La importancia de desarrollar una estrategia integral de retención de datos para tu empresa

A medida que la cantidad de datos organizativos en todo el mundo aumenta, se vuelve cada vez más importante para las empresas desarrollar políticas integrales de retención de datos o planes estratégicos. El creciente impacto de las nuevas leyes de privacidad y conformidad de datos, junto con la importancia de tener medidas sólidas de seguridad de datos, hace que tener una estrategia de retención de datos integral sea menos un deseo y más una necesidad en este momento.

¿Qué es la retención de datos?

La retención de datos es la preservación y uso de datos durante un período predefinido, llamado período de retención de datos, para satisfacer requisitos comerciales, técnicos y legales. La retención de datos garantiza que los datos sean fácilmente recuperables en caso de un desastre imprevisto o circunstancia que lleve a la pérdida de datos. Un enfoque práctico para la retención de datos debe atender no solo al estado inicial de los datos, sino también a sus valores y responsabilidades variables con el tiempo.

Tu enfoque de retención de datos debe tener en cuenta tus necesidades y casos de uso a largo plazo, ayudándote a determinar cuándo y cómo almacenar datos durante los períodos de retención de datos. También es importante mapear tus requisitos específicos de retención de datos.

¿Qué es una política de retención de datos?

Una política de retención de datos es una política o curso de acción principal que garantiza que las organizaciones almacenen y eliminen datos utilizando un enfoque consistente. La política especifica cuánto tiempo se deben conservar diferentes tipos de datos, así como sus ubicaciones y formatos de almacenamiento.

La política de retención de datos es el primer paso que las organizaciones deben tomar para proteger sus datos y evitar las sanciones financieras, civiles y penales que a menudo acompañan a prácticas deficientes de gestión de datos.

Leyes locales, estatales, federales e internacionales, así como regulaciones específicas de la industria, no solo especifican los tipos de datos que las organizaciones y empresas deben conservar. También suelen dictar durante cuánto tiempo se deben mantener tipos de datos específicos e incluso cómo se deben almacenar los datos.

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Desde datos de clientes y consumidores hasta registros de pacientes, las organizaciones enfrentan un número creciente de requisitos de retención de datos. A continuación, se muestran algunos de los tipos de información, registros y datos que deben estar cubiertos por la política de retención de datos de una organización:

• Registros y comunicaciones electrónicas.
• Correspondencia comercial, de clientes, agentes y proveedores.
• Documentos, hojas de cálculo y bases de datos.
• Registros de clientes y recursos humanos.
• Información de proveedores y socios.
• Datos de transacciones.
• Contratos.
• Información de ventas, facturación y cobros.
• Datos de contabilidad, bancarios, financieros, ganancias e impuestos.
• Información de atención médica, médica y de pacientes.
• Datos de estudiantes y educativos.
• Información personal.
• Otros datos producidos y recopilados para cumplir con las actividades comerciales.

Beneficios de una política de retención de datos

Las políticas de retención de datos son increíblemente importantes para que las empresas mantengan el cumplimiento normativo, pero las consideraciones legales no son las únicas razones para desarrollar e implementar prácticas sólidas de retención de datos. Conoce algunos de los principales beneficios de tener una política de retención de datos implementada a continuación:

Cumplimiento normativo

Una política de retención de datos ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento normativo con las leyes nuevas y en evolución sobre la privacidad de los datos de empleados y consumidores. Por ejemplo, la Ley de Privacidad del Consumidor de California regula a las empresas que realizan negocios con consumidores de California, independientemente de la ubicación de la empresa. Una violación deliberada de la CCPA puede costar a las empresas hasta $ 7,500.

Las disposiciones de privacidad en el Reglamento General de Protección de Datos de la UE también son mucho más fáciles de seguir con un plan establecido. Una política de retención de datos delimita exactamente qué datos tienes y cómo puedes almacenarlos y utilizarlos, lo que ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos normativos sin demasiados problemas.

Reducción de costos

Almacenar datos a menudo es costoso, especialmente si se almacena grandes cantidades durante más tiempo del necesario. Una política de retención de datos puede ayudarte a determinar la necesidad y viabilidad de almacenar diferentes conjuntos de datos respondiendo si los datos deben conservarse, cuál es el costo de retención, cómo sería el horario de retención y con qué frecuencia se debe acceder a los datos. Las preguntas que plantea este tipo de política garantizan que los procesos de retención y eliminación de datos estén configurados para optimizar los costos y los requisitos de almacenamiento simultáneamente.

Datos más limpios y accesibles

La eliminación de datos es una parte clave de las políticas de retención de datos, ya que los registros obsoletos o duplicados pueden causar problemas de calidad y gestión de datos más grandes. Debido a que las políticas de retención de datos requieren que los equipos realicen auditorías periódicas y limpien sus datos, los datos comerciales se vuelven más accesibles y utilizables como resultado.

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Especialmente con un programa de retención de registros, los métodos como la eliminación y eliminación de registros se llevan a cabo de manera legal y efectiva para que los datos sean más limpios, más buscables y más fáciles de entender para varios equipos.

Mejor recuperación ante desastres

A medida que el panorama de la tecnología de la información continúa evolucionando, el panorama de amenazas cibernéticas se vuelve no solo más complejo, sino también más peligroso. Como resultado, los cortes y desastres pueden ocurrir en cualquier momento.

Las políticas de retención de datos a menudo tienen en cuenta aspectos de respaldo y recuperación para asegurar los datos críticos para la misión y los datos confidenciales, lo que apoya aún más una recuperación rápida. Una política efectiva de retención de datos también puede limitar la exposición de una empresa a brechas de seguridad y complementar otros esfuerzos de protección de datos.

Almacenamiento consolidado de registros

El paso de la retención y almacenamiento de registros en papel al almacenamiento digital ha llevado a muchas empresas a luchar por adaptarse y gestionar un entorno de almacenamiento híbrido. Pero debido a que las políticas de retención de datos se pueden personalizar según la configuración y los requisitos de datos exactos de tu organización, una política puede adaptarse tanto a los métodos de almacenamiento de datos como a garantizar una gestión efectiva de los registros en todos los medios.

Herramientas de retención de datos

SAP Data Retention Manager

SAP Data Retention Manager es un servicio proporcionado por la plataforma de tecnología comercial de SAP. Orquesta el ciclo de vida de los datos comerciales y administra la eliminación de datos de usuarios finales, al tiempo que admite la orquestación de la eliminación de datos personales. Es especialmente útil para empleados y equipos organizativos que gestionan la protección de datos y la privacidad de los datos.

Mimecast Cloud Archive

Mimecast Cloud Archive ofrece un archivo en la nube seguro y accesible que ayuda a mantener disponible, protegida y preservada la información corporativa, al tiempo que reduce el costo y la complejidad asociados con la gestión de datos. Se centra especialmente en la gestión de datos de correo electrónico y simplifica la retención de datos de correo electrónico y metadatos.

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Google Vault

Google Vault es una herramienta que permite a los usuarios retener, retener, buscar y exportar datos para respaldar las necesidades de archivo y descubrimiento electrónico de las empresas. Almacena datos de varias aplicaciones de Google Workspace y permite a los usuarios establecer sus propias reglas de retención.

Veritas Long-Term Data Retention

Veritas Long-Term Data Retention ofrece soluciones potentes y escalables que mejoran la resiliencia cibernética de las empresas y les ayudan a obtener ahorros de costos a largo plazo. La empresa ofrece un enfoque integrado para optimizar el cumplimiento de datos, implementar deduplicación de extremo a extremo y garantizar un almacenamiento inmutable, todo ello proporcionando la capacidad de automatizar la gestión de las políticas de retención de datos.

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