite muchas oportunidades a distancia que un desarrollador no podría manejar fácilmente con un solo archivo de base de datos.

8: Mejora la seguridad laboral

Una vez que la base de datos está en producción y funciona sin problemas, los clientes querrán cambios y nuevas funciones, casi siempre. Saber que puedes desarrollar e implementar cambios con poca o ninguna interrupción hará que la gerencia esté más inclinada a contratarte para realizar esas actualizaciones.

9: Múltiples desarrolladores pueden trabajar de manera más efectiva

Una base de datos dividida permite a múltiples desarrolladores enlazarse a un backend en un arreglo flexible y eficiente. Desarrollar desde un solo archivo de base de datos requeriría una coordinación y sincronización precisa y específica. Desarrollar en una base de datos dividida libera recursos para el desarrollo real en lugar de la gestión.

10: Todos usan los mismos datos al mismo tiempo

Al dividir una base de datos, sabes que todos los usuarios están accediendo a los datos más actualizados porque todos están accediendo a los mismos datos. No solo están todos accediendo a los mismos datos, sino que todos pueden actualizarlos al mismo tiempo. Esto significa que un cambio realizado por un usuario está casi inmediatamente disponible para todos los demás usuarios. (El bloqueo puede ralentizar el proceso).

Tener un backend reúne todos los datos en un solo archivo de base de datos. Esto significa que solo hay una copia de esos datos para administrar y proteger. Los cambios son inmediatos y están disponibles para todos los usuarios autorizados. Cualquier tarea administrativa (que son pocas o ninguna en una base de datos de Access) se implementa en el backend, una vez.

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11: La ubicación geográfica no es un problema

Una base de datos dividida permite que los usuarios en diferentes ubicaciones accedan a los mismos datos. Por ejemplo, el backend puede estar en un servidor en la sede de la empresa en Atlanta, pero los usuarios de todo el país pueden acceder a los datos mediante sus sistemas locales.

12: La corrupción se limita

Las bases de datos de Access son propensas a la corrupción. Una de las formas más fáciles de evitar este problema es implementar una base de datos dividida, que es menos propensa a la corrupción.

13: Es más fácil ayudar a los usuarios a retomar el trabajo

La seguridad en el frontend es una forma de limitar la interferencia del usuario. Sin embargo, algunos usuarios requieren más flexibilidad que otros y siempre hay compensaciones. Algunas aplicaciones requerirán una seguridad frontal más estricta, mientras que otras permitirán más libertad para experimentar.

Cuando un usuario experimenta hasta el punto de causar daños, es más fácil reparar una base de datos dividida. En lugar de detener toda la aplicación y a todos sus usuarios, solo tienes a un usuario que momentáneamente no puede trabajar. La solución generalmente es tan simple como volver a copiar el frontend para el usuario afectado.

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